AvePoint Opus: el ciclo de vida de la información de nueva generación
Desarrollado por IA avanzada
El éxito de una empresa se basa en tener una buena información/una información de buena calidad. AvePoint Opus es la mejor opción entre las soluciones de ciclo de vida de la información de nueva generación. A través de su interfaz central, podrá tener un control total de la información desde su creación hasta su archivo o eliminación justificable.
No se limite a gestionar su información, ¡contrólela!
Organizaciones de todo el mundo se han pasado a la nube en busca de colaboración digital, agilidad con las TI y acceso permanente a la información. Sin embargo, el entorno de trabajo digital conduce intrínsecamente al conocido como sprawl o proliferación de datos, lo que implica una mayor exposición a riesgos, un aumento de los retos en materia de cumplimiento normativo y un incremento de los costes de almacenamiento. Independientemente del punto en que se encuentre en su transición digital, para lograr la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo resulta fundamental contar con una estrategia integral de gestión de la información, que incluya la clasificación automática de datos por IA.
Ver folleto del productoAvePoint siempre ha contado con una solución moderna de gestión de la información, que ha permitido al equipo de la Oficina para la Seguridad en el Transporte de Australia (ATSB) integrar perfectamente el mantenimiento de registros y el cumplimiento normativo entre sus responsabilidades. Las nuevas funcionalidades de AvePoint Opus mejorarán nuestra organización y esperamos poder seguir trabajando juntos.
Su información es un activo. Conviértala en una ventaja.
CONTROL
Mejore el acceso y la precisión
Gestione los ciclos de vida de la información, no a los usuarios finales
Usted tiene información por todas partes, nosotros tenemos soluciones de SaaS. Las reglas de negocio automatizadas le permiten gestionar todo el ciclo de vida de la información, desde su creación hasta su clasificación, archivo y eliminación. Controle sus contenidos desde un cuadro de mandos centralizado, gestionando contenidos electrónicos, SharePoint on-Premises, Exchange Online, redes sociales, archivos u otros sistemas conectados directamente junto con documentos físicos.
![Control]()
Clasifique sus contenidos de forma automática, sin necesidad de que intervenga el usuario final, mediante diferentes métodos, incluida la IA avanzada.
Supervise los resultados de información, genere informes sobre todas las acciones realizadas y utilice un esquema de clasificación o taxonomía.
Gestione los ciclos de vida de la información y aplique a los resultados diferentes reglas de negocio para borrar, retener, archivar o destruir contenidos.
COSTES
Reduzca los costes de almacenamiento
¿Sus costes de almacenamiento de datos están alcanzando una cifra récord?
En los últimos años, muchas organizaciones han visto cómo su volumen de datos ha crecido significativamente debido a la adopción de soluciones de colaboración, la consolidación del trabajo a distancia y la multiplicidad de dispositivos y sistemas con los que los usuarios trabajaban habitualmente. Reduzca los costes de almacenamiento de datos y las posibles tarifas por exceso de uso aplicando reglas automatizadas que trasladen sus contenidos a almacenamientos más económicos, a la vez que mantiene su supervisión y gestión plenas.
![Storage]()
Aplique resultados de retención y eliminación predefinidos a los documentos electrónicos en función de criterios definidos por su organización.
Establezca niveles de almacenamiento que le permitan mover contenidos en función de tiempos o de desencadenadores basados en metadatos para optimizar la utilización del almacenamiento.
Lleve una supervisión completa gracias a informes y auditorías integrados
CUMPLIMIENTO NORMATIVO
Tenemos lo que necesita
Garantice el cumplimiento de las normativas reglamentarias o propias de su organización con la supervisión de contenidos, tanto activos como inactivos.
Revisado y certificado por las principales autoridades mundiales, AvePoint Opus ha sido diseñado para lograr el cumplimiento de las políticas propias de su empresa, así como de los cambiantes requisitos normativos a nivel local, regional o estatal. Esté tranquilo sabiendo que no está reteniendo demasiada información, o demasiado poca información. Así, tendrá un menor riesgo de sufrir sanciones, daños a la marca, pérdida de activos, litigios y exposición.
![Compliance]()
Clasifique sus contenidos de forma precisa y automática, y cumpla así con las políticas de ciclo de vida adecuadas
Elimine los contenidos innecesarios, estén activos o inactivos, de forma justificable
La función de búsqueda avanzada agiliza y facilita la búsqueda de información para las solicitudes de acceso
EFICACIA
Gestione la información, no a los usuarios finales
Clasificación automática de datos basada en IA
Gracias a la clasificación automática, desarrollada por modelos avanzados de aprendizaje automático, conseguimos una clasificación de datos precisa y coherente, sin sobrecargar a los usuarios finales ni a los administradores. Además, la IA no sólo mejora la eficiencia de los gestores de datos, sino que también mejora la escalabilidad. Sus empleados ya no tendrán que dedicar tiempo a buscar datos o a volver a crear contenidos que no han podido encontrar. De esta forma, aumenta la productividad y mejora la experiencia del usuario.
![Efficiency]()
La clasificación inteligente de contenidos se consigue en semanas, en comparación con los años que se tardaría si se hiciese manualmente
Ahorre a los usuarios finales las tradicionales tareas de gestión de la información y empodéreles para que puedan encontrar información de forma rápida
Guarde sus contenidos de forma sencilla y eficaz gracias a las herramientas de integración de Office y correo electrónico
SUPERVISIÓN
Compruebe sus avances
Controle su contenido gracias a informes integrados
Agilice la gestión de la información gracias a una solución de «panel único» que gestiona los contenidos electrónicos y físicos desde una interfaz sencilla e intuitiva. Obtenga respuestas rápidas a las preguntas más frecuentes a través de un cuadro de mandos diseñado por gestores de la información para gestores de la información. Con la delegación de administración, obtendrá resultados de búsqueda e informes con recortes de seguridad.
![Oversight]()
El cuadro de mandos centralizado le ofrece mayor transparencia y control
Supervise de forma proactiva las acciones de los usuarios gracias a informes listos para usar y consulte los registros de auditoría.
Controle la supervisión de administración con accesos basados en roles y recortes de seguridad de los repositorios de contenido.
Gracias a informes de optimización del almacenamiento, podrá conocer exactamente el ahorro de costes logrado al trasladar los datos a un almacenamiento más económico.
EL CUMPLIMIENTO NORMATIVO, MÁS FÁCIL
Diseñado teniendo en cuenta sus propias normativas de cumplimiento legislativo y reglamentario
AvePoint Opus ha sido diseñado específicamente para facilitar a las organizaciones el cumplimiento de los requisitos normativos globales, desde las normativas internacionales hasta la legislación y las leyes locales, así como las políticas propias de su empresa. Respaldado por el potente marco de seguridad y gobernanza de AvePoint, eliminamos las conjeturas cuando se trata de cumplir con el siempre cambiante cumplimiento normativo.
Estudio de caso: Órgano de gobierno del condado de CardiniaAdministración Nacional de Archivos y Registros (EE. UU.)
AvePoint Opus está certificado de conformidad con la Iniciativa Federal de Gestión de Documentos Electrónicos (FERMI) de NARA y forma parte de los acuerdos de GSA.
Programa de Evaluadores Registrados de Seguridad de la Información (IRAP) (AUS)
Nuestra plataforma AOS ha sido evaluada por IRAP, quien ha otorgado a AvePoint Opus la categoría oficial, lo que facilita a los departamentos de las empresas incorporar sus soluciones con la confianza de que cumplen con un estándar de alta seguridad.
Estrategia de Documentos Electrónicos de Victoria (VERS) (AUS)
La Oficina Pública de Victoria (PROV) ha certificado que tanto las agencias gubernamentales como las empresas privadas pueden usar y disfrutar de las ventajas de AvePoint Opus, que ha sido considerado como solución que cumple con los requisitos de VERS.
FLEXIBILIDAD A LA VEZ QUE PRECISIÓN
Excelencia en la gestión de la información, independientemente del sector
Aunque se pueda pensar que la gestión de la información sólo es crítica para las entidades reguladas, en realidad, una estrategia avanzada de gestión de la información es una necesidad universal. AvePoint Opus, nuestra solución inteligente y escalable, se adapta fácilmente a los requisitos específicos de cada sector. Lleve una supervisión completa gracias a informes y auditorías integrados, todo desde nuestra aplicación SaaS.
Sanidad
Las industrias sujetas a la regulación de la Administración de Alimentos y Medicamentos de EE.UU. (FDA) deben cumplir con la Parte 11 - Documentos Electrónicos; Firmas Electrónicas - Alcance y Aplicación de su Guía para la industria. En ella se detallan con claridad los requisitos para la gestión de documentos electrónicos e información. Tome el control de sus datos con registros de auditoría, retención de datos y supervisión continua.
Fabricación
Las normativas internacionales, como ISO 90001 e ISO 27001, contienen requisitos relativos a la gestión de la información. Desde la captura y clasificación de información hasta su eliminación justificable, AvePoint Opus le ayuda a cumplir sus requisitos.
Servicios financieros
En estricto cumplimiento de las normativas de gestión de la información establecidas por la Comisión del Mercado de Valores de EE. UU. (SEC), por la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA), y por la Comisión de Negociación de Futuros de Productos Básicos (CFTC), las entidades de la industria financiera pueden tomar el control de sus actividades de cumplimiento con AvePoint Opus.
Gobiernos
Los gobiernos de todo el mundo tienen la responsabilidad de crear, mantener y conservar datos de valor a largo plazo. Gracias a una solución adaptada a sus necesidades específicas, podrá cumplir estos requisitos de gestión de la información.
Educación
Las instituciones educativas suelen seguir los protocolos de gestión de la información propios de los gobiernos locales, y algunas jurisdicciones tienen requisitos específicos del sector. AvePoint Opus, creado pensando en ofrecer flexibilidad a sus clientes, le permite afrontar sus retos de la forma que más le convenga.
Energía
La normativa en materia de energía puede variar enormemente, incluyendo normativas publicadas por entidades como la Comisión Federal Reguladora de la Energía (FERC) y la Corporación Norteamericana de Fiabilidad Eléctrica (NERC). Personalice AvePoint Opus adaptándolo a sus propios requisitos de cumplimiento.
NUESTROS SISTEMAS. SUS ROLES. A SU MANERA.
Haga que su información trabaje para usted
Con AvePoint Opus, gestione su estrategia de información, no a sus usuarios finales. Nuestra solución permite a los gestores de la información hacer un mejor uso de su tiempo y experiencia simplificando la gestión del ciclo de vida y almacenamiento de los datos. Haga frente al cumplimiento normativo, a la sobrecarga de datos y los problemas de clasificación incoherente con unos ciclos de vida de la información simplificados, desde la clasificación y el almacenamiento de los contenidos hasta su retención y eliminación. ¡Que su información trabaje para usted!
GESTIÓN DE LA CLASIFICACIÓN
Gracias a nuestra solución, podrá gestionar un esquema de clasificación o un plan de archivos, aplicar varias reglas a una única clasificación o establecer caducidades de tiempos.
GESTIÓN DEL INCREMENTO DEL ALMACENAMIENTO
Tome el control de su contenido, en continuo crecimiento, y ahorre costes gracias a nuestra solución. Los cuadros de mandos personalizados permiten visualizar de forma clara los costes ahorrados y los detalles de los contenidos archivados.
RETENCIÓN Y ELIMINACIÓN
Cree reglas de negocio para gestionar el ciclo de vida de la información. Utilice desencadenadores basados en acciones o fechas o metadatos para controlar las reglas.
ELIJA SU REGLA
Elimine, conserve, declare o exporte contenidos según sus reglas de negocio. Las reglas son configurables y desencadenan una respuesta automáticamente.
INFORMES
Gestione los resultados con informes integrados. Los cuadros de mandos muestran el número de elementos gestionados, los documentos electrónicos destruidos, las tareas pendientes, etc.
ACCIONES DE LOS REGISTROS DE AUDITORÍA
Consulte los registros de auditoría sobre las acciones realizadas en un elemento o por un usuario específico para garantizar y documentar la integridad de los registros.
CLASIFICACIÓN AUTOMÁTICA DE CONTENIDOS
Utilice modelos avanzados de aprendizaje automático para clasificar automáticamente su contenido, y disfrute de una organización eficaz y una identificación masiva en M365.
Prepare su empresa para el futuro con una gestión eficaz de la información
Con la previsión de que la datasfera mundial alcance los 175 ZB en 2025, las empresas deben tomar el control de la sobrecarga de datos. Centralizar las prácticas de gestión de los documentos electrónicos y la información resulta crucial para la gobernanza y la integridad de los documentos electrónicos en un mundo digital y basado en la nube, especialmente con el aumento del trabajo híbrido y remoto. Descubra cómo gestionar los requisitos habituales de cumplimiento normativo en materia de documentos electrónicos, crear programaciones de retención y eliminación, y asegurar una gestión segura de la información.
Free eBook
Hoja de ruta hacia la gestión de documentos electrónicos Microsoft 365
Planifique, ejecute y gestione la migración a un sistema de gestión de documentos electrónicos Microsoft 365 centrado en lo digital.
DESCARGAS Y RECURSOS
AvePoint Opus – Descubra cómo las nuevas funcionalidades le permitirán ir más allá de la mera gestión de documentos electrónicos y lograr una gestión integral de la información y del ciclo de vida.
AvePoint Opus vs. Funcionalidad nativa de Microsoft 365 – Descubra cómo AvePoint Opus mejora la funcionalidad nativa de M365. Continuar leyendo
EBOOK GRATIS
4 estrategias para optimizar el almacenamiento en la nube
Descubra cómo maximizar su inversión en Microsoft 365 sin aumentar sus costes de almacenamiento
