Comment créer un espace de travail hybride grâce à la transformation de l’organisation
Une enquête mondiale de 2016 menée par Oxford Economics et sponsorisée par SAP a montré que trois entreprises sur quatre (74 %) parmi les mieux gérées facilitent la collaboration dans l’espace de travail. Intitulée « Réussir la collaboration », l’étude s’est penchée sur les traits de collaboration de 4 100 cadres et employés de certaines des organisations les plus averties en matière de numérique.
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L’étude a montré que les entreprises les plus performantes au monde présentent des caractéristiques de collaboration distinctes :
- Ces entreprises estiment que le travail d’équipe commence au sommet de la hiérarchie. Elles considèrent les dirigeants comme des facilitateurs de la collaboration et des participants actifs aux programmes qu’ils lancent. Les trois quarts (74 %) des entreprises les plus performantes s’efforcent d’améliorer leurs compétences en matière de collaboration.
- Ils sont prêts à investir dans une culture de collaboration. Ces dirigeants sont nettement plus susceptibles (à hauteur de 20 %) de considérer que la prise de décision est répartie dans l’ensemble de l’organisation et de consacrer une partie de leur temps à contribuer à la réussite des initiatives de collaboration.
- Ils exploitent activement les plateformes de collaboration. Les dirigeants sont des participants visibles au sein de leurs communautés de collaboration et ils ne se contentent pas de lancer des paroles en l’air. Plus des deux tiers (68 %) utilisent les plateformes de collaboration pour évaluer les souhaits et les besoins de leurs employés.
- Ils considèrent la collaboration comme un avantage pour les employés. Selon les résultats de l’enquête, 62 % des salariés satisfaits pensent que leur responsable est compétent en matière de collaboration, contre 36 % des salariés insatisfaits. Par ailleurs, les entreprises qui placent la collaboration au centre de leur culture d’entreprise en reconnaissent rapidement les avantages. 60 % des employés très satisfaits indiquent que leur organisation fournit des technologies pour faciliter la collaboration, contre seulement 32 % des employés insatisfaits.
Tout cela signifie que les chefs d’entreprise qui ont réussi à collaborer avec le plus de succès font tout leur possible pour en faire une priorité et leurs employés les apprécient pour cela. Ce sont ces mêmes entreprises qui savent comment agir et exploiter la puissance d’un espace de travail hybride pour rendre la collaboration aussi transparente que possible. Si vous souhaitez tirer le meilleur parti de Microsoft 365 mais que vous n’avez pas encore une grande marge de manœuvre, il est temps de prendre le taureau par les cornes et de commencer à transformer votre organisation de fond en comble.
Éléments de la transformation d’un espace de travail hybride
Alors que de plus en plus d’organisations migrent vers le cloud et adoptent des stratégies formelles de l’espace de travail numérique, il est de plus en plus nécessaire de disposer de dirigeants qui non seulement comprennent la valeur de la collaboration mais qui se concentrent également sur le succès global de ces initiatives de collaboration. Le défi pour la plupart des entreprises est de trouver un équilibre entre la flexibilité et le contrôle.
La mise en place d’une stratégie pour une plateforme technologique en évolution rapide comme Microsoft 365 ne doit représenter qu’une partie de votre plan. Votre stratégie doit inclure des détails sur la manière de mieux aligner votre technologie sur vos processus métier, sur la manière dont les équipes accéderont à la plateforme et l’utiliseront, sur les cycles de vie des types de contenu critiques et sur la manière dont ils sont stockés à mesure que votre volume de contenu augmente ainsi que d’autres considérations. Vous devrez mettre en place des stratégies de gouvernance ainsi que les outils et les processus appropriés pour gérer les changements attendus (et inattendus).
Les transformations réussies de l’espace de travail hybride passent généralement par une série de petites victoires ou d’activités pilotes, qui peuvent être étendues au fur et à mesure que les étapes sont atteintes et que votre équipe de direction est convaincue de la valeur commerciale de la transformation.
Vos plans doivent également tenir compte de toutes les fonctionnalités et capacités que Microsoft met régulièrement à disposition. En plus de ces offres Microsoft, les utilisateurs finaux demandent également une assistance informatique pour des solutions et des services tiers, dont la plupart peuvent être achetés et intégrés avec d’autres applications d’entreprise qui ne relèvent pas de la compétence de votre équipe informatique. Il y a beaucoup à considérer.
La culture est le moteur du changement
Les organisations reconnaissant désormais plus largement la collaboration comme une nécessité commerciale, les parties prenantes vont au-delà des simples mesures d’adoption (comme le nombre d’utilisateurs qui se connectent chaque mois à la suite Microsoft) et s’intéressent de plus près à la manière dont leurs équipes utilisent la plateforme.
Le principal moteur de l’espace de travail numérique n’est pas l’attrait de ces nouveaux modèles, mais plutôt la tentative d’optimiser les charges de travail de l’entreprise et de résoudre le problème d’adoption par l’utilisateur final causé par la lenteur frustrante du mouvement vers le cloud.
Ce qui nous ramène à votre culture.
Si votre organisation a toujours été lente à répondre aux demandes des utilisateurs finaux dans SharePoint, qu’il s’agisse d’améliorations de la recherche ou du déploiement rapide de nouvelles structures de sites pour répondre aux besoins croissants de l’entreprise, les utilisateurs chercheront les réponses ailleurs. Le fait d’être proactif dans l’analyse de l’utilisation de Microsoft 365 et d’être agile dans l’apport des ajustements nécessaires ne peut que profiter aux employés et aux résultats de l’organisation.
Bien que cette poussée des utilisateurs finaux vers les dernières solutions de productivité axées sur le consommateur puisse sembler accélérer l’évolution de votre organisation vers un espace de travail numérique, c’est en réalité le contraire qui se produit. Sans le soutien de l’informatique et de la direction, toute défaillance ou violation sera fortement amplifiée et fera dérailler le processus. Tout le monde doit s’engager et être en phase pour qu’une transformation hybride soit réussie.
Dans une certaine mesure, l’essor de la collaboration est davantage lié à l’échec des pratiques de gouvernance et de gestion du changement ainsi qu’au mauvais alignement d’une stratégie sur les principaux processus métier de l’entreprise, qu’à l’amélioration des fonctionnalités.
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An Office Apps & Services MVP and Microsoft Regional Director, Christian Buckley is an internationally recognized author and speaker and runs the community-focused CollabTalk blog, podcast, and tweetjam series.
