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Comment fonctionne le partage externe dans Microsoft 365 ?

Date de publication: 12/01/2020

La collaboration externe est une nécessité pour les entreprises modernes. Les utilisateurs professionnels la pratiques depuis des années en se servant d’outils tels que les e-mails, mais les entreprises commencent à devenir un peu plus prudentes lorsqu’il s’agit de collaborations plus complexes.

Leur crainte est qu’en autorisant l’accès à leur entité Microsoft 365, elles sont plus exposées et vulnérables qu’elles ne le seraient autrement. Si cette argumentation contient une part de vérité, il suffit de s’équiper d’un bon programme de gestion des invités pour un fonctionnement sans accrocs.

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Lors d’un récent webinaire animé par Dux Raymond Sy et John Peluso, ceux-ci ont présenté une série de démonstrations pour expliquer comment permettre une collaboration externe dans Microsoft 365 de manière sûre et efficace. Dans cet article, nous allons passer en revue quelques points essentiels, mais pour visualiser les démonstrations et obtenir des explications plus approfondies, visionnez à tout prix l’enregistrement !

Les arguments en faveur de la collaboration externe dans Microsoft 365

Il semble raisonnable d’affirmer que la sécurité des données constitue désormais une source de préoccupation plus importante que jamais. Alors que les attaques de ransomware ont quadruplé cette année, les entreprises ont tout intérêt à se préoccuper de l’accès qu’ils accordent ou non aux utilisateurs externes de leurs entités. Les préoccupations les plus courantes que nous entendons sont les suivantes :

En les « laissant entrer », on facilite la divulgation d’informations jugées confidentielles à l’extérieur de l’entreprise.
« Je ne pense pas que mes utilisateurs feront preuve de la prudence nécessaire, surtoutlorsqu’ils partagent des informations en externe. »
« Jamais mon équipe de sécurité ne donnera son accord. »
« Une fois qu’une personne externe est entrée, comment la remettre à la porte ? »

Dans les faits cependant, les entreprises partagent d’ores et déjà des informations en externe ; la seule différence est la manière dont elles le font. Laissez-vous les utilisateurs libres de décider quand et comment la collaboration externe a lieu ? Une fois que vos données ont quitté votre système, quel contrôle avez-vous encore sur elles ? Savez-vous ce que les utilisateurs externes font de vos données ? Toutes ces questions méritent d’être posées.

Bien que la vaste panoplie de paramètres permettant de gérer le partage externe puisse vous déboussoler et vous sembler un peu décousue au premier abord, les différents niveaux de paramètres sont proposés pour vous permettre de mettre en place un système de gestion des accès invités judicieux. Ce guide de Microsoft constitue une ressource précieuse pour la collaboration externe dans Microsoft Teams.

Les invités dans les Groups et les Teams

Les versions modernes d’Azure Active Directory et de Microsoft 365 mettent en œuvre un nouveau modèle basé sur une technologie appelée Azure Active Directory B2B. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de créer une référence (une espèce de « clone ») qui agit comme un utilisateur invité lors du travail dans un environnement externe. Le répertoire sait qu’il s’agit d’un invité, mais comme celui-ci n’est qu’une simple référence à un compte dans un autre domaine, il y a de nombreux avantages, notamment :

Puisqu’il ne s’agit pas de l’utilisateur lui-même, l’organisation externe n’a pas besoin d’être « propriétaire » du mot de passe ou de l’authentification de l’utilisateur concerné.
Si un organisme externe requiert une authentification, le clone peut retourner dans son organisation et être authentifié (une authentification à deux facteurs est également possible).
Si l’utilisateur quitte l’entreprise, sa référence d’utilisateur invité perd automatiquement l’accès à l’organisation externe.

Mieux encore : aucune licence spéciale n’est nécessaire pour Azure B2B, puisque l’achat d’une licence donne droit à 5 comptes invités pouvant être utilisés pour de telles situations. Si vous détenez par exemple une licence payante de Microsoft Teams, vous obtenez jusqu’à 5 comptes invités inclus dans la licence. C’est un ratio généreux qui facilite beaucoup la collaboration externe.

Pourquoi la collaboration avec des utilisateurs invités est-elle si importante dans Microsoft Teams ?

Surtout si on la considère du point de vue de SharePoint, on a tendance à penser que la collaboration est centrée sur les documents. Même si c’est vrai dans une certaine mesure, les possibilités de collaboration sont bien plus vastes. Avec Teams, l’avantage est que toutes les communications qui portent sur un projet se trouvent à un emplacement centralisé.

Dans des départements tels que le marketing, par exemple, la communication implique de nombreux allers-retours au sujet des réunions, des projets, des vidéos, etc., et les effectuer au travers d’e-mails n’est tout simplement pas efficace. Ou bien vous collaborez avec une équipe interne qui a d’ores et déjà invité un intervenant externe à l’entreprise à collaborer avec elle.

Il existe une foule de cas d’utilisation pour tirer parti de Teams, en interne et en externe, qui vont bien au-delà de la simple collaboration sur des documents. Pour savoir quand utiliser Microsoft Teams pour la collaboration, consultez notre guide.

Comment gérer tout cela à grande échelle avec un minimum de charge de travail pour vos équipes informatiques/opérationnelles ?

Posez-vous les questions suivantes :

Comment voulez-vous intégrer de nouveaux collaborateurs externes ? Seront-ils contrôlés ou soumis à approbation ? Les propriétaires pourront-ils inviter des utilisateurs externes ? Manuellement ou automatiquement ?

Avec qui voulez-vous partager les informations et où ? Avez-vous besoin de collaborer en externe ? Si oui, comment se présente cette collaboration ?

Comment comptez-vous gérer le cycle de vie des invités ? La surveillance, les rapports, le besoin d’accès, la fin de la collaboration… comment tout cela se passera-t-il ?

Regardez le webinaire dans son intégralité pour apprendre comment aborder ces questions, voir des démonstrations plus approfondies et plus encore ! (en Anglais)

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