Qu’est-ce que OneDrive Entreprise et pourquoi l’utiliser ?

OneDrive Entreprise (ODFB) est la réponse de Microsoft à la demande d’espaces de stockage personnels dans le cloud. Cela fait déjà plusieurs décennies que Microsoft travaille, sous une forme ou une autre, sur ce modèle de stockage hébergé, et la plupart des fonctionnalités de OneDrive, qui étaient à l’époque très en avance sur leur temps, sont aujourd’hui la norme en matière de stockage dans le cloud et d’espaces collaboratifs.

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OneDrive Entreprise est une solution distincte de « OneDrive » car elle comporte beaucoup plus de fonctionnalités dérivées de celles qu’offrent les versions d’Office 365 pour les entreprises. La version de « OneDrive » qui est disponible via une licence personnelle ou une licence « Famille » d’Office 365 possède de nombreuses capacités, mais n’offre pas le même degré de contrôle organisationnel en termes de sécurité de l’environnement de travail, d’automatisation et d’intégration.

Si vous souhaitez disposer de ces fonctionnalités pour vos dossiers personnels (certaines personnes s’en servent beaucoup : il est très appréciable d’automatiser le suivi de ses comptes bancaires ou de son planning de tâches ménagères), vous pouvez simplement acheter une licence Office 365 pour les entreprises, souvent pour quelques euros de plus que la licence Famille, selon les options que vous choisirez.

Les fonctionnalités disponibles via OneDrive Entreprise en font un outil de collaboration idéal pour les utilisateurs professionnels, à fortiori lorsqu’elles sont intégrées aux autres applications d’Office 365.

Un stockage personnel dans le cloud pour faciliter la collaboration entre les employés

La vraie force de OneDrive Entreprise est qu’il offre aux employés un espace pour stocker les fichiers et travailler sur des documents accessible partout dans le monde. Les utilisateurs peuvent créer des documents au sein de leur espace OneDrive, ou télécharger des documents et des fichiers en disposant d’une multitude d’outils pour organiser leurs contenus personnels.

L’un des principaux avantages de OneDrive Entreprise est qu’il permet aux utilisateurs d’interagir facilement avec des fichiers MS Office. Les professionnels qui utilisent OneDrive Entreprise bénéficient de toutes les fonctionnalités de PowerPoint, Word, Excel et d’autres applications d’Office 365 qui interagissent avec lui, en toute transparence et via différents canaux.

Partage de fichiers et gestion de la sécurité

OneDrive Entreprise permet aux utilisateurs de partager des informations en toute sécurité et de contrôler les niveaux de sécurité en accès direct ou via des liens pour modifier ou consulter des fichiers. Ils peuvent également le faire au niveau des dossiers dans OneDrive, pour permettre l’accès à un ensemble de fichiers ou de dossiers stockés dans le lecteur.

Cette possibilité facilite grandement la collaboration sur des projets ou la finalisation de documents avant leur publication dans des espaces plus visibles d’Office 365, comme des sites SharePoint ou Microsoft Teams. Ce partage peut également s’effectuer à partir des applications Office, sans avoir à naviguer vers une autre interface, ce qui se traduit par une expérience collaborative encore plus transparente.

Les entités chargées de la gestion d’Office 365 peuvent déterminer si des informations peuvent être partagées à l’extérieur, et les autorisations et les propriétés des fichiers stockés dans OneDrive Entreprise peuvent également être gérées. Avec certaines licences, les entreprises peuvent obtenir des rapports et gérer la sécurité en fonction de la présence ou de l’absence de contenus sensibles dans les documents des utilisateurs.

OneDrive est doté d’une application pour appareils mobiles

OneDrive Entreprise peut être installé sur des appareils mobiles Android ou Apple ou sur un ordinateur portable et synchronisé avec eux, et son utilisation est on ne peut plus simple. Certaines licences permettent des contrôles organisationnels : les appareils peuvent ainsi accéder aux informations de OneDrive Entreprise, et les adresses IP et les utilisateurs du domaine peuvent se connecter à leurs comptes OneDrive Entreprise.

OneDrive Entreprise s’intègre à Microsoft Teams, Exchange Email et SharePoint

Les espaces personnels de « chat » de Microsoft Teams, qui permettent des conversations permanentes par chat avec un ou plusieurs utilisateurs, utilisent OneDrive Entreprise pour permettre à ces utilisateurs de partager des fichiers. Quand vous téléchargez un fichier sur Teams, il se télécharge en réalité dans OneDrive Entreprise et est automatiquement partagé avec les autres utilisateurs qui participent à votre chat.

De même, si vous téléchargez un document envoyé en pièce jointe d’un e-mail, ce document peut être téléchargé sur votre OneDrive et partagé via un lien contenu dans l’e-mail pour éviter la création de doublons du document.

Il est également possible de déplacer ou de copier des documents dans plusieurs emplacements d’Office 365 depuis l’interface de OneDrive Entreprise. Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous partagez des fichiers avec des sites SharePoint, Teams ou Groups répartis dans toute l’entreprise.

Versionnage et gestion des sauvegardes et de la corbeille

Microsoft a été l’une des premières entreprises à proposer des fonctions de « versionnage » de documents, qui permettent aux utilisateurs de revenir en arrière et de restaurer les versions antérieures de leurs documents Office stockés dans SharePoint, Office 365 ou OneDrive Entreprise. Les utilisateurs peuvent revenir par défaut aux 500 dernières versions d’un document, ce qui leur permet notamment de « remonter le temps » pour récupérer n’importe quel document personnel pendant 90 jours, voire davantage.

Microsoft permet aux utilisateurs de One Drive for Business de bénéficier d’une sauvegarde de 30 jours de leurs données, en exploitant la fonctionnalité de versionnage pour faire revenir tous les fichiers stockés dans le lecteur à un instant antérieur donné.

Le versionnage ne permet pas à l’utilisateur de restaurer les documents qui ont été supprimés, mais la fonction corbeille permet aux documents « supprimés » par l’utilisateur d’être restaurés tels qu’ils étaient à un instant T pendant une période pouvant atteindre 90 jours.

Synchronisation de fichiers

L’application OneDrive Entreprise pour Mac et PC permet de synchroniser des fichiers sur l’ordinateur d’un utilisateur. Vous pouvez ainsi obtenir une copie sur votre ordinateur pour l’édition hors ligne et une copie dans le cloud pour une disponibilité accrue et un accès facilité lors de vos déplacements. Depuis peu, Microsoft a ajouté une nouvelle fonctionnalité : un PC peut synchroniser les fichiers stockés dans OneDrive Entreprise avec le bureau d’un utilisateur sans copier les fichiers, permettant ainsi une expérience de création synchronisée en direct dans le cloud depuis l’appareil de l’utilisateur, sans avoir à se soucier de la synchronisation des fichiers. L’application OneDrive Entreprise permet également la synchronisation des documents stockés dans des sites SharePoint, ce qui en fait un outil encore plus puissant pour la collaboration dans l’entreprise.

Que ce soit sur votre propre ordinateur ou depuis l’application cloud accessible via le navigateur, vous pouvez modifier des fichiers dans le cloud à partir des applications d’Office 365 sur Mac ou PC.

Co-rédaction

Cette fonction d’édition en direct peut être utilisée simultanément par plusieurs utilisateurs. Vous pouvez voir les modifications effectuées par un utilisateur lorsque vous travaillez ensemble sur des documents.

Forfaits et tarifs OneDrive

La tarification de OneDrive est établie selon les besoins de l’entreprise et de ses utilisateurs. Les forfaits OneDrive existent en version personnelle ou en version entreprise, afin de répondre au mieux aux attentes de chacun.

Forfaits individuels

• OneDrive Basic : ce forfait est proposé gratuitement aux utilisateurs. Il offre un espace de stockage de 5 GB et est limité à un seul utilisateur.
• OneDrive 50 GB : ce forfait revient à 2 euros par mois, mais offre 10 fois plus d’espace de stockage. Il est également limité à un seul utilisateur.
• OneDrive Office 365 Personnel : ce forfait revient à 7 euros par mois et offre aux utilisateurs 1 To d’espace de stockage. Il est également limité à un seul utilisateur.
• OneDrive Office 365 Famille : c’est le seul forfait qui permet jusqu’à 5 utilisateurs maximum et offre 5 To de stockage pour un coût de 10 euros par mois.

Forfaits OneDrive Entreprise

• OneDrive Entreprise Plan 1 : l’entreprise dispose d’1 To de stockage par utilisateur pour 50,40 € par an.
• OneDrive Entreprise Plan 2 : pour un coût annuel de 100,80 euros par personne, les entreprises peuvent inclure un nombre illimité d’utilisateurs et disposent d’une capacité de stockage illimitée.
• OneDrive Business Premium : pour un coût annuel de 126 € par personne, l’entreprise bénéficie d’1 To de stockage et de nombreuses fonctionnalités supplémentaires (Intranet Sharepoint, adresses de courrier personnalisées, hébergement des réunions par vidéoconférence HD illimitée, possibilité d’inclure jusqu’à 300 utilisateurs, etc.) Pour en savoir plus : https://products.office.com/fr-fr/onedrive-for-business/compare-onedrive-for-business-plans

OneDrive est régulièrement enrichi de nouvelles fonctionnalités…

De nouvelles fonctionnalités sont régulièrement ajoutées, et ces fonctionnalités sont de plus en plus complexes et performantes. La transcription audio a été ajoutée à OneDrive Entreprise cette année, ainsi que la possibilité de rechercher du texte dans les fichiers d’images hébergés dans OneDrive. D’autres intégrations à des applis comme Microsoft Teams et connexions à des applis tierces comme Google Drive, Box et DropBox en font une solution puissante et polyvalente pour la collaboration entre les différents services de l’entreprise, aujourd’hui et dans les années à venir.

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