Comment bien gérer les données cloud dans Microsoft 365 (étude de cas)
Étude de cas : Grammont
Le défi
Lors de la pandémie de COVID-19, de nombreuses organisations ont été contraintes de passer au télétravail. Outre les applications destinées à leurs utilisateurs, elles ont également vu une part croissante de leurs données migrer vers le cloud. Avec Inetum-Realdolmen, Jan de Smet, Responsable TIC auprès de la collectivité territoriale belge de Grammont, a cherché une solution de sauvegarde et de gestion de ces données. « L’offre d’AvePoint est celle qui répond le mieux à nos besoins. »
Avec son équipe TIC, Jan de Smet prend en charge les différents services de la collectivité territoriale de Grammont. Outre la commune de Grammont et l’administration municipale autonome, cette collectivité territoriale comprend également le centre public d’action sociale (OCMW) et la police. « Au cours des dix dernières années, notre infrastructure TIC a considérablement changé », constate Jan De Smet. « Au départ, notre mission consistait essentiellement à consolider et virtualiser nos serveurs dans deux centres de données locaux. En parallèle, nous avons centralisé tous nos logiciels. »
Cependant, ces dernières années, la ville de Grammont s’est également considérablement rapprochée du cloud. « Nous avons par exemple déjà migré un de nos deux centres de données locaux vers le cloud d’Inetum-Realdolmen, l’un de nos partenaires TIC de confiance. Notre objectif final est de déployer tous nos serveurs essentiels à notre activité dans ce cloud. Nous utilisons également Cloud Exchange depuis un certain temps. Nous n’avons donc plus de serveur de messagerie local. »
La solution AvePoint
Au total, Jan De Smet et son équipe prennent en charge près de cinq cents utilisateurs finaux répartis entre les différents services de la collectivité territoriale de Grammont. Pour autant de licences Microsoft 365. « Heureusement, nous avions déployé Office 365 juste avant le début de la pandémie de COVID-19. De ce fait, nous étions bien préparés pour cette situation de crise et nos employés ont tous pu travailler depuis chez eux dès le premier jour grâce à Teams et aux autres services cloud de Microsoft. »
Seules quelques applications bien spécifiques utilisées par les collectivités territoriales ont fait preuve d’une lenteur exceptionnelle lorsqu’elles étaient utilisées avec une connexion VPN. « Nous avons vite trouvé une solution en configurant un environnement RDS (Remote Desktop Services ou Services Bureau à distance) dans Rcloud d’Inetum-Realdolmen. Et grâce au logiciel d’espace de travail virtuel d’Awingu, une autre suggestion d’Inetum-Realdolmen, nos utilisateurs peuvent désormais accéder très facilement aux Services Bureau à distance depuis leurs navigateurs. »
La crise sanitaire a contraint Jan De Smet et son équipe à déployer dans l’organisation des services cloud comme Microsoft Teams et OneDrive plus vite qu’ils ne l’avaient initialement prévu. « Nos utilisateurs n’ont pas eu besoin de conseils approfondis. Une rapide explication a suffi. En réalité, la plupart de nos collègues sont parvenus à utiliser ces outils facilement. Et grâce à cette solution cloud pratique, nos services ont pu continuer à fonctionner tout au long de cette période compliquée. »
Toutefois, l’utilisation de Teams et OneDrive a augmenté très rapidement. « Ceci a entraîné une explosion du nombre de fichiers Teams et OneDrive. Pourtant, nous recevions très peu de demandes d’augmentation de la capacité de nos serveurs de fichiers. Cela ne pouvait signifier qu’une seule chose : les fichiers qui terminaient généralement sur nos serveurs de fichiers étaient désormais dans le cloud grâce à Teams et OneDrive. Et cela a déclenché quelques alarmes de notre côté. »
« Un serveur de fichiers est un environnement contrôlé auquel tout le monde ne peut pas accéder. Le cloud, quant à lui, est beaucoup moins contrôlé. Des contacts externes peuvent par exemple appartenir à une équipe Teams. Un employé disposant des droits d’accès pour un certain dossier sur notre serveur de dossiers pouvait donc partager ce dossier grâce à Teams ou OneDrive avec des utilisateurs n’ayant pas les mêmes droits. De plus, les services cloud comme Microsoft Teams offrent du stockage grâce à OneDrive, mais ils ne proposent pas de sauvegarde. »
Après avoir étudié plusieurs options, AvePoint est apparu comme la meilleure solution. Une fois encore, notre partenaire Inetum-Realdolmen est intervenu. « La plupart des solutions se concentrent uniquement sur la sauvegarde », observe Jan De Smet. « AvePoint va plus loin. » Plus précisément, l’équipe a trouvé chez AvePoint une solution pour sauvegarder l’environnement Microsoft 365 dans son intégralité, avec Office 365, Teams, OneDrive, SharePoint, Exchange, Bookings, etc. « Si quelqu’un supprime par inadvertance un document, un dossier, une messagerie ou une équipe entière, AvePoint nous permet de récupérer facilement cet élément depuis la sauvegarde et de le restaurer. »
Autre avantage, tout aussi important, AvePoint propose également une solution de gouvernance. « Cela nous permet de définir et surveiller des stratégies. Ainsi, nous contrôlons qui peut accéder à quoi, qui peut partager quoi, etc., comme nous le faisions auparavant avec les données stockées sur nos propres serveurs de fichiers. Grâce à cela, l’équipe informatique peut reprendre progressivement le contrôle d’une utilisation en pleine explosion de Teams et OneDrive. « Nous pouvons analyser qui fait quoi et qui devrait avoir quels droits. Une fois que cela a été établi, nous élaborons des stratégies puis nous les appliquons. Ainsi, nous avons la garantie que n’importe qui ne peut pas créer une nouvelle équipe ni partager n’importe quelles données. »
Ce qu’il faut retenir
L’utilisation d’AvePoint a offert à la collectivité territoriale de Grammont une sérénité nécessaire. « La sécurité a toujours été ma plus grande priorité », souligne Jan De Smet. « À l’ère des crypto-verrouilleurs, il est essentiel de disposer d’une stratégie de sauvegarde robuste. En combinant AvePoint et Inetum-Realdolmen, nous avons toujours réussi à avoir une sauvegarde complète et vérifiée de toutes les applications cloud Microsoft que nous utilisons. » Après tout, même à Grammont, les employés de l’autorité territoriale ne prévoient pas de retourner à leur ancien mode de travail de sitôt. « Les applications comme Teams et OneDrive sont là pour de bon », conclut Jan De Smet. « Avec AvePoint, nous pouvons continuer à les utiliser tout en garantissant une sécurité totale. »
Grammont
La municipalité de Grammont est nichée dans la vallée de la Dendre au cœur des Ardennes flamandes, une région vallonnée située au sud de la province belge de Flandre-Orientale. Elle comprend la commune de Grammont ainsi que plusieurs petites villes alentours.
Cliquez ici (en anglais) pour lire l’étude de cas dans son intégralité !
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Kayla Haskins is a Content Marketing Manager at AvePoint, writing about all things cloud collaboration – including Power Platform, Microsoft 365, Google Workspace, and Salesforce. An advocate of operational governance and process automation, Kayla creates content that helps businesses manage technology to drive efficiencies in the modern workplace and make work/life balance a reality.
