Cinq conseils pour optimiser votre investissement dans Microsoft Teams

Plus de 250 millions de personnes utilisent Microsoft Teams chaque mois. Ce chiffre, annoncé fin juillet, a presque triplé depuis avril 2020, lorsque les chefs d’entreprises cherchaient désespérément des solutions pour avoir des employés connectés et engagés malgré la distance au début de la pandémie.

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Si vous lisez cet article, c’est que vous êtes probablement l’un d’entre eux.

À présent, posez-vous la question suivante : avez-vous fait un point récemment ?

Teams a vraiment le pouvoir de changer la donne en matière de collaboration sur le lieu de travail, mais il ne faut pas se dire : « c’est fait, n’en parlons plus ». Les responsables et décisionnaires informatiques doivent regarder au-delà du déploiement initial. Ils doivent comprendre comment les employés utilisent Teams et connaître les obstacles ou les habitudes susceptibles d’empêcher une utilisation plus large des nombreuses fonctionnalités de la plateforme.

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J’ai récemment fait des découvertes importantes grâce au 2021 Microsoft Teams Benchmarking Report. Publié par SWOOP Analytics, ce rapport a étudié près de 100 000 équipes Microsoft Teams réparties dans 33 organisations sur une période de trois mois.

Cette étude a tout examiné, des comportements et attitudes courants au partage de bonnes pratiques. Malgré les très nombreux exemples de réussite du travail en équipe, beaucoup de fonctionnalités sont largement sous-utilisées.

Un chiffre résume tout : 97 % des organisations n’exploitent pas tout le potentiel de Teams.

Ce rapport m’a amené à réfléchir sur certaines de ses conclusions et à expliquer pourquoi ces considérations sont essentielles pour toutes les entreprises qui utilisent Teams :

1. Microsoft Teams n’est pas une simple application de téléphonie

Alors que beaucoup d’entre nous continuent à travailler chez eux, il est facile de comprendre que les appels audio et vidéo restent un mode de vie. Cette pratique est mentionnée dans l’étude SWOOP, qui a observé que la plupart des personnes interrogées utilisent Teams uniquement pour la téléphonie (conversations, appels et réunions).

Mais, comme l’observent les auteurs de l’étude, ils ne font ainsi qu’effleurer la surface.

Il y a de très nombreuses manières de collaborer dans Teams, parmi lesquelles : le partage de fichiers, les canaux (des sections dédiées pour organiser les conversations par thèmes, projets ou disciplines), les applications principales et tierces, les webinaires et la prise de notes. Ces actions peuvent réduire ou améliorer les réunions et permettent de fournir efficacement des informations critiques.

Toutefois, ce changement de culture ne figure pas parmi les priorités des organisations qui débutent avec Teams. Le rapport a observé que seulement 30 % des personnes interrogées sont actives sur les canaux Teams, un chiffre qui descend à 11 % lorsque l’on exclut les sociétés de conseil.

C’est pour cela que j’encourage les entreprises à désigner de « super utilisateurs » internes et à obtenir l’engagement des cadres, entre autres stratégies pour favoriser l’adoption de Teams. Vous pouvez également accélérer le processus en migrant vos autres outils SaaS (comme Box et Slack) dans Microsoft 365. Le fait de conserver ces autres services crée de la confusion et décourage l’utilisation de Teams.

L’adoption d’une politique de gouvernance dans Teams rend également l’expérience plus simple et plus sécurisée pour tout le monde (je reviendrai sur ce point).

2. Organiser des conversations et des réunions sur les canaux Teams

Le rapport SWOOP a observé que la plupart des communications basées sur des conversations ou des appels dans Teams (98 %) se font entre deux personnes. Par ailleurs, il y a en moyenne 28 fois plus de messages de conversation envoyés que de messages sur les autres canaux.

Les conversations sont rapides et pratiques, mais elles fragmentent les connaissances institutionnelles. Elles peuvent également créer une surcharge de travail (envoi de messages à plusieurs personnes séparément pour une tâche partagée par exemple) ou exclure des intervenants clés de la boucle.

EN SAVOIR PLUS : Quand créer une équipe et quand créer un canal dans Microsoft Teams ?

Les auteurs du rapport SWOOP recommandent de réserver la fonction de discussion de Teams à des fins personnelles et d’utiliser les canaux pour les discussions liées au travail. Vous aurez ainsi la garantie que toutes les parties concernées et que l’ensemble des conversations et fichiers importants sont connectés. (Teams propose des canaux publics et privés, ce qui permet de restreindre l’accès aux sujets sensibles.)

Sans grande surprise, SWOOP conseille également d’organiser les réunions sur les canaux, dans la mesure du possible, afin de garantir le contexte, la continuité et une action collective. Le fait d’avoir un dialogue solide en temps réel sur les canaux permet un engagement et une préparation de tous les collaborateurs, ce qui est essentiel alors que les organisations de travail hybrides semblent vouées à perdurer.

3. Identifier les équipes inactives (et les supprimer si nécessaire)

Créer une équipe est un jeu d’enfant. Mais cette simplicité peut engendrer un excès d’équipes sous-utilisées ou inactives, notamment après l’achèvement d’un projet. Résultat : une prolifération de contenu pouvant prêter à confusion, voire de doublons, ou l’impression qu’une tornade a ravagé votre écran d’ordinateur.

En effet, parmi toutes les équipes analysées dans le cadre de l’étude SWOOP, seule une équipe sur quatre enregistrait une activité et moins de 3 % d’entre elles avaient des niveaux d’interaction pertinents.

Les équipes dormantes ou redondantes ne se contentent pas de poser des problèmes de ménage numérique. Elles présentent également des risques pour la sécurité. Des invités externes peuvent par exemple continuer à avoir accès aux ressources de l’entreprise ou du contenu sensible peut être accidentellement supprimé.

C’est pourquoi il est essentiel de définir des « guides » de gouvernance dans Teams qui encouragent une utilisation optimale dans votre écosystème. Qui peut créer une équipe et pourquoi ? Quelles applications et quels services les utilisateurs peuvent-ils ajouter ? Y a-t-il un plan pour gérer le cycle de vie du contenu et des espaces de travail lorsqu’un projet est terminé (ou après le départ d’un employé) ?

Une solution tierce comme Cloud Governance d’AvePoint peut répondre à ces questions et bien d’autres afin de promouvoir une expérience Teams sécurisée et rationalisée pour les utilisateurs.

4. Des équipes de petite taille, adaptées à la tâche

Imaginez que vous êtes à une soirée ou à un événement de réseautage de grande ampleur. Vous n’auriez pas une conversation avec tout le monde, n’est-ce pas ? Il en va de même lorsque vous créez une équipe. Le rapport SWOOP a conclu que la taille idéale d’une équipe est de 10 personnes.

Pourquoi ? Plus le groupe est grand, plus il est difficile à gérer au moment de déléguer un projet ou de gérer un comité, ce qui entraîne des ruptures de communication et une certaine passivité. De la même manière, si la plupart des membres d’un canal ne participent pas, l’exécution d’une tâche, même petite, devient vite fastidieuse. Une personne peut se retrouver face à un barrage de messages inutiles ou, en cas de désengagement, négliger une action.

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Cependant, parmi les 100 000 équipes examinées par SWOOP, la taille moyenne d’une équipe était de 49,07 personnes (un chiffre qui descend à 24,73 personnes pour les équipes « actives »).

Les discussions des grands groupes sont souvent mieux adaptées à Yammer, un réseau social intégré aux éditions Entreprise de Microsoft 365. Yammer a été conçu pour permettre aux utilisateurs de poser des questions et de trouver des réponses ou d’accéder aux connaissances de toute une organisation.

Voici comment une entreprise mentionnée dans l’étude SWOOP fait son choix : si un groupe a besoin de plus de deux grandes pizzas pour se nourrir, sa discussion passe de Teams à Yammer.

5. Faire de la sécurité et de la sauvegarde de Microsoft Teams une priorité

Malgré une utilisation inégale de Teams parmi les personnes interrogées, l’adoption globale augmente. Tout comme l’enthousiasme : l’étude SWOOP a observé que de nombreuses personnes interrogées s’intéressent de plus en plus sérieusement aux canaux Teams et à la collaboration numérique afin d’exploiter toute la richesse de la plateforme, au-delà de la téléphonie de base.

Ainsi, alors qu’un volume croissant de données critiques est créé dans Teams, il est essentiel que tous les membres de vos équipes comprennent le coût exorbitant d’une perte de données.

La sécurité de la collaboration est cruciale. La gouvernance est une partie de l’équation, tout comme les capacités de sauvegarde et de restauration. Les données Teams et Microsoft 365 peuvent être perdues de très nombreuses façons, notamment du fait d’une erreur de l’utilisateur ou de l’administrateur ou à cause d’une vague croissante d’attaques par rançongiciel.

Une équipe Teams peut être restaurée par un administrateur dans les 30 jours suivant sa suppression mais passé ce délai, son contenu est perdu à jamais. Et alors qu’il est possible d’archiver nativement des équipes Teams, et de définir des règles de conservation des données qui peuvent permettre de gérer la durée d’une équipe, il n’existe pas de véritable option de « sauvegarde ».

Pouvez-vous vous permettre de prendre ces risques financiers, opérationnels et d’atteinte à la réputation ?

La solution Cloud Backup d’AvePoint vous permet d’effectuer quatre sauvegardes quotidiennes, de restaurer vos fichiers de façon granulaire et de sauvegarder et restaurer des charges de travail avancées, dont les conversations Teams ! Avec une protection avérée contre l’inimaginable, votre collaboration dans Teams a un potentiel illimité.

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