Descubra cómo la Universidad de Kingston preparó completamente a sus más de 20 000 usuarios para Microsoft 365 con AvePoint.
Success Highlights
Ubicación Londres, Inglaterra
Industry Education
Platform Microsoft 365
Featured Solutions Formación de Microsoft 365
La Universidad de Kingston es una prestigiosa institución de educación superior con sede en Londres, que apoya y educa a más de 18.000 estudiantes del Reino Unido y del extranjero cada año. Su emblemático edificio Town House fue galardonado con el Premio RIBA Stirling 2021, que lo reconoce como el mejor edificio nuevo de Gran Bretaña.
La Universidad está desplegando un nuevo modelo progresivo de educación a través de su programa Future Skills, líder en el sector, que garantiza que los estudiantes de cada curso estén equipados con las habilidades más valoradas por la industria para afrontar los retos del mundo laboral moderno.
La Universidad es una fuerza creciente en investigación y pionera en iniciativa empresarial, y sus avances en enseñanza, aprendizaje e instalaciones han contribuido a situarla en el centro de la educación y el desarrollo económico tanto de la capital como de la región circundante.
Critical Needs
- Migración acelerada de archivos compartidos en la nube y locales a Microsoft 365
- Formación para el personal, los estudiantes y el profesorado (más de 20.000 usuarios) sobre el valor de Microsoft 365
- Sin interrupción del horario diario de la universidad
- Mantenimiento de la fidelidad, retención y metadatos de los datos
The Challenge
Durante la pandemia, quedó clara la necesidad inmediata de la Universidad de Kingston de migrar completamente a la nube. "Trabajar a distancia puso de manifiesto los puntos débiles de los servicios que sólo podían prestarse in situ o en una sesión de escritorio virtual", afirma Steve Britton, responsable de TI de la Universidad de Kingston. "Para seguir apoyando prácticas ágiles de trabajo y enseñanza, nuestros servicios y datos necesitaban estar disponibles de forma segura para nuestros usuarios dondequiera que lo necesitaran."
El equipo de Steve evaluó su oferta de servicios actual e identificó varios solapamientos y duplicaciones de servicios. La consolidación en una única plataforma (Microsoft 365) no solo reduciría los costes, sino que integraría mejor las experiencias de los usuarios finales y mejoraría la colaboración con colegas y estudiantes en una plataforma que ya preferían.
En última instancia, Kingston sabía que era necesaria una migración de datos para construir un ecosistema en la nube más sencillo y seguro. Sin embargo, las migraciones de datos son notoriamente difíciles, y con más de 300 TB en otros recursos compartidos de archivos en la nube y en las instalaciones y más de 20.000 usuarios, la Universidad quería asociarse con un experto en migraciones para garantizar una transición sin problemas y una incorporación adecuada de los usuarios.
Confiamos en AvePoint para asegurarnos de que la migración de nuestros datos fuera conforme a la normativa, exhaustiva y rápida. Más allá de la tasa de éxito de 20 años en migraciones, la experiencia de AvePoint en la adopción de usuarios y la formación en Microsoft 365 fueron grandes ventajas. Gracias a ella, podemos adaptar rápidamente una serie de contenidos de formación en línea con las necesidades de la universidad e impartirlos antes de que finalice la migración, lo que garantiza que nuestros usuarios se incorporen correctamente y con éxito".
Director de TI, Universidad de Kingston
The AvePoint Solution
La Universidad de Kingston necesitaba un socio de migración que pudiera satisfacer sus requisitos de capacidad, como trabajos programados fuera de horas punta y total fidelidad de los metadatos. Y lo que es más importante, buscaban un socio que pudiera ayudarles a garantizar la adopción a largo plazo por parte de los usuarios mediante la formación de los mismos. CSI, el proveedor de servicios gestionados de TI y socio tecnológico estratégico de Kingston, recomendó a AvePoint como el socio perfecto.
"Como empresa, nuestro objetivo es garantizar que nuestros clientes obtengan la tecnología adecuada para lograr los resultados que buscan", afirma James Carmichael, Director de Clientes del Sector Público de CSI. "Sabíamos que AvePoint había realizado muchas migraciones con éxito y que podía ayudar a obtener los resultados que Kingston necesitaba. Debido a la amplitud de capacidades de las soluciones de AvePoint y al hecho de que había otros requisitos que la Universidad quería abordar, recomendamos la asociación."
La condición de Gold Partner de Microsoft de AvePoint y su experiencia en la nube también resultaron atractivas para la Universidad, y la pasarela de formación de Microsoft 365 selló el acuerdo.
"Confiamos en AvePoint para garantizar que nuestra migración de datos cumpliera las normativas, fuera completa y rápida", afirma Steve. "Más allá de la tasa de éxito de 20 años con las migraciones, la experiencia de AvePoint en la adopción de usuarios y la formación de Microsoft 365 fueron grandes ventajas. Con él, podemos adaptar rápidamente una serie de contenidos de formación en línea con las necesidades de la Universidad y entregarlos antes de que se complete la migración, asegurando que nuestros usuarios están correctamente y con éxito a bordo."
AvePoint comenzó el proyecto con un descubrimiento, identificando el contenido importante, relevante y sensible. Esto proporcionó a la Universidad de Kingston información sobre qué contenido debía migrarse a M365 y cómo gestionar esos datos en el futuro, en apoyo de la estrategia y el cumplimiento de la Universidad.
La primera fase se ha centrado en la migración del personal de servicios profesionales de la Universidad de Kingston (TI, RRHH, finanzas y equipos de backend), incluidos los datos de archivos personales, carpetas y archivos compartidos a Microsoft 365. Aunque la migración aún está en curso (hasta ahora han trasladado 150 TB de datos), la Universidad de Kingston está muy satisfecha con los resultados de la migración hasta el momento.
Mientras tanto, el programa de formación y comunicación de Kingston se puso en marcha para comenzar a educar a los miembros del personal sobre las mejores prácticas, técnicas y funcionalidades necesarias para aprovechar M365 para una mejor comunicación y colaboración. El contenido está personalizado para los miembros del personal, los estudiantes y los académicos, y se ha creado a partir de escenarios de usuarios reales para que los grupos y los departamentos comprendan mejor el impacto que tendrán estas nuevas herramientas.
The Road Ahead
Kingston comenzó la migración de sus datos en septiembre de 2022. Se calcula que se tardarán 16 meses en migrar 400 TB de datos a OneDrive, Microsoft Teams y SharePoint Online.
Mientras la Universidad mira hacia el futuro, Steve tiene grandes planes para su lugar de trabajo digital. No sólo queremos pensar primero en la nube, sino ser más inteligentes y centrarnos en el usuario. Queremos asegurarnos de que los datos estén disponibles de forma segura para las personas adecuadas, que sean fáciles de colaborar y compartir con el público adecuado y que la gestión del ciclo de vida y la retención se lleven a cabo para mantener las cosas organizadas, con copias de seguridad y protegidas."
Al elegir AvePoint como su socio de migración, la Universidad puede utilizar el contenido de formación de Microsoft 365 para mantener la adopción de los usuarios después de la migración, lo que les permite cumplir estos objetivos y más. Esto ayuda a Kingston a maximizar su inversión y aprovechar realmente el valor de la nube.
¿Listo para comenzar su migración a Microsoft 365? Hable con los expertos de AvePoint.
Impulse la adopción de Microsoft 365 por parte de su equipo con la formación de AvePoint sobre Microsoft 365.