Pourquoi la gestion de l’intégrité est essentielle en matière de gestion de l’information
La semaine dernière, j’ai eu le plaisir de rencontrer en personne des collègues spécialisés en gestion de l’information pour la première fois depuis… comment mesure-t-on une année de pandémie ?
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Réunis dans la magnifique ville de Denver à l’occasion de l’AIIM Conference, nous n’avons pas pu nous empêcher de réfléchir à l’incroyable transformation numérique de ces dernières années et aux répercussions que cela a eues sur la gestion de l’information. Tandis que les plus grands experts en la matière nous faisaient part de leurs points de vue et de leurs pratiques pour s’adapter à ce changement, je me suis dit qu’il était important de ne pas perdre de vue l’enjeu. Voici ce que je leur ai dit.
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Quand mon fils était bébé, il a fait plusieurs séjours à l’hôpital. Un jour, il ne pouvait plus respirer. Nous nous sommes précipités à l’hôpital et là, on nous a dit : « Attendez, on ne peut pas le soigner tant qu’on n’a pas reçu son dossier de l’autre hôpital ». C’est la réalité, la mise en place de soins vitaux dépendait d’un dossier papier qu’un hôpital devait faxer à un autre. Ne vous méprenez pas, cela ne remonte pas aux années 1980, mais à cinq ans en arrière.
Si je n’avais pas conscience de l’importance de la gestion de l’information avant cette nuit-là, ce n’est certainement plus le cas depuis.
Je pense que nous sommes tous d’accord sur le fait que les données et les informations sont essentielles. Alors, pourquoi ne pas accorder la même importance à la gestion de ces informations ? Les ramifications d’une mauvaise gestion de l’information peuvent aller d’une mise en danger de la vie d’autrui à un procès.
Il y a quelques années, je me suis retrouvé à faire un road-trip au Royaume-Uni, avec la radio pour seule compagnie. La station d’information publique diffusait un reportage sur le scandale du sang contaminé au Royaume-Uni, au cours duquel le pays avait importé du sang destiné à un usage médical qui n’avait pas été correctement testé.
De nombreuses années plus tard, après avoir contracté de graves maladies, les victimes et leurs avocats demandaient à avoir accès aux dossiers pour savoir comment les décisions qui avaient mené à cette tragédie avaient été prises. Cependant, les organisations gouvernementales étaient dans l’incapacité de produire la plupart de ces dossiers. Les victimes et leurs avocats parlaient de tentatives de dissimulation, notamment dans l’entretien que j’étais en train d’écouter. Alors que je continuais de rouler, j’ai compris. Il ne s’agissait pas de dissimulation mais d’incompétence et de mauvaise gestion d’informations précieuses.
Il est important de pouvoir tracer ses informations.
Que peuvent donc faire les gestionnaires de l’information pour s’assurer que des processus de gestion du cycle de vie de l’information fiables sont mis en place ? Des audits, des audits, encore des audits. Les traces d’audit vous permettent de prouver avec exactitude ce qui s’est passé au niveau de la gestion de vos informations. En d’autres termes, elles sont aussi importantes que les informations elles-mêmes. Les traces d’audit doivent être conservées aussi longtemps que les enregistrements afin de pouvoir consulter l’historique des informations.
En soi, il n’y a rien de mauvais à supprimer des informations. Au contraire, la suppression des informations devenues inutiles est une bonne chose ! Cependant, cette suppression doit se faire de manière défendable. Votre programme de destruction défendable sera sûrement différent de celui de votre voisine et devra être adapté à vos besoins, mais il devrait comprendre un ou plusieurs des éléments suivants :
- conservation de la trace d’audit des actions de suppression,
- examen manuel et acceptation et supervision du propriétaire de l’entreprise,
- métadonnées témoins pour prouver l’existence des dossiers,
- certificats de destruction pour montrer ce qui a été supprimé lors d’une action,
- capture des catégories de suppression pour montrer que la suppression était autorisée par des règles internes ou externes.
Il est important d’intégrer certains de ces éléments pour élaborer un programme de destruction défendable et pouvoir ainsi prouver l’intégrité de vos informations.
Comment préserver l’intégrité des informations dans le temps ?
- Dites-le. Dites précisément aux utilisateurs ce que nous allons faire. Criez-le sur les toits. Publiez des stratégies de conservation et de suppression sur votre site Web. Non seulement cette transparence vous aidera pour les demandes d’accès aux informations, mais elle sera un gage de clarté auprès du grand public et des organes de réglementation.
- Faites-le. Je vois beaucoup d’organisations qui ne disposent pas de processus de suppression standard. Il convient de mettre en place la conclusion du cycle de vie. Les enregistrements et les informations doivent absolument être supprimés le moment venu. Ces processus ne sont cependant pas faits pour être gravés dans le marbre. Ils doivent être mis à jour, révisés et modifiés le cas échéant. La gestion des informations doit être fluide et évoluer au gré de la modification de notre environnement.
- Prouvez-le.Je l’ai déjà dit et je le répète : des audits, des audits, encore des audits. Si nous avons ces processus de suppression défendables, ce n’est pas sans raison. Il est tout aussi crucial de conserver des informations importantes qui doivent être conservées, à savoir des informations à haut risque qui pourront, dans certains cas, revêtir une importance nationale. Il n’est pas nécessaire de tout supprimer, mais vous devez tout examiner en matière de risque et de valeur.
Je terminerai sur ce point, il n’existe pas de gestion de l’information universelle. Pour faire simple, nous devons nous efforcer d’améliorer les choses.
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Alyssa Blackburn is the Director of Records & Information Strategy at AvePoint, where she helps organisations achieve business value from their information. In her role, Alyssa provides records and information consulting services as well as system implementations, allowing customers to optimise the structure of their information to maximize business benefits while meeting data governance and compliance objectives. With 20 years of experience in the information management industry, Alyssa has worked with both public and private sector organisations to deliver guidance for information management success in the digital age. She is responsible for the development of AvePoint’s information management solution, and has been involved with implementing our records management solution with government agencies and commercial clients. Alyssa is actively involved in the information management industry and has spoken at a number of events including at Inforum 2016 in Perth. She has been published in the RIMPA IQ magazine and recently won the 2016 award article of the year for the RIMPA IQ magazine for her article titled, "Why you need to think differently about information management."
