Microsoft utiliza información de AvePoint tyGraph para comprender la adopción en sus comunidades Viva Engage
Success Highlights
El 95% de los empleados a tiempo completo ven ahora mensajes en 5.000 comunidades Viva Engage cada mes.
Aumento del porcentaje de comunidades activas del 17% al 40%, como resultado de invertir en comunidades populares y eliminar el exceso.
Posibilitó estrategias de compromiso específicas mediante la correlación de las métricas de actividad con los datos demográficos de los empleados.
Ubicación Redmond, Estados Unidos
Industry Information Technology
Platform Microsoft Viva Engage
Microsoft crea plataformas y herramientas impulsadas por IA para ofrecer soluciones innovadoras que satisfagan las necesidades cambiantes de nuestros clientes. La empresa tecnológica se ha comprometido a hacer que la IA esté ampliamente disponible y a hacerlo de forma responsable, con la misión de capacitar a todas las personas y organizaciones del planeta para lograr más. Microsoft opera en 190 países y está formada por más de 220.000 apasionados empleados en todo el mundo.
Critical Needs
- Medir las métricas de uso y adopción
- Identificar y realizar un seguimiento del compromiso significativo
- Impulsar la adopción en toda la organización
- Demostrar el valor empresarial
The Challenge
Tras adquirir Yammer (ahora Viva Engage), Microsoft hizo un esfuerzo concertado para trasladar la colaboración de los hilos cerrados de correo electrónico a la plataforma de red social. Sin embargo, para justificar el cambio a estos nuevos modelos no probados, sabían que necesitarían identificar y realizar un seguimiento de las métricas relacionadas con el compromiso de los usuarios, la adopción y la eficacia de la colaboración.
Por aquel entonces, las opciones para comprender la dinámica y el compromiso dentro de la red eran limitadas. Sin información sobre qué estrategias impulsaban la participación y qué audiencias participaban activamente en las comunidades, era difícil para los equipos tácticos introducir mejoras en sus prácticas, así como para la dirección decidir cómo, cuándo y dónde invertir en herramientas de colaboración.
Microsoft necesitaba una forma de medir mejor las métricas de uso y adopción para impulsar la adopción en toda la empresa y demostrar el valor empresarial.
Entendimos que un programa único para toda la empresa destinado a aumentar el compromiso de los empleados no tendría éxito. Ha sido esencial poder entender y medir el cambio dentro de las comunidades individuales o las audiencias de la organización. La estrecha integración con los datos de los empleados y las métricas de actividad es una de las principales razones por las que confiamos en tyGraph.
Director de producto, Seamless Teamwork, Microsoft
The AvePoint Solution
En aquel momento, no existían ofertas de análisis establecidas para Viva Engage, pero tyGraph (ahora parte de AvePoint) estaba desarrollando una herramienta completa. Microsoft aprovechó su sólida relación con tyGraph para colaborar estrechamente en el desarrollo de tyGraph para Viva Engage, asegurándose de que la nueva solución satisfacía sus necesidades analíticas.
"La relación con el equipo de tyGraph fue simbiótica", explica Frank Delia, Principal Product Manager de Microsoft. "El equipo de tyGraph estaba ansioso por entender qué información sería más valiosa para poder incluirla en su herramienta. Escucharon nuestros puntos débiles y cumplieron".
Una de las capacidades críticas de la herramienta tyGraph fue su capacidad para correlacionar las señales del producto con la información demográfica HRIS de los empleados. Esto permitió a Microsoft analizar dónde eran más activos los empleados de diferentes departamentos, regiones, antigüedad, etc., lo que permitió estrategias de adopción específicas para abordar las necesidades de audiencias y geografías concretas. Los datos de jerarquía organizativa también permitieron a los líderes descubrir cómo adoptan Viva Engage sus empleados.
Como dice Frank: "Comprendimos que un único programa de adopción para toda la empresa no tendría éxito. Ha sido esencial poder comprender y medir el cambio dentro de las comunidades individuales o las audiencias de la organización. La estrecha integración con los datos de los empleados y las métricas de actividad es una razón importante por la que seguimos confiando en tyGraph."
tyGraph no solo facilitó la adopción de Viva Engage, sino que también desempeñó un papel fundamental en la optimización de la plataforma para mejorar la eficiencia y el compromiso de los usuarios. En 2019, la cultura de autocolaboración y experimentación tecnológica de Microsoft había dado lugar a más de 30 000 comunidades Viva Engage. Sin embargo, muchas de estas comunidades ya no estaban en uso, y no había una manera eficiente de distinguir las comunidades activas de las inactivas.
Con los análisis de tyGraph, Microsoft descubrió que sólo una de cada tres comunidades estaba legítimamente activa. Esta información permitió al equipo adoptar una postura agresiva en la gestión de su panorama comunitario, identificando y eliminando las comunidades innecesarias, y mejorando significativamente la capacidad de los usuarios para descubrir comunidades relevantes y útiles.
En la actualidad, la red de Microsoft incluye aproximadamente 5.000 comunidades, de las cuales unas 2.000 son significativamente activas. Las comunidades inactivas se eliminan sistemáticamente, lo que permite a Microsoft mantener un punto de equilibrio para sus comunidades y centrarse en fomentar espacios de colaboración realmente activos y productivos.
Los gestores de comunidades de Microsoft obtienen un valor inmediato de la información que, de otro modo, sería difícil de descubrir. Por ejemplo, pueden identificar qué miembros de la comunidad son los más influyentes para animarles a publicar con regularidad. Determinar qué temas tienen más repercusión les ayuda a mejorar sus planes de contenidos. Por último, la creación de informes personalizados que muestren el progreso hacia los objetivos específicos de su comunidad ayuda a mantener la inversión en la gestión activa de la comunidad.
Connected Communities, por ejemplo, es el mayor programa interno de Comunidades de Práctica de Microsoft, con 60.000 miembros que participan en más de 65 comunidades alineadas con sectores, áreas de soluciones y prioridades funcionales cruzadas. Los datos de tyGraph ayudan al equipo del programa a comprender mejor la participación en la comunidad, las perspectivas a nivel de programa y las tendencias, como los usuarios activos y las conversaciones activas. Los informes personalizados ayudan a la empresa a perfeccionar y ajustar las estrategias del programa, como los temas en los que centrarse y lo que impulsa la satisfacción y el valor de los miembros.
Además, los informes personalizados de tyGraph proporcionados al equipo de comunicación del director general permitieron detectar temas en los comentarios y preguntas antes de un evento de retransmisión en directo. Una rica nube de palabras sugirió lo que era interesante para los empleados e informó sobre la agenda del evento y las preguntas más relevantes que debía responder el equipo directivo.
Los análisis de tyGraph también aportan un valor significativo a los esfuerzos globales de comunicación de Microsoft. La información sobre el compromiso permite al equipo de comunicación adaptar y optimizar sus estrategias de difusión interna. Combinando los datos de tyGraph con otros conjuntos de datos, pueden comparar la participación a través de los mensajes de Viva Engage, correos electrónicos, blogs y mensajes, para determinar qué plataforma es mejor para los diferentes tipos de mensajes. Como resultado, los comunicadores saben constantemente dónde y cuándo publicar contenidos para obtener el máximo impacto.
The Road Ahead
Microsoft es cliente de tyGraph desde 2014. A lo largo de los años, Viva Engage ha sido fundamental para crear una cultura de Microsoft más abierta y transparente, y la plataforma de análisis tyGraph ha permitido a los equipos maximizar la participación adaptando las estrategias a audiencias y comunidades específicas.
Frank reflexiona: "Sin la capacidad de identificar puntos brillantes de participación a través de tyGraph y fomentar una cultura de apertura, intercambio de información y colaboración, los cambios críticos dentro de la cultura en evolución de Microsoft podrían no haber sido posibles."
Frank lo resume "tyGraph ha sido fundamental en nuestro viaje para impulsar la adopción de Viva Engage. Al proporcionar información procesable que nos permite mejorar continuamente la comunicación y la colaboración, tyGraph ha ayudado a Viva Engage a llegar rutinariamente al 95% de los empleados a tiempo completo, demostrando el impacto tangible de nuestros esfuerzos de comunicación y solidificando Viva Engage como una red eficaz para apoyar el éxito de Microsoft."
