Mit DocAve als SaaS-Lösung haben wir maximale Flexibilität. Wir können verschiedene Aspekte von SharePoint Online jederzeit und überall von nur einer Plattform aus verwalten.
Für Zusammenarbeit und E-Mail setzte PartyLite Europe Technology auf eine On-Premises-Lösung. Schnell stellte sich aber heraus, dass diese für die große Anzahl an Mitarbeitern weltweit nicht optimal war. Um die Belastung der IT zu reduzieren und allen Nutzern in Europa einheitliche Services anbieten zu können, entschloss sich die Führungsebene von PartyLite Europe Technology in die Microsoft Cloud zu gehen.
Durch die Einführung von Microsoft Office 365 – Exchange Online und SharePoint Online wurden Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern nun problemlos mit der Muttergesellschaft verbunden. „Wir bieten unseren Mitarbeitern eine strukturierte Plattform, um Informationen zu finden, Prozesse einzuhalten und zusammenzuarbeiten“, sagt Patrick Lampert, Network Administrator bei PartyLite Europe Technology. „Dank der Cloud haben wir flexiblere Arbeitszeiten und Mitarbeiter können von zu Hause arbeiten, da sie von jedem beliebigen Arbeitsgerät auf Inhalte zugreifen können.“
SharePoint Online hat auch die tägliche Arbeit der IT verändert. Durch den Wegfall von Updates und technischer Wartung, haben Admins mehr Zeit Services bereitzustellen. „Wir haben weniger Arbeit im Backend“, so Lampert. „Wir konnten mehr Zeit in den Aufbau eines Intranets zur Bündelung unserer Prozesse investieren.“
Das Team von PartyLite Europe Technology war Feder führend bei der Adoption von SharePoint Online. Die 250 Mitarbeiter in Europa waren so begeistert, dass man sich entschloss das Intranet global auszurollen.
„Unsere Umgebung ist auf 120 GB angewachsen und wir erwarten eine Verdreifachung in den nächsten Jahren“, sagt Lampert. „Wenn wir erst einmal die gesamte Firma auf der Plattform haben, werden mehr Menschen mit Dokumenten arbeiten, was bedeutet, dass auch die Fehlerwahrscheinlich-keit zunimmt. Die granulare Sicherung und Wiederherstellung von Daten in der Cloud war uns daher ein großes Anliegen.“
Ein weiterer Punkt war die Administration von SharePoint. Bei der Erstellung des Intranets war es der IT wichtig, es nicht nur nutzerfreundlich zu gestalten, sondern auch die Umgebung neu zu strukturieren. „Nativ gibt es keine schöne Möglichkeit Inhalte von einer Site zur anderen zu verschieben oder zu kopieren“, so Lampert. „Wir wollten etwas ohne große Umschweife von einer Site auf eine andere reproduzieren und, mit zunehmender Nutzerzahl, auch Berechtigungen schnell und im Massenmodus verwalten können.“
In Einklang mit der Cloud-Strategie des Unternehmens wurde DocAve Online implementiert, ein vollständig auf Azure gehostetes SaaS-Angebot zum Steuern von Office 365 und Teil von AvePoint Online Services. Ohne Installation oder Agenten bedienen Admins SharePoint Online genauso wie User die Plattform nutzen – jederzeit und überall. „Jeder IT-Mitarbeiter kann bei Bedarf von überall auf Daten zugreifen“, so Lampert. „Wir wissen, dass wir immer mit der aktuellsten Version von DocAve Online arbeiten und keine Upgrades machen müssen, genau wie bei Office 365.“
Mit den flexiblen Backup-Eigenschaften von DocAve Online kann die IT von PartyLite Europe Technology ganz individuell Zeitpläne und Retention Policies erstellen. Admins lassen Backup-Jobs automatisiert über Nacht laufen, machen wöchentliche Backups der ganzen Farm und setzen inkrementelle Jobs vier Mal die Woche an. „DocAve Online als Backup-Lösung ist eine große Erleichterung, da es mit wenig Aufwand verbunden ist“, so Lampert. „Wenn wir Inhalte in der Cloud wiederherstellen müssen, können wir uns sicher sein, dass die Datenintegrität gewahrt ist.“
Zusätzlich zum einfacheren Cloud-Backup kann PartyLite Europe Technology auch die Einhaltung gesetzlicher Aufbe-wahrungsrichtlinien gewährleisten. „Laut deutschem Recht müssen Unternehmen Finanz- und E-Mail-Daten bis zu 10 Jahre aufbewahren und regelmäßige Backups nachweisen können“, so Lampert. „DocAve Online speichert Backup-Job-Status für mögliche Audits.”
Mit den Content-Management-Funktionen von DocAve Online kann die IT nun auch SharePoint Online-Inhalte einfacher in die Produktivumgebung einspielen. „Wir können z.B. Site Collections oder Sub-Sites in der Testumgebung entwickeln und in die Produktivumgebung verschieben oder kopieren und müssen nicht noch einmal von vorne anfangen“, so Lampert. „Die Zeitersparnis ist enorm.“
Auch neue Nutzer erhalten mit DocAve Online schneller Zugang zu SharePoint Online. Berechtigungen müssen nicht mehr manuell für einzelne Sites und Site Collections gesetzt werden. Admins können Berechtigungen einfach von anderen Nutzern klonen und übertragen. „Mit DocAve Online managen wir Rechte im Massenmodus“, so Lampert. „Ein großer Vorteil, z.B. wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet und wir die Berechtigungen auf jemand anderen übertragen wollen.“
Durch den Einsatz von DocAve Online boten sich dem IT-Team von PartyLite neue weitreichende Möglichkeiten für das Backup, die Wiederherstellung und das Content- und Berechtigungsmanagement in SharePoint Online, welche nativ nicht verfügbar waren. Backups lassen sich jetzt granular und als Vollsicherung durchführen. Außerdem kann das IT-Team Inhalte problemlos in SharePoint Online verschieben und kopieren ohne dabei Metadaten zu verlieren – eine Zeitersparnis für Administratoren. „Die Cloud spielt für uns eine zentrale Rolle“, so Lampert. „Mit DocAve Online haben wir maximale Flexibilität. Wir können verschiedene Aspekte von SharePoint Online jederzeit und überall von nur einer Plattform aus verwalten. Alles was man braucht ist ein Laptop und ein Browser.“
PartyLite wurde vor mehr als 40 Jahren als Direktvertriebsunternehmen gegründet und vertreibt weltweit hochwertige Duftkerzen und Heimdeko-Produkte. Mit eigenem Designerteam produziert PartyLite ein umfangreiches Portfolio an Premium-Kerzen, flammenlosen Produkten sowie Wohnaccessoires und vertreibt diese über sein Netzwerk aus 45.000 Verkaufsberater/Innen in 23 Ländern.
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Mit DocAve als SaaS-Lösung haben wir maximale Flexibilität. Wir können verschiedene Aspekte von SharePoint Online jederzeit und überall von nur einer Plattform aus verwalten.