Sauvegarde et récupération des données dans Salesforce
Compte tenu des solutions proposées par Salesforce pour gérer efficacement les données de vos clients et partenaires, il n’est pas étonnant qu’il soit le numéro un de la gestion de la relation client (GRC). Dans ce blog vous trouverez le dernier guide ultime pour votre sauvegarde et récupéreration de données dans Salesforce.
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Toutefois, cette capacité puissante s’accompagne d’une grande responsabilité : sécuriser correctement ces données. Malheureusement, la plupart des fournisseurs de SaaS se concentrent d’abord sur la mise à disposition d’une plateforme performante et confient la sécurité et la gestion des données au client.
Ainsi, lorsque vous déployez votre Salesforce, il vous incombe de gérer, sécuriser et protéger non seulement les données de votre entreprise, mais également celles de vos clients et de vos partenaires. Cette mission vous semble colossale ? C’est le cas.
Dans cet article, nous aiderons les utilisateurs de Salesforce à mieux gérer leurs données Salesforce en leur proposant le guide de sauvegarde et de récupération ultime. Allons-y !
Pourquoi devez-vous sauvegarder vos données ?
Comment pouvons-nous avoir la certitude que nos données sont parfaitement en sécurité si nous ne les sauvegardons pas ? Panne dans un centre de données, coupure d’électricité, catastrophe naturelle, erreur humaine… Voici un aperçu des trop nombreuses causes susceptibles de provoquer une perte de données. La suppression d’un compte, d’un objet ou d’un contact n’est pas à prendre à la légère.
Même si une perte de données peut être qualifiée de mineure ou de majeure, elle présente dans les deux cas des risques pour votre entreprise tant du point de vue commercial que juridique. La sauvegarde de vos données vous met à l’abri de tout cela.
Que faut-il sauvegarder ?
Il est important d’identifier les données de Salesforce qui sont essentielles et doivent être protégées pour pouvoir être récupérées. Un service de sauvegarde efficace doit être en mesure de sécuriser tous vos principaux types de données : Comptes, Contacts, Pistes, Opportunités, Cas et Contrats.
Outre les principaux types de données, il convient également de sauvegarder des enregistrements d’objets, des fichiers et du contenu personnalisés. Pour certaines entreprises, la sauvegarde de ces éléments ne suffit pas car elles possèdent leurs propres configurations, champs, mises en page et métadonnées personnalisés, et ceux-ci doivent également être couverts par la sauvegarde.
Scénarios de perte de données courants dans Salesforce
Vos données Salesforce peuvent être supprimées de nombreuses manières, que cet acte soit intentionnel ou accidentel. Voici les scénarios les plus fréquents rencontrés par les entreprises auxquels il est possible de remédier grâce à une solution de sauvegarde et de récupération tierce. Découvrez les scénarios suivants pour savoir contre quoi vous devez vous protéger :
Erreur de l’utilisateur : il s’agit des erreurs fréquemment commises par les utilisateurs. Parfois, les utilisateurs ignorent pourquoi le fait d’avoir touché certaines données a entraîné leur suppression. Il arrive également que des employés modifient des données avant de quitter une entreprise, ce qui présente un problème plus difficile à résoudre dans la mesure où ces personnes ne font plus partie de l’entreprise et où personne ne sait quelles données elles ont laissées. Il y a même des utilisateurs qui sont persuadés que les éléments supprimés sont conservés dans la corbeille sans en connaître les limites.
Certes, les corbeilles de Salesforce conservent les éléments supprimés, mais ce qu’elles ne conservent pas, c’est l’historique des versions de ces éléments. Si des changements involontaires sont apportés au contenu avant qu’il soit supprimé, comment pensez-vous pouvoir récupérer les données originales ?
Erreur de l’administrateur : à l’inverse du scénario ci-dessus, les erreurs provoquées par les administrateurs entraînent une perte de données plus importante et nécessitent une approche de récupération plus complexe. La plupart de ces erreurs surviennent lors de l’utilisation du chargeur de données, lorsque les administrateurs essaient de mettre à jour, modifier ou effectuer des actions en bloc simultanément, ce qui peut entraîner très facilement une suppression massive des données. Les administrateurs ne sont pas toujours conscients des données qu’ils ont supprimées. Et les administrateurs ne sont pas les seuls à pouvoir utiliser le chargeur de données. Toutes les personnes ayant accès peuvent effectuer des actions comme la suppression de données en masse.
Si un utilisateur avec un haut niveau de permission supprime par exemple 32 000 enregistrements dans le chargeur de données, ces enregistrements supprimés seront conservés dans la corbeille pendant 14 jours maximum. Le seul moyen de les récupérer est de les restaurer depuis la corbeille page par page, ce qui demande beaucoup de temps et d’efforts.
Comment Salesforce protège les données ?
Service de récupération des données
La solution de sauvegarde et de récupération des données native de Salesforce, Data Recovery Service, est une solution de plateforme permettant aux utilisateurs de Salesforce de restaurer leurs données et leurs métadonnées à un moment donné en formulant une demande d’assistance. La fonction d’exportation planifiée des données vous permet de recevoir vos données en cliquant sur un lien envoyé par e-mail valable 48 heures. Si le lien expire, le processus devra être renouvelé.
Malgré l’annonce de son arrêt l’année dernière en raison du nombre limité d’utilisateurs du service et de l’existence de plusieurs solutions tierces, Salesforce est revenu sur sa décision et a sorti une mise à jour pour renforcer la continuité de son service, annonçant également le lancement d’un nouveau système de sauvegarde et de récupération intégré à la plateforme, présenté comme plus performant que le Data Recovery Service.
Autres outils de sauvegarde natifs :
1. Service d’exportation des données : cet outil vous permet de sauvegarder automatiquement ou manuellement vos données (images, documents, pièces jointes et fichiers Chatter) toutes les semaines ou tous les mois. L’inconvénient, c’est que l’exportation des données n’est pas prise en charge par les sandbox et les fichiers sont supprimés 48 heures après la fin de l’exportation. Des délais sont également possibles, notamment en cas de trafic élevé. C’est là que des outils tiers comme Cloud Backup pour Salesforce d’AvePoint peuvent vous être d’une aide précieuse. Avec Cloud Backup, vous pouvez exporter efficacement toutes vos données en quelques minutes, ce qui est très utile, notamment lorsque vous êtes pressé par le temps.
2. Exportation des rapports : cet outil peut être utilisé pour sauvegarder des données ciblées, comme les contacts de campagne ou les enregistrements de prospect, en exportant lesdites données puis en les important dans un autre environnement Salesforce ou dans une application tierce comme Excel. Toutefois, cela reste un processus manuel fastidieux sujet à l’erreur humaine, qui rend l’automatisation encore plus essentielle.
3. API Salesforce : les API Salesforce vous aident à sauvegarder toutes les informations Salesforce grâce à une application externe. Pour une solution encore plus complète, Cloud Backup peut vous aider à protéger et restaurer facilement vos métadonnées et autres configurations personnalisées.
Outils de restauration natifs :
1. Corbeille : restaurez facilement les enregistrements supprimés récupérables comme les comptes parents, les cas et les recherches personnalisées grâce à la corbeille. Les éléments sont conservés pendant 15 jours avant d’être définitivement supprimés. Si vous faites partie des très nombreuses entreprises nécessitant une période de rétention plus longue pour les données supprimées, AvePoint peut vous aider à sauvegarder et conserver vos données aussi longtemps que nécessaire.
2. Assistant Importation de données : l’Assistant Importation de données peut être utilisé pour importer des données pour des objets Salesforce comme les comptes, les pistes, les objets personnalisés, etc.
3. Chargeur de données : pour l’importation ou l’exportation en masse de données, le chargeur de données vous aide à insérer, mettre à jour, supprimer et exporter les enregistrements Salesforce grâce à l’interface d’un Assistant facile à utiliser pour une utilisation interactive et un mappage de champs de glissement-déplacement.
Tandis que la corbeille peut restaurer les données supprimées réversibles pendant un certain temps, l’Assistant Importation de données et le chargeur de données proposent quelques options de restauration des données et visent plus à fournir une option de mise à jour et de modification des données existantes. Cloud Backup pour Salesforce permet, quant à lui, une sauvegarde et une restauration complètes des données sur place et déplacées en masse.
Gérer les métadonnées avec l’API des métadonnées
Comme nous l’avons mentionné plus haut, les métadonnées (enregistrements d’objets personnalisés, configurations et codes) sont tout aussi importantes que vos principaux types de données. Avec l’API des métadonnées, vous pouvez sauvegarder, restaurer, gérer et personnaliser vos métadonnées dans votre environnement Salesforce.
- Déploiement et récupération des métadonnées : déplacez les métadonnées (fichiers XML) entre une entreprise Salesforce et un système de fichiers local en utilisant les commandes déployer () et récupérer ().
- Outil de migration Force.com : cet outil de migration permet de déplacer des métadonnées entre un répertoire local et une entreprise Salesforce.
Limites du service de sauvegarde et de récupération natif de Salesforce
Le service de sauvegarde et de récupération natif de Salesforce peut paraître confus et complexe et il l’est. En plus de cela, du fait de sa capacité limitée à sauvegarder la totalité de vos données, associée au manque de fiabilité de son processus et à son coût élevé, il est déconseillé de l’utiliser seul.
De ce fait, l’utilisation d’une solution tierce s’impose. Une solution de sauvegarde et de récupération efficace doit non seulement être en mesure de protéger entièrement les données et métadonnées importantes, mais elle doit également offrir une fonction de récupération fiable, rapide et conviviale pour restaurer les données en cas de besoin.
Vous avez investi dans Salesforce. Vous devez désormais veiller à la protection de vos données. Commencez votre essai gratuit de Cloud Backup d’AvePoint dès aujourd’hui et bénéficiez d’une solution efficace pour protéger vos données Salesforce.
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Sherian Batallones is a Content Marketing Specialist at AvePoint, covering AvePoint and Microsoft solutions, including SaaS management, governance, backup, and data management. She believes organizations can scale their cloud management, collaboration, and security by finding the right digital transformation technology and partner.
