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Obtenez la productivité maximale de Microsoft Teams

Date de publication: 10/27/2020

Les départements ont un nombre d’utilisateurs différent, ils traitent avec une sensibilité différente des informations et réglementations. Alors, ne devraient-ils pas appliquer des stratégies différentes dans leur Microsoft Teams ?

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Une approche unique conduit généralement les départements à gérer des informations plus sensibles reléguées au courrier électronique. Ou à l’inverse, d’autres départements où le time to market est crucial sont entravés par les politiques strictes du département et peuvent même recourir au shadow IT.

Eric Overfield de PixelMill et John Peluso d’AvePoint se sont rencontrés pour discuter de la façon de surmonter cet obstacle tout en expliquant comment créer des modèles Teams qui peuvent être clonés lors de leur webinaire « Adapter Microsoft Teams pour obtenir la productivité maximale » (en anglais). Poursuivez votre lecture pour découvrir quelques points essentiels !

Comment créer des équipes Teams préconfigurées

Modèles Teams

Les modèles Microsoft Teams sont des points de départ. Ils définissent quels onglets existent dans chaque canal, quels canaux existent dans chaque onglet et quelles applications peuvent être associées.

Pour le moment, ces « modèles de base » sont créés par Microsoft, ne sont pas extensibles et ne peuvent pas être créés par les utilisateurs. Toutefois, à partir de cette base, les utilisateurs peuvent ajouter et configurer par programmation des canaux, des applications et des onglets pour répondre à vos besoins spécifiques (bien que cela nécessite un codeur expérimenté ou quelqu’un qui est familiarisé avec PowerShell).

« Cloner » une équipe Teams

Vous pouvez également « cloner » une équipe Teams pour créer une équipe Teams préconfigurée. Il s’agit de commencer par une équipe Teams de référence existante et d’en construire une nouvelle avec les mêmes canaux, onglets, paramètres, applications, etc.

Étant donné que la copie d’une équipe Teams peut être effectuée par un utilisateur ou par programmation, elle est une option beaucoup plus agile que l’utilisation d’un modèle Teams. Toutefois, les onglets et les applications ne copient pas leurs configurations, certains scripts seront toujours nécessaires dans l’application.

Vous ne savez pas comment démarrer Teams dans votre organisation ? Cet article constitue une excellente introduction Cliquez pour tweeter

Alors, par où commencer ?

Clé 1 : Renseignez-vous

Tout d’abord, il est important de rester au courant de ce que Microsoft a prévu pour Microsoft Teams dans son ensemble. Nous vous recommandons de suivre leur roadmap pour voir où se trouve le produit et comment les utiliser.

Vous souhaitez ensuite examiner ce qui peut être conçu et automatisé pour voir à quel point vous pouvez exploiter Teams efficacement dans votre environnement. Enfin, il est essentiel de savoir quelles sont vos limites organisationnelles. Combien de temps consacrez-vous à Teams ? Combien de ressources avez-vous ? Quelles sont les expertises techniques auxquelles vous avez accès ? Il est essentiel de répondre à toutes ces questions avant de démarrer Microsoft Teams.

Clé 2 : Planifiez pour le succès

Le processus de planification commencez par parler à vos utilisateurs. Cela peut recourir aux entretiens, sondages, groupes de discussion et ainsi de suite. La clé n’est pas seulement de leur demander ce dont ils ont besoin, mais de comprendre leurs besoins et de découvrir leurs problèmes.

Lorsque vous parlez à vos utilisateurs, il vous faut sélectionner quelques groupes et équipes spécifiques que vous pouvez utiliser en tant que pilotes avant de déployer Teams sur l’ensemble de l’organisation. Trouvez les passionnés de technologie de votre organisation qui sont intéressés par ce que Teams doit offrir, et demandez-leur de se joindre tôt. Écoutez leurs commentaires, voyez ce dont ils ont besoin pour réussir et évaluez le temps et le budget nécessaires pour le réaliser à grande échelle.

Voici un cadre commun pouvant être utilisé pour vous aider à déterminer ce que vous devez construire pour votre organisation.

Clé 3 : Prototypage

Ensuite, vous devez démarrer le prototypage des solutions que vous pouvez construire. Vous commencerez par une équipe vierge, y ajouterez les utilisateurs pilotes susmentionnés et verrez quels canaux, applications et onglets sont configurés.

Pendant ce processus de prototypage, considérez ce qui peut ou ne peut pas utiliser en tant que modèle. Y a-t-il certaines exigences en matière de gouvernance que vous devez garder à l’esprit ? Certaines applications que vous voulez ajouter ne peuvent-elles pas fonctionner dans le cadre d’un modèle ? Assurez-vous de connaître la réponse avant d’étendre ce modèle à l’ensemble de votre organisation.

Lors de cette phase de prototypage, commencez par affiner régulièrement à quoi ressembleront vos équipes Teams idéales. Lorsque vous affinez et obtenez les commentaires des premiers utilisateurs, prenez en compte les points suivants :

Affectation de noms : Réfléchissez à long terme sur la façon de rendre le nom de chaque équipe Teams compréhensible d’un coup d’œil. N’essayez pas d’incorporer dans le nom le mappage et le niveau de sensibilité de chaque équipe Teams. Il s’agira des préfixes et des suffixes. Il est également important d’uniformiser la convention que vous décidez sur l’ensemble de sorte que chaque équipe Teams correspond à une autre.

Canaux statiques : Au lieu de construire un canal pour chaque mise à jour hebdomadaire d’un projet majeur (laissant des dizaines de canaux déserts au fil du temps), envisagez un canal dédié à ce projet où les mises à jour hebdomadaires sont ses threads. En bref, essayez de créer des canaux qui peuvent être utilisés à long terme.

Onglets exposant les données : Le fait d’afficher les applications et les documents comme leurs propres onglets sera beaucoup plus efficace pour s’immerger dans une équipe Teams. Son implication dans le prototypage montrera à la direction combien de temps elle pourra économiser en un coup d’œil.

Pour d’autres recommandations approfondies sur la conception de modèles, les tests, les questions et réponses ainsi que l’évolution de votre entité Microsoft Teams, visionnez l’intégralité de notre webinaire gratuitement ici (en anglais) !

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