Cancer Council NSW traslada 20 años de registros de HP TRIM a SharePoint Online y los gestiona con AvePoint Opus
Success Highlights
Ubicación Sydney, Australia
Industry Not-for-profit
Platform Microsoft 365
Cancer Council NSW es la principal organización benéfica contra el cáncer de Australia y la única que trabaja en todos los aspectos de esta enfermedad, desde la investigación hasta la prevención y el apoyo.
Cuenta con unos 350 empleados y 1.000 voluntarios que apoyan su misión. Debido a la naturaleza de su trabajo, la organización tiene múltiples tipos de registros que entran dentro de diferentes normativas, como la financiera, la legal y la de personal.
Critical Needs
- Migración de HP TRIM a SharePoint Online
- Gestión automatizada de registros
- Protección de datos y copias de seguridad
The Challenge
Cancer Council NSW estaba atrapado en HP TRIM, un sistema heredado de gestión de documentos y registros.
"Habíamos intentado deshacernos de TRIM hace ya 15 años", explica Tonia Marsh, responsable de operaciones de TI y seguridad de Cancer Council NSW. "Antes de AvePoint, hablamos con otros proveedores y nadie quería tocarlo. No creían que pudieran moverlo".
El sistema heredado era engorroso y lento.
"Era un proceso de dos pasos para muchas cosas. Por ejemplo, durante un proceso de baja, Recursos Humanos tenía que comprobar si se había producido un incidente, porque eso cambiaba el requisito de conservación", explica Marsh. "Navegar por los sistemas, consultar manualmente los datos y tomar medidas llevaba alrededor de media hora por registro, así que la gente dejó de utilizarlo".
También exigía que los usuarios finales del Cancer Council NSW conocieran la política de gestión de registros y actuaran como gestores de registros, lo que se traducía en un cumplimiento inferior al deseado.
"Cuando llegaba el momento de archivar manualmente los documentos de trabajo en archivos digitales, los usuarios finales tenían que pasarlos manualmente a TRIM, codificarlos correctamente y colocarlos en los grupos adecuados", explica Marsh. "A la gente le daba un poco de miedo utilizar el sistema".
El éxito de AvePoint Opus fue múltiple. Por fin nos deshicimos de un sistema heredado que habíamos intentado abandonar durante 15 años. Pero además, nuestros usuarios han adoptado el nuevo sistema de gestión de registros. No se sienten amenazados por él, ni siquiera lo ven. Los que se opusieron a este proyecto desde el principio ahora piden más.
Responsable de operaciones informáticas y seguridad, Cancer Council NSW
The AvePoint Solution
Marsh y su equipo iniciaron el proceso de búsqueda de un proveedor que pudiera trasladar y ayudarles a gestionar sus registros de HP TRIM en SharePoint Online. Su sincronización resultó afortunada.
"No sabíamos al planificar este traslado que en 6 meses llegaría COVID", dijo Marsh. "Pero fue una bendición".
AvePoint trasladó 20 años de registros a SharePoint Online y configuró Cancer Council NSW con AvePoint Opus para automatizar su gestión.
"Ampliamos la funcionalidad nativa que proporciona Microsoft porque necesitábamos procedimientos de retención más avanzados y también teníamos que hacer un seguimiento de los registros físicos", dijo Marsh. "Parte del etiquetado en TRIM se refiere a registros fuera de las instalaciones en cajas y el producto de AvePoint nos permitía hacer un seguimiento junto con nuestros registros digitales".
Las etiquetas de Microsoft sólo permiten una jerarquía plana y sólo se permite una acción por etiqueta. La automatización de AvePoint Opus permitió realizar acciones más complejas sin intervención del usuario.
"Ahora ese proceso de baja en dos pasos que tardaba 30 minutos por registro no tarda nada. RR.HH. está muy entusiasmado con ello porque todo lo que hacen es mover al usuario de un directorio a otro y ya se ocupa de sí mismo", dijo Marsh. "Podemos conservar nuestros registros durante el periodo adecuado en función del tipo de registro y cumplimos plenamente la normativa".
Cancer Council NSW también ha protegido sus datos dentro de Microsoft 365 con AvePoint Cloud Backup.
"Utilizamos Cloud Backup de forma extensiva. Es impresionante para nuestra auditoría y ha sido realmente fácil", dijo Marsh.
La solución ha ayudado varias veces a Cancer Council NSW a volver a almacenar datos que, de otro modo, no se habrían podido recuperar.
"Una vez, un administrador de SharePoint estropeó la portada de una plantilla clave de la intranet de SharePoint y estropeó todas las demás. Descubrir lo que habían hecho nos habría llevado horas, pero con Cloud Backup tardamos cinco minutos por la mañana en restaurar antes de que nadie estuviera conectado y se diera cuenta de que había un problema", explica Marsh. "En otra ocasión, dos equipos tenían nombres muy parecidos y se eliminó el equivocado sin que nadie se diera cuenta durante mucho tiempo. Pudimos restaurarlo de nuevo y llegar a los datos que necesitábamos".
The Road Ahead
Para Marsh y Cancer Council NSW la implantación de AvePoint Opus ha sido un gran éxito.
"El éxito de AvePoint Opus fue múltiple. Por fin nos deshicimos de un sistema heredado que habíamos intentado abandonar durante 15 años. Pero además, nuestros usuarios han adoptado el nuevo sistema de gestión de registros. No se sienten amenazados por él, ni siquiera lo ven. La gente que se opuso a este proyecto desde el principio ahora pide más".
Cuando le preguntamos por su consejo a otras personas que quieran automatizar sus expedientes digitales, nos dijo: "Es una tarea que merece la pena. Simplificará las cosas para los usuarios y eliminará el elemento de error humano".
AvePoint Products
Multi-SaaS Cloud Backup
Copias de seguridad automatizadas y securizadas y restauración flexible para sus entornos críticos de Microsoft, Google, Salesforce y AWS.
AvePoint Opus
Gestione contenido y documentos físicos de Microsoft 365 de manera conjunta. Cree y supervise políticas de clasificación, e implemente reglas flexibles de retención y eliminación.
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Solución de copia de seguridad SaaS automática con restauración flexible y bajo demanda para datos y servicios de Microsoft 365.