Descubra cómo esta universidad australiana mitigó el riesgo de colaboración y controló la dispersión en Microsoft 365 con AvePoint.
Success Highlights
Ubicación Queensland, Australia
Industry Education
Platform Microsoft 365
La Universidad Griffith es una universidad pública de investigación situada en Queensland, en la costa este de Australia. Clasificada sistemáticamente entre el 2% de las mejores universidades del mundo, sus titulaciones están diseñadas pensando en la industria, el futuro y el impacto social. Con más de 55.000 estudiantes, su comunidad se extiende por cinco campus en el sureste de Queensland, además de su campus digital, complementado por una red global de antiguos alumnos de más de 200.000 graduados.
Critical Needs
- Protección de datos confidenciales
- Aprovisionamiento de espacios de trabajo de autoservicio avanzado y personalizado
- Reducción del tamaño de los inquilinos con una gestión del ciclo de vida defendible
- Aplicación de la configuración del espacio de trabajo y supervisión de la seguridad
The Challenge
La Universidad Griffith tiene varios casos de uso de su inquilino de Microsoft 365: los estudiantes tienen acceso para crear sus propios espacios de trabajo, el personal crea espacios de colaboración para asuntos generales de la universidad y los investigadores utilizan espacios de trabajo para colaborar. También tienen una integración con su sistema de gestión del aprendizaje para ofrecer aprendizaje híbrido. Sin una estrategia de eliminación, muchos de estos espacios de corta duración dejan de ser útiles.
El resultado: un inquilino grande y complejo, con más de 85.000 usuarios y 75.000 espacios de trabajo. A medida que el número de usuarios y sitios se disparaba, la Universidad temía que su inquilino se estuviera convirtiendo en el "salvaje oeste", susceptible de sufrir los peores escenarios posibles, como la proliferación, el uso compartido excesivo e incluso la filtración de datos.
Intentaron llevar a cabo una "certificación" manual de los espacios de trabajo del inquilino, revisando la configuración y los permisos y verificando que los sitios seguían siendo necesarios. Esto supuso un gran esfuerzo, dio lugar a una experiencia de usuario subóptima y, en última instancia, fue sólo una instantánea de un momento específico.
La Universidad sabía que necesitaba implantar una gobernanza automatizada adecuada para garantizar una gestión segura y a largo plazo de su gran inquilino.
Intentamos limitar las restricciones que imponemos al uso que se hace de Microsoft 365. Nuestro objetivo es gestionar el crecimiento y reducir el tamaño del inquilino, de modo que solo gestionemos el contenido activo y los espacios de trabajo activos. AvePoint nos permite tener esa visión, pero también habilitar la gobernanza crítica.
Analista principal de soluciones de información, Universidad Griffith
The AvePoint Solution
AvePoint Cloud Governance fue la respuesta de Griffith. Cloud Governance ofrece una amplia gama de servicios de TI al tiempo que automatiza y controla la gestión de la propiedad, las políticas y el ciclo de vida de los contenidos en función de la evolución de las necesidades empresariales.
La Universidad utiliza Cloud Governance para gestionar adecuadamente sus espacios de trabajo, mejorando el proceso de aprovisionamiento para permitir la gestión del ciclo de vida.
"El proceso de aprovisionamiento es el mismo para los usuarios, pero mucho más sencillo para TI en segundo plano: por fin podemos gestionar los espacios de trabajo a escala", afirma Gabrielle Ingram, responsable de Gestión de la Información y Soluciones de la Universidad Griffith. "Con MyHub de Cloud Governance, podemos capturar información que nos permite hacer uso de las capacidades avanzadas de retención en Microsoft Purview, mejorando nuestra gestión del ciclo de vida en todo el inquilino."
Antes de Cloud Governance, ninguno de sus sitios tenía retención activa y gestión del ciclo de vida, dejando a su inquilino vulnerable. De hecho, "no era posible", afirma Giuseppe Poli, especialista en adopción digital de Griffith. "No teníamos los metadatos adecuados. Pero ahora podemos ordenar la recopilación en el momento del aprovisionamiento, así como las convenciones de nomenclatura y las normas de propiedad, lo cual es fundamental para la gestión de la información a largo plazo."
En noviembre, más de 40.000 sitios tendrán una gestión activa de la retención y el ciclo de vida, lo que reducirá el riesgo de la Universidad. También tienen previsto disminuir el número de espacios de trabajo en al menos 25.000 mediante la eliminación justificada de los espacios de trabajo inactivos y obsoletos para reducir la carga de gestión y las oportunidades de que se produzcan infracciones.
Además de mejorar la gestión de los espacios de trabajo, Griffith quería reducir los riesgos y evitar las fugas de datos. En concreto, querían más información sobre su inquilino, en particular sobre dónde se almacenaba el contenido confidencial y cómo se protegía. También querían evitar que los usuarios cambiaran inadvertidamente los espacios de trabajo a públicos e impedir que se añadieran estudiantes a sitios con contenido exclusivo para el personal. Su solución: AvePoint Policies & Insights.
Con Policies & Insights, podemos estar seguros de que no tenemos el grupo "Everyone" asignado a ningún sitio. También podemos supervisar fácilmente el número de equipos públicos, que está muy controlado", afirma Gabrielle.
La universidad también aprovechó Policies & Insights para controlar a sus usuarios invitados. Realizaron un análisis de Policies & Insights y se dieron cuenta de que tenían la asombrosa cifra de 35.000 usuarios invitados. Gracias a los informes de uso, pudieron reducir el número de usuarios externos a 7.000 eliminando y bloqueando el acceso a las cuentas inactivas. "Pensamos confiar mucho en Policies & Insights para gestionar los usuarios invitados; no hay otra forma de hacerlo".
The Road Ahead
Con un inquilino del tamaño y la complejidad de Griffith, todavía tienen un camino por recorrer para implementar plenamente su gobernanza operativa. Sin embargo, las soluciones de AvePoint les han ayudado a construir una hoja de ruta para gestionar de forma segura su Microsoft 365 a escala e incluso preparar a la universidad para los retos del futuro.
"Recientemente, el nuevo comisionado de privacidad de Australia anunció una reforma significativa en torno a la privacidad y las sanciones financieras por infracciones", dice Gabrielle. "Gracias a las soluciones AvePoint, estamos bien posicionados para cumplir con estos nuevos requisitos en M365, con gestión activa del ciclo de vida y eliminación defendible, así como etiquetas de sensibilidad y supervisión activa de la seguridad."
Para otros que busquen retomar el control de sus inquilinos de M365, Gabrielle dice: "Lo único que lamentamos es no haber implementado esto hace cinco años, cuando salimos al mercado con nuestro inquilino. Nuestro consejo: ¡hazlo cuanto antes!".
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AvePoint Products
Cloud Governance
Implemente un marco de gobernanza ampliable que capacite a los usuarios, sea fácil de mantener y se escale junto con su organización
Policies para Microsoft 365
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