Mit AvePoint Perimeter können unsere Mitarbeiter mit externen Nutzern sicher und einfach an Dokumenten arbeiten und die IT behält die Übersicht und Kontrolle über Berechtigungen.
Für Sunrise ist SharePoint der Schlüssel für erfolgreiche Zusammenarbeit und das Teilen von Dokumenten. In gemeinsamen Anstrengungen wurden die Mitarbeiter in SharePoint geschult, um den Mehrwert einer zentralen Kollaborationslösung zu erkennen. Als die Mitarbeiter begannen, Dokumente in SharePoint zu speichern, Listen zu teilen und Prozesse zu erstellen, wuchs die Umgebung auf 1,3 Terrabyte (TB) an Daten an.
Im Laufe der Zeit standen die Mitarbeiter von Sunrise vor der Herausforderung, SharePoint-Dokumente mit externen Nutzern teilen zu wollen. Viele Mitarbeiter arbeiten täglich mit Partnern oder Dienstleistern und konnten nicht optimal mit ihnen an gemeinsamen Dokumenten arbeiten. Obwohl das Teilen von Dokumenten unter Kollegen intern kein Problem darstellt, mussten sich Kollegen, die oft mit externen Parteien zusammenarbeiten, Workarounds überlegen. „Da es uns leider nicht möglich war unser internes Netzwerk für Partner und Dienstleister zu öffnen, wurden die Leute kreativ“, so Roger Biefer, Technical Lead bei Sunrise. „Sie begannen kostenlose Anbieter wie Dropbox zu nutzen, um Dokumente zu teilen.“
Aus der IT-Perspektive, war das alles andere als ideal. Die Administratoren konnten zwar das Bedürfnis der Mitarbeiter verstehen, wollten aber eine strukturierte Herangehensweise. „Wir wollten den Kollegen zwar ermöglichen mit externen Parteien zusammenzuarbeiten, aber zu unseren Bedingungen“, so Roger Biefer. „Sendet man Anhänge in E-Mails oder speichert Dateien in Dropbox, geht unsere Berechtigungsstruktur in SharePoint verloren. Wir wollten immer noch wissen können, welche Dokumente geteilt wurden, um zu verhindern, dass sensible Informationen das Unternehmen verlassen.“
Um eine sichere und reibungslose Zusammenarbeit von Mitarbeitern vor Ort und externen Partnern sowie Dienstleistern zu ermöglichen, implementierte Sunrise AvePoint Perimeter. Mit AvePoint Perimeter können die Mitarbeiter von Sunrise SharePoint-Dokumente mit externen Nutzern teilen, während die IT die Sicherheit dieser Inhalte gewährleisten kann. „Mit AvePoint Perimeter haben wir unseren Mitarbeitern eine sichere Lösung für das externe Teilen von Inhalten zur Verfügung gestellt“, so Roger Biefer. „Anstatt mit Dropbox oder E-Mail-Anhängen zu hantieren, arbeiten unsere Mitarbeiter jetzt ganz einfach zusammen mit ihren Partnern an den aktuellsten Versionen der Dokumente in SharePoint. Das ewige Hin und Her hat ein Ende und, am wichtigsten, die IT sieht wer welche Inhalte teilt.“
Mitarbeiter nutzen AvePoint Perimeter, um Verträge und wichtige Dateien mit Partner in Secure Containern zu teilen. In den Secure Containern können externe Nutzer Dokumente bearbeiten. Änderungen werden automatisch nach SharePoint synchronisiert – andere, unsichere Sharing-Methoden werden so hinfällig. „Abteilungen, die eng mit Key Accounts und Partnern zusammenarbeiten, brauchen eine einfache Art der Zusammenarbeit“, so Roger Biefer. „Allerdings wollten wir ihnen keinen SharePoint-Zugriff gewähren. Dank AvePoint Perimeter können unsere Mitarbeiter mit externen Nutzern jetzt sicher und einfach an Dokumenten arbeiten und die IT behält die Übersicht und Kontrolle über Berechtigungen.“
AvePoint Perimeter erleichtert auch Angestellten das Leben, die nicht täglich ins Büro kommen. Anwender, die viel reisen oder im Home Office arbeiten, können auf Informationen zugreifen ohne physisch anwesend zu sein. „Wir haben einige Teilzeitmitarbeiter, die viel unterwegs sind oder von zu Hause arbeiten“, sagt Roger Biefer. „Mit AvePoint Perimeter gewähren wir Ihnen einfachen Zugang, da wir ihre Identitäten und das Gerät, mit dem sie sich einloggen, verifizieren können.“
Die zusätzlichen Kontrollen beim externen Teilen bedeuten für Sunrise auch, dass Dokumente über die Schweizer Landesgrenzen hinaus sicher geteilt werden können – auch Partner und Dienstleister im europäischen und internationalen Ausland profitieren. Mit AvePoint Perimeter können die Administratoren der Organisation sicherstellen, dass nur für externes Teilen freigegebene Inhalte im Secure Container auftauchen.
Die IT hat die Möglichkeit das Teilen, basierend auf Metadaten, auf Bibliotheks-, Ordner- oder Dokumenten-Ebene einzuschränken. „Anders als bei Dropbox, wo niemand sagen konnte was geteilt wurde, erstellen wir mit AvePoint Perimeter Regeln dafür“, so Roger Biefer. „Es ist großartig, dass wir von einem Ort kontrollieren können, was geteilt wird. Außerdem haben wir die Auflage, dass jeder Nutzer ein Passwort für das externe Teilen einrichtet – diese Option kann und darf niemand abstellen.“
AvePoint Perimeter stattet Sunrise mit vielen weiteren Optionen für das Teilen von Dokumenten aus, darunter Berechtigungen für das Lesen, Downloaden oder sichere Bearbeiten. Die IT nutzt zudem die Möglichkeit, mit der Lösung Berechtigungen zeitlich zu begrenzen. „Für zusätzliche Sicherheit legen einige Nutzer Ablaufdaten für Berechtigungen an“, sagte Roger Biefer. „Für uns entspricht es nicht der guten Praxis, externen Nutzern zeitlich unbegrenzten Zugriff auf Dateien einzuräumen.“
Mit AvePoint Perimeter hat Sunrise ihren Mitarbeitern eine Lösung für das Zusammenarbeiten mit externen Nutzern zur Verfügung gestellt, ohne die Sicherheit zu opfern. Statt Dateien aus SharePoint herunterzuladen und dann über Dropbox oder Outlook zu teilen, ermöglicht AvePoint Perimeter den Anwendern sichere Portale für das Teilen zu erstellen – alles unter Aufsicht der IT. Externe Nutzer können Dokumente bearbeiten und Änderungen automatisch nach SharePoint synchronisieren, ohne mehrere Versionen speichern zu müssen. „Unsere Nutzer müssen nicht mehr auf andere Systeme zurückgreifen”, so Roger Biefer. „Mit AvePoint Perimeter ist SharePoint die einzige Plattform auf der wir intern, sowie extern arbeiten. Wir können uns sicher sein, dass sensible Informationen nicht in die falschen Hände geraten.“
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Mit AvePoint Perimeter können unsere Mitarbeiter mit externen Nutzern sicher und einfach an Dokumenten arbeiten und die IT behält die Übersicht und Kontrolle über Berechtigungen.