Quelles données de l’entreprise faut-il sauvegarder dans Microsoft 365 ?

La sauvegarde des données est l’assurance d’une protection contre la perte, la corruption et tout autre facteur pouvant avoir de graves conséquences sur les données de production. À une époque où la plupart des contenus de collaboration sont traités et stockés sous forme électronique, il est plus vital que jamais de disposer d’un plan de sauvegarde Microsoft 365, car cela vous protège à la fois des accidents involontaires et des personnes malveillantes. Mais après avoir défini l’objectif d’une telle sauvegarde, une question se pose : quelles données de l’entreprise faut-il sauvegarder dans Microsoft 365 ?

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Les données de collaboration

Les données de collaboration sont sans doute celles que l’on est le plus enclin à sauvegarder, car elles sont les plus vulnérables aux accidents et sont particulièrement exposées à des risques de corruption. Il s’agit de fichiers qui sont régulièrement modifiés et révisés et qui améliorent la productivité des utilisateurs. Compte tenu de l’importance de ces contenus, il est important de tenir compte des points suivants lorsque vous décidez de ce qui doit être sauvegardé.

Où sont stockées les données ?

Dans une plate-forme telle que Microsoft 365, les utilisateurs travaillent généralement dans Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, ou dans d’autres services tels que Planner. Parfois, Dynamics ou Salesforce servent de systèmes de sauvegarde importants des données CRM. Il est essentiel de savoir où se trouvent les principaux emplacements de ces données lorsque vous élaborez des plans de sauvegarde et recherchez des solutions.

Quelle est l’importance de ces données ?

Elle varie d’une entreprise à l’autre. Dans certains cas, toutes les données de collaboration des utilisateurs sont considérées comme importantes, tandis que dans d’autres, elles ne sont que du contenu stocké à un endroit spécifique. L’objectif de cette question est de vous aider à comprendre l’ampleur du contenu qui sera inclus dans les sauvegardes, et l’impact que cela peut avoir sur la capacité de stockage.

À quelle fréquence ces données changent-elles ?

Cette question vous aidera à déterminer la fréquence à laquelle les sauvegardes seront effectuées. La réponse peut varier en fonction des emplacements identifiés mentionnés dans la question précédente, mais sera néanmoins importante pour la définition d’un objectif de point de récupération (RPO) et d’un objectif de temps de récupération (RTO).

Structure

Définissons ce terme ambigu : il s’agit de la structure hiérarchique et des contenants dans lesquels les données sont stockées. Mais alors, si les données elles-mêmes sont prises en charge, pourquoi est-ce important? En cas d’incident à grande échelle, la sauvegarde de la structure et des données permettra d’assurer un processus de restauration transparent et une continuité pour les utilisateurs sans entraîner de changements majeurs.

Pensez à des outils comme OneDrive for Business ou Google Drive. Certains utilisateurs prennent d’infinies précautions lors de la création de l’arborescence de leurs sous-dossiers, et conserver ce mode d’action est une très bonne idée. Enfin, cela les aidera à mieux répondre au point précédent ! Voici quelques exemples de composants structurels :

• Collection de sites
  • Sous-sites
  • Listes / Bibliothèques
  • Dossiers
• Site OneDrive
  • Dossiers
• Teams
  • Canaux
    • Fichiers
    • Conversations
  • Calendrier
    • Tâches

Configurations

Les configurations peuvent inclure les autorisations, les paramètres et d’autres caractéristiques d’un environnement de travail qui permettent de définir son fonctionnement. Lors de la saisie des données et de la structure, les paramètres de configuration peuvent alors être inclus dans le périmètre de la sauvegarde et appliqués au contenu, une fois celui-ci restauré. Ainsi, les administrateurs n’auront pas à se soucier d’apporter des ajustements pour restaurer le statu quo d’un environnement de travail. Et l’impact sera plus important encore sur les utilisateurs invités, qui peuvent encore avoir besoin d’accéder à des contenus qui étaient disponibles avant la survenue de la perte de donnée.

La prise en charge de la restauration des configurations est un facteur de différenciation majeur pour certaines solutions de sauvegarde du fait des différences de fonctionnement entre les services de collaboration. En voici quelques exemples.

Les configurations SharePoint peuvent inclure :

• Le groupe SharePoint et les autorisations uniques
• Le partage externe (autorisations et fonctionnalités associées)
• Différents composants des applications, les conceptions de sites et les modèles de site
• Les paramètres des listes et bibliothèques

Alors que les configurations Microsoft Teams peuvent inclure :

• Les propriétaires et les membres
• Le groupe SharePoint et les autorisations uniques
• L’accès invité et le partage externe
• Les canaux (y compris l’architecture de réseau privé)
• Données du calendrier
• Onglets

L’exemple fourni montre que, bien qu’il puisse y avoir un certain chevauchement entre les données de configuration, les différences sont suffisantes pour qu’il soit utile de comprendre les actions nécessaires à la continuité des opérations.

Conclusion

L’efficacité d’une tâche de sauvegarde se mesure à sa capacité de restauration. Si le processus de restauration est trop compliqué ou mal structuré, il vous empêchera de sauvegarder les données les plus vitales pour votre entreprise. Le processus doit être simple pour les administrateurs comme pour les utilisateurs finaux, et doit tenir compte des aspects les plus importants pour votre entreprise. En résumé, à partir du moment où votre méthode de sauvegarde maintient l’intégrité des données et englobe les données de collaboration, la structure des données et les configurations, vous devriez être parés à toute éventualité !

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