Lea cómo Takeda mejoró la experiencia del usuario final tras la migración con tyGraph
Success Highlights
Ubicación Lexington, Massachusetts
Industry Pharmaceuticals
Platform Microsoft 365
Takeda es una compañía biofarmacéutica global centrada en el paciente, basada en valores e impulsada por la I+D, con sede en Japón y comprometida con ofrecer una mejor salud y un futuro más brillante a las personas de todo el mundo. Su pasión y búsqueda de tratamientos que puedan cambiar la vida de los pacientes están profundamente arraigadas en más de 240 años de distinguida historia en Japón. Takeda cuenta con más de 50.000 empleados en aproximadamente 80 países y regiones de todo el mundo.
Critical Needs
- Fusionar personas, cultura y tecnología de dos empresas globales
- Comprender los patrones de uso de Microsoft 365
- Evaluar las tasas de adopción del nuevo inquilino centralizado
The Challenge
Unir dos entidades distintas nunca es fácil, y es aún más difícil cuando esas dos entidades son empresas farmacéuticas mundiales con 30.000 empleados cada una. Así ocurrió cuando la empresa biotecnológica Takeda adquirió Shire.
Durante cualquier fusión o adquisición, es esencial aunar las organizaciones -las personas, la cultura y la tecnología- en un único espacio. Como parte de la adquisición de Takeda, Dave Feldman, que actualmente ocupa el cargo de director de Digital Workplace Delivery en Takeda, fue el responsable de reunir los datos de Microsoft 365 (anteriormente Office 365) y SharePoint de ambas empresas. Los datos de las empresas eran una combinación de datos locales y en la nube que debían consolidarse en un único inquilino centralizado.
Dave había gestionado una fusión similar en su puesto anterior y sabía que "no se quiere recoger todo y volcarlo todo en un solo lugar. Tienes que averiguar qué contenido se utiliza realmente, qué se necesitaba y qué no, y aprovechar la oportunidad para hacer mucha limpieza, algo de arquitectura de la información, algo de gobernanza".
Para lograrlo, Dave necesitaba acceder a las métricas de uso de los inquilinos de ambas empresas para optimizar la consolidación.
La información que obtuvimos de tyGraph nos ayudó a identificar lo que era necesario y lo que no. Al deshacernos de datos redundantes y obsoletos y centrar nuestro tiempo y energía en recrear y diseñar contenidos utilizados y relevantes, pudimos crear una experiencia de usuario mucho mejor en el nuevo inquilino.
Director de Digital Workplace Delivery, Takeda
The AvePoint Solution
En la fusión anterior, Dave aprovechó los conocimientos de AvePoint ty Graph para consolidar con éxito siete entornos locales y dos inquilinos de Microsoft 365 (M365) en un único inquilino. Debido a su eficacia durante el otro proyecto, Dave recurrió a tyGraph para optimizar la consolidación de Shire/Takeda.
tyGraph captura una visión de 360 grados de Microsoft 365, proporcionando análisis avanzados y visualizaciones de la actividad de los usuarios, el compromiso y el sentimiento. La información en tiempo real ayuda a los propietarios de los datos a comprender qué es tendencia, popular o ha dejado de ser útil, así como los niveles de adopción de la tecnología por parte de los usuarios, departamentos y regiones.
Dave utilizó tyGraph para analizar el contenido de ambas empresas en Microsoft 365, identificando patrones de uso como grupos Yammer en uso, herramientas clave, sitios SharePoint populares y archivos CSS y JavaScript necesarios. Con esta información, fue capaz de determinar la importancia de cada sitio y cada pieza de contenido, dictando dónde invertir más recursos durante la consolidación.
Dave explica: "Si estás recreando 1.000 sitios, sólo pueden ser muy buenos. Pero si sólo estás recreando 50 sitios, puedes poner más esfuerzo en cada uno y dedicar más tiempo a centrarte en la arquitectura de la información, el diseño y el contenido".
tyGraph también captura métricas para la adopción de tecnología, midiendo el impacto de transformaciones como la consolidación de Takeda/Shire. Dave utilizó estos datos para realizar un seguimiento de la adopción tras la migración y observó cómo "el uso empezaba a disminuir en los antiguos inquilinos y a aumentar en los nuevos. Ser capaces de supervisar todo el proceso realmente nos ayuda a comprender lo que está ocurriendo en nuestras inversiones en colaboración y comunicación y cómo los usuarios están cambiando de comportamiento durante la modernización."
La información que proporciona tyGraph va más allá de cualquier conocimiento que se pueda descubrir de forma nativa. Utilizando las métricas de tyGraph, Dave identificó una anomalía en el nuevo entorno, un sitio llamado "Valores" de la empresa adquirida, una empresa que ya no existía. Sin embargo, era uno de los sitios más utilizados, con 31.000 usuarios que abrían regularmente esta carpeta, lo que hizo saltar las alarmas de Dave.
"Lo primero que uno pensaría es que había que eliminar inmediatamente la colección de sitios. Sin embargo, si me hubiera limitado a eliminar toda la colección de sitios "Valores", habría eliminado toda la intranet", explica Dave. "Había un archivo llamado responsive.css dentro de ese sitio, que es lo que estaban cargando los 31.000 usuarios. Lo que realmente se utiliza en los sitios no siempre es lo que uno piensa. Si te centras sólo en las métricas externas, te mostrarán las páginas web y los documentos que se están utilizando, pero no toda la historia".
El mayor valor que Takeda obtuvo de tyGraph fue la mejora de la experiencia del usuario final. Dave explica: "La información que obtuvimos de tyGraph nos ayudó a identificar lo que era necesario y lo que no. Al deshacernos de los datos redundantes y obsoletos y centrar nuestro tiempo y energía en recrear y diseñar contenidos usados y relevantes, pudimos crear una experiencia de usuario mucho mejor en el nuevo inquilino."
The Road Ahead
Con tyGraph, Takeda pudo optimizar su consolidación. Dave afirma: "Los patrones de uso de Microsoft 365 nos ofrecieron una mejor comprensión de nuestro entorno, lo que ayudó a delimitar el alcance del proyecto por adelantado y a crear una experiencia de usuario mejorada al concluir la consolidación. Luego, al poder supervisar el uso durante y después de la migración, podemos realizar un seguimiento y evaluar el impacto de nuestros esfuerzos de transformación."
Sea cual sea el cambio, más información puede ayudar a tomar mejores decisiones y a conseguir un mayor impacto. En última instancia, los conocimientos de tyGraph ofrecieron una gestión del cambio más eficaz para Takeda, tanto desde una perspectiva de consolidación estratégica como operativa, ayudando a garantizar la adopción sostenible de su nuevo inquilino centralizado.
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