Les 6 nouvelles et futures fonctionnalités de partage dans Microsoft 365

Microsoft 365 est un gigantesque univers collaboratif qui est plus essentiel que jamais avec le passage, tous secteurs d’activités confondus, au travail virtuel et hybride. Vous pouvez participer à des conversations et passer des appels dans Microsoft Teams, faire des annonces en cascade et créer des discussions dans Yammer, échanger des messages électroniques dans Outlook et créer le site hub de votre équipe dans SharePoint. Outre les conversations, les discussions et les échanges de messages, l’une des pratiques collaboratives fondamentales de Microsoft 365 est le partage de données. Dans cet article, nous passerons en revue les différentes fonctionnalités de partage et leurs améliorations ainsi que la manière dont elles facilitent l’expérience de partage.

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Microsoft 365 permet de partager du contenu de deux manières : en interne et en externe (en anglais). Les utilisateurs peuvent partager des fichiers, des documents, des médias et d’autres types de données.

Bien que les paramètres de partage soient déjà incroyables, Microsoft n’a de cesse d’améliorer cette fonctionnalité en s’appuyant sur les remarques et suggestions de ses utilisateurs. L’objectif de ces améliorations est de répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs en leur permettant de collaborer plus efficacement et plus facilement au sein des organisations.

Quels sont les points à améliorer ?

En s’appuyant sur les commentaires des utilisateurs, la recherche et l’étude de données, Microsoft a décidé de se concentrer sur les domaines clés suivants dont les fonctionnalités de partage doivent être mises à jour ou améliorées :

• capacité à modifier plus facilement les autorisations des liens pour lire, commenter et modifier ;
• partage externe transparent ;
• aperçu rapide de l’accès partagé fourni.

La feuille de route de Microsoft comprend des mises à jour incrémentielles afin de répondre aux besoins dans chaque version, en offrant une collaboration plus complète et efficace grâce au partage. Voici un aperçu des mises à jour qui sont sorties récemment ou qui sortiront d’ici la fin de l’année.

1. Autorisations rapides

Vous devriez pouvoir facilement donner accès à un fichier à l’intérieur ou à l’extérieur de votre réseau. Auparavant, vous deviez cliquer sur différents boutons pour définir les autorisations. Avec cette nouvelle mise à jour, le partage est plus facile. Lorsque vous cliquez sur l’icône Partager, vous n’avez plus besoin d’aller dans les paramètres du lien pour sélectionner le niveau d’autorisation souhaité. En effet, une nouvelle fonctionnalité a été placée juste à côté du nom du destinataire. Dans le menu déroulant, vous avez le choix entre « Peut modifier » pour donner un accès complet et « Peut afficher » pour un accès en lecture seule. Cette fonction est désormais disponible dès l’écriture.

2. Paramètres des liens

Les paramètres des liens possèdent un nouveau point d’entrée et sont plus faciles à localiser. Ils sont également inclus dans un menu déroulant et peuvent être utilisés pour personnaliser les types de liens et les autorisations de partage.

3. Copie des liens

Sur la page des paramètres des liens, vous avez accès à un lien partageable généré automatiquement. Cela se compliquait lorsque vous deviez modifier les autorisations d’un lien. Au lieu de demander aux utilisateurs de créer un nouveau lien (un processus fastidieux et pas des plus conviviaux), Microsoft a revu le flux de travail.

Le bouton « Copier le lien » est désormais accompagné d’une autre option pour définir les autorisations. Si vous avez besoin de modifier les autorisations d’un lien, vous pouvez le faire directement à partir du lien créé sans avoir besoin d’en générer un nouveau. Cette nouvelle fonction sera disponible à partir de novembre 2021.

4. Voir avec qui un contenu a été partagé

Cette fonction a été déployée de manière générale. La nouvelle section « Partagé avec » vous permet de voir rapidement la liste des utilisateurs qui ont eu accès à vos fichiers grâce à des icônes de l’utilisateur. Désormais, vous pouvez savoir rapidement qui a accédé à votre fichier sans avoir à changer de page. Lorsque vous cliquez sur la section « Partagé avec », vous êtes redirigés vers une autre page appelée « Gérer l’accès ».

5. Page Gérer l’accès

Comme nous venons de le voir, lorsque vous sélectionnez la liste des personnes ayant des droits d’accès, la page Gérer l’accès s’affiche. Vous y trouverez d’autres options et configurations à définir concernant les autorisations comme :

• Personnes: liste de tous les utilisateurs qui ont accès ;
• Groupes: liste de tous les groupes qui ont accès ;
• Liens: aperçu de la manière dont les autorisations ont été partagées avec d’autres applications comme Microsoft Teams, SharePoint et OneDrive.

De plus, les autorisations individuelles peuvent être consultées et mises à jour depuis la page affichée dans le gif ci-dessous. La page Gérer l’accès sera déployée en novembre 2021.

6. Liste déroulante du menu Partager

Pour terminer, parlons du nouveau menu Partager. Actuellement, le bouton Partager est un bouton cliquable qui vous dirige vers la page de partage. Dorénavant, une liste déroulante vous permettra d’accéder rapidement aux options de partage comme Envoyer le lien par courrier électronique, Copier le lien, Partager dans Teams et la page Gérer l’accès. Cette mise à jour sera déployée en novembre 2021.

Grâce à ces mises à jour, le partage de fichiers et de documents n’a jamais été aussi simple. Certaines de ces fonctionnalités sont déjà disponibles, tandis que d’autres seront déployées d’ici la fin de l’année. Quelles qu’elles soient, elles permettront toutes de bénéficier d’une collaboration plus dynamique et efficace grâce au partage. Dites-nous en commentaire quelles sont les mises à jour qui vous intéressent le plus !

Remarque : toutes les dates de sortie mentionnées s’appuient sur la feuille de route officielle de Microsoft.

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