Sparen Sie Budget und minimieren Sie Risiken mit einer guten Cloud Storage Optimization Strategie

Zu Beginn der Pandemie wurden Lösungen wie Microsoft Teams, OneDrive und SharePoint zu einem Rettungsanker für Mitarbeiter, da sie die Kommunikation und Zusammenarbeit einfacher denn je machten, egal von wo aus sie arbeiteten. Doch es wurde schnell deutlich, dass diese Tools auch eine noch nie dagewesene Menge an Daten produzierten.

Unternehmen stehen heute vor deutlich höheren Kosten für die Datenspeicherung und sogar vor kostspieligen Überschreitungsgebühren. In einem Bericht aus dem Jahr 2021 wurde festgestellt, dass mehr als ein Drittel der Unternehmen das Budget für Cloud Services um bis zu 40 Prozent überschritten hat.

Allerdings steigen nicht nur die Speicherkosten, sondern auch die Risiken. Wenn Sie zu viele Informationen aufbewahren, besteht die Gefahr, dass Sie mit regulatorischen Risiken konfrontiert werden, z. B. mit Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Vorschriften, Prozessrisiken, die das Auffinden benötigter Informationen erschweren, und mit Sicherheitsrisiken, z. B. durch böswillige Akteure oder Systemausfälle.

Obwohl die Speicherbudgets wahrscheinlich nie wieder das Niveau von vor der Pandemie erreichen werden, können Sie Ihr Datenvolumen durch die proaktive Anwendung robuster Data-Governance- und Information-Lifecycle-Prinzipien eindämmen - und wir zeigen Ihnen, wie.

In diesem eBook erfahren Sie mehr über den Nutzen einer Speicheroptimierung und lernen die vier wichtigsten Strategien kennen, die Ihnen helfen, Ihre Speicherkosten zu optimieren, sich vor unerwartetem Wildwuchs zu schützen und Ihr Unternehmen vor rechtlichen und Reputationsrisiken zu bewahren.

Inhaltsverzeichnis

Einführung

Warum ist Speicheroptimierung wichtig

Verabschieden Sie sich von ROT

Implementierung von Lifecycle Management

Daten sicher vernichten

Sicherung von Inhalten zur Entfernung inaktiver Konten

Fazit

Verbesserte Leistung und Effizienz

Eine Umgebung kann sehr leicht durch redundante, veraltete oder triviale Inhalte („ROT“) aufgebläht werden, was zu großer Frustration bei den Nutzern führen kann, die nach aktuellen Informationen suchen. Eine kürzlich von Citrix gesponserte Umfrage ergab, dass Mitarbeiter 25 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen, welche sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Durch Beseitigung dieser veralteten Inhalte können Unternehmen ihre Produktivität steigern, Risiken verringern und die Geschwindigkeit und Genauigkeit von Suche, Analyse und E-Discovery-Lösungen optimieren.

Nicht härter, sondern intelligenter arbeiten

Durch das Erkennen, Zuordnen und Klassifizieren unstrukturierter Daten können Unternehmen fundiertere Entscheidungen darüber treffen, welche Daten aufbewahrt und welche entfernt werden sollen. Sie können verfügbare Tools einsetzen - einige davon sind sogar kostenlos -, um diese Daten auf systematische Weise zu identifizieren.

Die Bedeutung des Lifecycle Managements

Mit der zunehmenden Einführung von Teams werden in Unternehmen, die eine Self-Service-Bereitstellung zulassen, mehr und mehr Teams Arbeitsbereiche erstellt. Ohne eine angemessene Schulung und Ausbildung für Mitarbeiter können sich diese Arbeitsbereiche exponentiell vervielfachen und zu einem Datenwildwuchs führen. Hinzu kommt, dass sobald diese Arbeitsbereiche ihren Zweck erfüllt haben, sie in Vergessenheit geraten und nicht aufgeräumt werden. Wenn nichts oder niemand eingreift, um sie zu bereinigen, verbleibt eine große Menge an redundanten Daten beim Tenant. Dies treibt nicht nur die Speicherkosten in die Höhe, sondern kann auch zu Schwierigkeiten für die Nutzer bei der Suche nach geeigneten Inhalten führen.

Die Vernichtung von Daten ist notwendig

Beachten Sie, dass die Archivierung Ihr Problem nur an einen anderen Ort verlagert. Dies mag kurzfristig zu Einsparungen führen, ist aber als langfristige Strategie nicht tragfähig. Informationen aufzubewahren, die für das Unternehmen nicht mehr von Nutzen sind, kann sogar ein größeres Risiko darstellen als die Löschung. Die Vernichtung von Daten und Dokumenten ist notwendig und äußerst wichtig. Dabei muss jedoch beachtet werden, es in einer Art und Weise durchzuführen, die bei Bedarf in der Zukunft verteidigt werden kann. Werden die Daten und Dokumente unsachgemäß vernichtet oder wird der Anschein einer „Enteignung“ (die vorsätzliche Vernichtung potenzieller Beweismittel in einem Rechtsstreit) erweckt, könnten Unternehmen versuchter Behinderung bezichtigt werden.

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