El Consejo de la Comarca de Cardinia tiene como objetivo la retención y el cumplimiento del 100% de los registros con AvePoint Opus
Success Highlights
Ubicación Melbourne, Australia
Industry Public Sector
Platform Microsoft 365
La Comarca de Cardinia es un área de gobierno local en Victoria, Australia, en el sureste de Melbourne entre Western Port y Yarra Ranges en las afueras de Melbourne. Tienen unos 500 usuarios y 4,5 TB de datos que migraron de HP TRIM a Microsoft 365.
Critical Needs
- Cumplimiento de los principios de privacidad australianos y de la Oficina del Comisionado de Información de Victoria y la Oficina de Registros Públicos de Victoria (PROV)
- Transición del sistema existente a la gestión de registros de Microsoft 365
The Challenge
El Consejo de la Comarca de Cardinia es un líder del sector público en el cumplimiento de la gestión de registros.
En dos ocasiones distintas (2016 y 2018) recibió el premio PROV Sir Rupert Hamer Excellence in Records Management por dos iniciativas distintas de gestión de la información.
"En los últimos 10 años, Cardinia Shire Council ha desarrollado una cultura orgullosa de gestión de registros de cumplimiento", dijo David Jackson, Gerente de Servicios de Información, Cardinia Shire Council. "Ha sido una de las mejores culturas de gestión de registros que he presenciado en 35 años".
Como parte de la postura proactiva de Cardinia hacia la gestión de registros, el equipo puso en marcha un análisis exhaustivo para determinar su cobertura en todos los sistemas que generan datos y registros.
"El análisis demostró que capturábamos el 50% de los registros generados. Los registros adicionales se almacenaban en unidades de red, perfiles de usuario y dispositivos de almacenamiento externos", explica David. "Resulta tentador ponerse anteojeras y decir que se cumple la normativa en los sistemas oficiales y a través de las políticas oficiales. En nuestro caso, queríamos que fuera real. Queríamos ver cómo se trabajaba realmente y cómo se generaban los registros. Es un deber público que nos tomamos en serio".
Director, Servicios de Información, Cardinia Shire Council
The AvePoint Solution
Cardinia se dio cuenta de que el verdadero cumplimiento de los registros no se consigue imponiendo exigencias adicionales a los usuarios, sino haciendo que sea más fácil para los usuarios hacer lo correcto que hacer lo incorrecto.
"Cardinia quería captar la energía de la cultura existente y proporcionar herramientas de gestión de registros compatibles que fueran conformes, sencillas, sin fisuras y preparadas para el futuro que nos permitieran cerrar la brecha del 50% de registros perdidos", dijo David.
Cardinia evaluó su sistema actual junto con otros sistemas líderes del mercado y Microsoft 365. Finalmente, eligieron Microsoft 365. En última instancia, seleccionaron Microsoft 365 en parte debido a la funcionalidad de AvePoint Opus que les permitía alcanzar potencialmente el 100% de cumplimiento.
"Vimos las posibilidades con Microsoft 365, OneDrive, Teams y SharePoint, sin embargo, necesitábamos un socio que ofreciera el paso final de la gestión de registros de SharePoint para permitir el cumplimiento total de PROV y VERS", dijo David. "Esto se logró con AvePoint".
Cardinia considera que Opus es una herramienta útil e intuitiva para el seguimiento de sus registros digitales y en papel.
"La interfaz de usuario final es estupenda... los comentarios sobre la interfaz de administración son que también es bastante fácil", dijo David.
A pesar de los retos de la gestión de cambios, que se complicaron aún más debido a COVID, Cardinia ha visto una adopción a gran escala como resultado de proporcionar a los usuarios finales un conjunto de herramientas de colaboración fáciles de usar con una gestión de registros entre bastidores totalmente automatizada.
"La adopción de Microsoft 365 ha aumentado, mientras que nuestro número mensual de archivos de red que se crean se ha reducido de 20K a 5K desde la implementación", dijo David. "En diciembre de 2020 apagaremos las unidades de red, lo que significa que el 100 por ciento de los datos deberían estar en las ubicaciones correctas, totalmente compatibles con nuestro sistema de gestión de registros."
The Road Ahead
En retrospectiva, David puede informar de que los siete resultados clave definidos se han alcanzado o se espera alcanzarlos en breve:
- Funcionalidad adicional;
- Ahorro anual de costes;
- Mayor seguridad;
- Mejora de la conformidad;
- Garantía de futuro;
- Reducción de los gastos generales de infraestructura.
- Mejora de la capacidad de gestión de registros.
Cuando le preguntamos por su consejo para quienes estén estudiando iniciativas similares, nos dijo: "No subestimen la gestión del cambio:
"No hay que subestimar la gestión del cambio. Es un viaje y ha sido nuestro mayor reto hasta ahora. Asegúrese de elegir una plataforma en lugar de una solución puntual y colabore con sus socios. Por último, aplíquelo de forma gradual siempre que sea posible, pero no lo alargue con soluciones puntuales".
AvePoint Products
AvePoint Opus
Gestione contenido y documentos físicos de Microsoft 365 de manera conjunta. Cree y supervise políticas de clasificación, e implemente reglas flexibles de retención y eliminación.
Cloud Governance
Implemente un marco de gobernanza ampliable que capacite a los usuarios, sea fácil de mantener y se escale junto con su organización