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Garantir votre pilote Microsoft Teams en 6 étapes

Date de publication: 03/02/2020

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Êtes-vous prêts à décoller ? En attendant de pouvoir partir sur une île paradisiaque, pourquoi ne pas commencer par amener vos précieuses données Microsoft à bon port ?

Pour tirer pleinement parti de votre investissement dans Office 365, vous devez déployer un pilote Microsoft Teams capable de garantir une adoption et une adhésion durables.

Pourquoi ai-je besoin d’un pilote ?

Parce que le capitaine n’est pas disponible ! Plus sérieusement, le pilote constitue votre vol d’essai avant l’investissement réel. Votre entreprise peut l’utiliser pour tester la solution d’un fournisseur, par exemple un logiciel, dans un environnement contrôlé impliquant seulement un département ou une équipe de projet.

Si les résultats du pilote ne laissent pas présager un bon investissement sur le long terme, vous aurez minimisé le préjudice financier. À l’inverse, si les résultats sont prometteurs, vous aurez un argument pour convaincre la direction d’investir.

Avant de décoller, il faut vous assurer que les services Office 365 tels que SharePoint, Exchange et Azure Active Directory, ainsi qu’un domaine Office 365 configuré, sont déployés et synchronisés au sein de votre organisation.

Une fois que c’est le cas, vous pouvez prendre la piste. Dux Raymond Sy, CMO d’AvePoint et MVP Microsoft, et Michael Gannotti, spécialiste technique principal de Microsoft Teams, ont défini six étapes incontournables pour assurer la réussite de votre pilote Microsoft Teams.

Parés au décollage ? C’est parti, attachez vos ceintures !

1^re étape : définir les objectifs du pilote

Lors de l’élaboration de la stratégie de votre pilote, il vous faudra impliquer les bonnes personnes, comme les ambassadeurs d’Office 365, afin que le projet se déroule sans accroc.

En coopération avec ces acteurs, vous devrez définir des bonnes pratiques en ce qui concerne la protection et la conservation des données, le partage avec des externes, l’administration, le provisioning, la gestion et le cycle de vie de vos équipes Teams.

Une fois les objectifs fixés, vous pourrez définir vos critères de réussite afin de mesurer l’impact du déploiement de Microsoft Teams, comme les indicateurs clés de performance (ICP) encore perfectibles.

Grâce à ces critères, vous pourrez démontrer à votre équipe de direction l’impact qu’exerce Microsoft Teams sur l’organisation tout au long du pilote. Vous pouvez mener des sondages auprès des utilisateurs finaux de Teams pour estimer leur satisfaction et les progrès effectués par rapport à vos valeurs de référence.

2^e étape : identifier le groupe d’utilisateurs et les cas d’utilisation pour le pilote

Une fois vos objectifs définis, vous devrez associer vos critères de réussite à des cas d’utilisation concrets.

Par « cas d’utilisation », on entend les différentes manières dont vos collègues utiliseront Microsoft Office 365 pour accomplir leurs tâches professionnelles ou réaliser les objectifs fixés.

Lorsque vous définirez ces cas d’utilisation, vous devrez vous poser quatre questions :

À quelle équipe s’applique le cas ?
Que souhaitez-vous accomplir ?
Quelle application spécifique de la technologie utiliserez-vous ?
Comment saurez-vous si le pilote a porté ses fruits ?

Prenons un exemple : Bob fait partie de l’équipe Operations de votre entreprise et se plaint de délais permanents lorsqu’il aide les utilisateurs finaux à restaurer des e-mails et des fichiers.

Ce problème peut être résolu au moyen de solutions telles que les assistants virtuels et services gratuits de Microsoft Teams, comme AVA, qui peut facilement restaurer des fichiers au sein de l’application.

Ce type de cas d’utilisation vous permettra de définir des attentes et des ICP pour suivre vos progrès tout au long du pilote. À l’issue du pilote, vous saurez qu’il a porté ses fruits si les tâches d’assistance de Bob ne lui prennent plus autant de temps.

Veillez à commencer par les cas d’utilisation les plus simples : des succès faciles seront encourageants avant de passer aux cas plus complexes.

3^e étape : élaborer un plan d’essai

Comment souhaitez-vous communiquer avec vos utilisateurs ?

Vous ne devez pas les laisser se débrouiller par eux-mêmes. Prenez le temps d’élaborer un plan d’essai et un circuit de feedback, ils vous aideront à déterminer les étapes à venir.

Le plan lui-même doit être un moyen de communication avec les membres des équipes de projet, les testeurs, vos pairs, les responsables et toute autre personne impliquée.

Comment souhaitez-vous par exemple que vos utilisateurs se servent du chat ? Assurez-vous qu’ils connaissent toutes les fonctions à leur disposition et demandez-leur ce qu’ils pensent de l’expérience proposée.

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Pendant les premières phases du test, vous collecterez des informations et pourrez modifier votre plan en conséquence.

4^e étape : définir une stratégie de communication et de formation

Maintenant que vous avez décidé d’une manière de communiquer, vous devez y former vos utilisateurs.

Dux et Michael vous suggèrent de définir des attentes avec vos utilisateurs pilotes et de proposer des options de formation et d’assistance très complètes. Simulez ce que vous mettriez à disposition lors du lancement général et déterminez si ces outils sont utiles et pertinents.

Vous pourrez ensuite sensibiliser les utilisateurs aux outils de collaboration et susciter leur enthousiasme. Stimulez vos collaborateurs en leur proposant des expériences pédagogiques qui leur permettront de trouver des solutions par eux-mêmes à l’avenir.

Faites en sorte que les formations soient simples, concises et guidées par l’objectif général. Dans ce cadre, Microsoft 365 Learning Pathways constitue un support de formation très utile. Il s’agit d’un portail d’apprentissage open source qui permet aux services informatiques de contrôler les ressources qu’ils souhaitent mettre à disposition. Par ailleurs, comme c’est un site SharePoint, vous pouvez en faire une application et épingler celle-ci dans votre entité Microsoft Teams de manière à ce qu’elle soit accessible partout dans le monde !

5^e étape : exécuter le pilote

Choisissez une date de lancement précise pour votre pilote en ménageant un délai suffisant pour que les utilisateurs puissent se préparer et pour susciter une certaine impatience.

Une fois votre pilote lancé, planifiez une communication hebdomadaire avec les acteurs de votre pilote afin de suivre la progression, collecter les retours des utilisateurs, évaluer les tickets traités par le support technique et surveiller l’utilisation. Vous vous assurerez ainsi que le pilote reste sur la bonne voie et pourrez rectifier la trajectoire en cas de besoin.

Pendant ce processus, vous pourriez bien constater que vos utilisateurs trouvent plus de moyens d’utiliser Microsoft Teams que ce que vous aviez anticipé, ce qui est très positif ! Veillez à leur offrir la possibilité de le faire et à les assister dans cette démarche. Souvenez-vous : l’objectif principal de ce processus est de favoriser une adoption durable.

6^e étape : évaluer les résultats du pilote

À l’issue du pilote, prenez le temps d’évaluer les résultats en les comparant aux objectifs définis lors de la première étape. Vous pourrez ensuite décider de la marche à suivre.

Vous pouvez utiliser les données d’engagement de Microsoft Teams pour déterminer vos résultats et analyser l’activité des utilisateurs.

Certes, il est possible de présenter des données et des chiffres pour prouver la réussite d’un pilote, mais rien n’est plus parlant qu’une expérience personnelle. Le pilote a-t-il facilité le travail d’assistance aux utilisateurs finaux de Bob ? Racontez son histoire !

Cela vous aidera à promouvoir l’utilisation de Microsoft Teams en montrant directement ce que cet outil peut accomplir pour vous et votre entreprise.

Lorsque vous mettrez en œuvre ces six étapes, vous devrez vous assurer que le processus ne perturbe pas vos utilisateurs. Gardez-les toujours à l’esprit, écoutez leurs retours et adaptez votre trajectoire en conséquence. Si vous suivez toutes ces recommandations, votre premier pilote Microsoft Teams sera un véritable succès !

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