El Instituto Kangan de Bendigo crea una estrategia de gestión documental conforme a la normativa con AvePoint
Success Highlights
Ubicación Melbourne, Australia
Industry Education
Platform Microsoft 365
Bendigo Kangan Institute se creó en 2014 mediante la fusión de dos institutos TAFE - Bendigo TAFE y Kangan Institute - y proveedores de servicios relacionados - VETASSESS y eWorks. Con más de 30.000 matriculaciones al año, Bendigo TAFE y Kangan Institute son uno de los principales proveedores de formación de Victoria, con centros de excelencia en automoción, salud y enfermería, alimentación y fibra, así como una fuerte presencia en una serie de industrias como la moda, los negocios, la justicia y el derecho, la peluquería y la belleza y la educación indígena.
Critical Needs
- Migración de datos del sistema de archivos a la nube
- Implantar un sistema de gestión de archivos para cumplir los requisitos de conformidad
- Implementar las mejores prácticas (es decir, esquemas de clasificación, políticas de retención, etc.)
- Alinear el nuevo sistema con la hoja de ruta de la arquitectura empresarial existente
The Challenge
En los últimos años, la creciente cantidad de datos digitales y el endurecimiento de los requisitos normativos han hecho que la gestión de archivos sea cada vez más importante. Desgraciadamente, para las organizaciones con una menor madurez en la gestión de archivos, implantar una puede parecer una batalla cuesta arriba.
Este fue el caso del Bendigo Kangan Institute (BKI), cuya anterior estrategia de gestión de registros era "incoherente y, a veces, ad hoc, a través de diferentes sistemas", según Kerri Ricketts, Directora de Registros, Información y Capacidad del Instituto. Sus prácticas tampoco estaban en consonancia con la Oficina de Registros Públicos de Victoria (PROV). "No teníamos un enfoque claro de la gestión de registros, lo que significaba que a veces podía ser difícil encontrar los registros y había una pista de auditoría limitada".
BKI tenía información aislada en toda la organización, con varias unidades de red (una de 10 TB y otra de 13 TB) que contenían información crítica. "Eso no incluye los ordenadores de sobremesa", afirma Jon Crust, director de proyectos TIC del Instituto. "Es probable que la información almacenada allí sean datos antiguos y duplicados, pero tenemos que confirmarlo y eliminarlos de forma conforme a la normativa".
Para implantar una gestión de archivos que cumpliera la normativa, Kerri y Jon tuvieron que empezar desde cero, migrando sus datos a una ubicación centralizada y estableciendo políticas de gestión adecuadas.
Con la ayuda de AvePoint, estamos mucho mejor que hace 12 meses. Nuestros registros están clasificados. Se aplica la retención. Tenemos registros de auditoría y destrucción legal de registros. Y lo que es más importante, no tenemos usuarios finales que se ocupen de la gestión de archivos: ese no es su trabajo. Es mi trabajo.
Director de Registros, Información y Capacidad del Instituto Kangan de Bendigo
The AvePoint Solution
Kerri había oído decir a un colega que AvePoint era "flexible, ágil y escuchaba", lo cual era importante para BKI: no querían un producto, sino una asociación. También era de vital importancia que su nuevo sistema de gestión de expedientes encajara en su plan general de arquitectura empresarial. Esto es parte de lo que hizo que AvePoint Opus resultara tan atractivo para BKI.
"Como la herramienta de AvePoint se basa en SharePoint, sólo estamos añadiendo nuevas funciones a un producto de Microsoft que ya utilizamos", explica Kerri. "SharePoint es estupendo para los usuarios finales, pero da un poco de miedo a los gestores de archivos. El conocimiento de AvePoint sobre SharePoint y la gestión de registros fue tranquilizador".
AvePoint Opus ofrece una gestión avanzada de registros e información, lo que permite a los gestores de registros automatizar fácilmente las reglas empresariales para gestionar todo el ciclo de vida del contenido, desde la creación hasta la clasificación y la retención. La solución puede centralizar contenido de Microsoft 365, SharePoint on-premises, Exchange Online, medios sociales y sistemas de archivos directamente junto con registros físicos.
Usando AvePoint Opus, BKI estableció clasificaciones empresariales en el back-end, implementando automáticamente períodos de retención basados en las reglas que establecieron para cada uno, e ideó procedimientos para la destrucción adecuada de registros, asegurando que ninguna información se conservaría más tiempo del necesario.
Kerri afirma: "AvePoint Opus automatizó un montón de cosas que yo tendría que hacer manualmente o conseguir que las hiciera el usuario final, lo que sabemos que nunca tiene éxito". Y como AvePoint Opus se creó específicamente para ayudar a las organizaciones a cumplir los requisitos normativos globales, BKI puede satisfacer fácilmente los requisitos de cumplimiento de la PROV.
BKI se asoció con AvePoint para trasladar también su unidad de red de 10 TB a SharePoint. AvePoint Fly ofrece un enfoque de tres pasos -a través de una herramienta autoguiada o con ayuda de AvePoint- para migrar correo, contenido y colaboración locales o alojados en la nube a Microsoft 365 o SharePoint.
"La migración fue fantástica", afirma Jon. "El proceso de tres pasos funciona y tiene menos impacto en los usuarios. Estaba claro que AvePoint lo había hecho muchas veces. Ya contábamos con un plan de mitigación para el pequeño porcentaje de cosas que salían mal, lo que hizo que fuera la migración más suave de la que he formado parte, a pesar de ser completamente remota."
Centralizar a Microsoft 365 ha sido enorme para el Instituto, incluso fuera de la gestión de registros. Anteriormente, los usuarios de BKI dependían de VPN para conectarse a los recursos compartidos de la red, lo que hacía que el acceso a los archivos fuera inconexo. La migración otorgó a los usuarios accesibilidad y movilidad, capacitándolos para resolver los problemas a medida que surgen, sin importar dónde se encuentren. "La gente tiene menos miedo de saber dónde están las cosas y cómo se gestionan", dice Jon. "Eso me permite tener conversaciones diferentes a las que teníamos hace 12 meses".
BKI adquirió recientemente AvePoint Office Connect -que fusiona contenidos de aplicaciones como Exchange Online en SharePoint y Microsoft 365- para ayudar a agilizar y automatizar la integración de contenidos. El Instituto está desarrollando actualmente directrices y formaciones para los usuarios y desplegará la solución en breve.
The Road Ahead
Poner en marcha una estrategia de gestión de archivos que cumpla las normativas no se hace de la noche a la mañana, y éste es sólo el primer paso del plan quinquenal en varias fases de BKI. Sin embargo, "con la ayuda de AvePoint, estamos mucho mejor que hace 12 meses", afirma Kerri. "Nuestros registros están clasificados. Se aplica la retención. Tenemos pistas de auditoría y destrucción legal de registros. Y lo que es más importante, no tenemos usuarios finales que se ocupen de la gestión de archivos: ese no es su trabajo. Es mi trabajo".
A continuación, BKI comenzará a migrar el resto de sus registros y a determinar una estrategia para sus registros en papel heredados, lo que les acercará un paso más a su visión de un entorno centralizado y conforme a la normativa.
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