Une migration réussie vers Microsoft 365 en 5 étapes

La transformation numérique étant aujourd’hui le nerf de la guerre pour les entreprises, nous observons un nombre croissant de fusions et acquisitions (M&A) dans un contexte où chacune cherche les meilleures opportunités de croissance.

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En savoir plus :

• Les 5 principaux conseils de pré-planification pour une migration réussie vers Microsoft 365
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• Migrez de SharePoint On-Prem vers SharePoint Online
• Réussir sa migration Box vers Microsoft 365 : la planification

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Dans l’un de nos derniers webinaires (en anglais), intitulé « Une équipe, un rêve, un environnement de collaboration », les experts en migration d’AvePoint Mary Leigh Mackie et Kate Faaland ont passé en revue les bonnes pratiques pour une migration réussie vers Microsoft 365 afin d’optimiser les fusions et acquisitions ainsi que leur évaluation, et d’accélérer la croissance de votre entreprise. Lisez la suite pour le récapitulatif complet !

Le paysage actuel des fusions et acquisitions

Bien que les transactions aient ralenti pendant la pandémie, la croissance s’est un peu mieux tenue dans le secteur des fusions et acquisitions ces derniers temps, comme le montre la progression en termes d’activité et de volume de transactions constatée au dernier trimestre 2020 par rapport à l’exercice précédent.

Une enquête réalisée par PwC a même révélé que 76 % des chefs d’entreprise allouent désormais plus de ressources à :

• L’analyse des données
• L’automatisation
• Le cloud
• L’expérience client
• La transformation des produits et des services

Et 53 % des chefs d’entreprise comptent atteindre leurs objectifs stratégiques en allouant plus de fonds aux activités de fusion et d’acquisition.

Qu’est-ce qui fait des M&A un vecteur de croissance aussi viable ?

La valeur ajoutée des fusions et acquisitions : la croissance

Nous savons tous que chaque projet comporte des risques, mais l’idée que le jeu en vaut la chandelle nous pousse à aller de l’avant. Dans le cas des fusions et acquisitions, voici les facteurs communs qui contribuent à créer cette valeur ajoutée :

1. Réductions de budget (coûts)
2. Croissance accrue (nouveaux revenus)
3. Multiplicateurs de puissance

Mais comme on le sait, les fusions et acquisitions ne tiennent pas toujours leurs promesses en termes d’accélération de croissance. Pour beaucoup, ces opérations se soldent par des échecs en termes d’atteinte des objectifs de chiffre d’affaires et de coûts. Si ces difficultés peuvent avoir plusieurs causes, voici quelques-unes des raisons qui peuvent conduire à l’échec d’une fusion-acquisition :

Indépendamment de ces raisons, les perturbations au sens général (les aspects juridiques qui assurent la conformité de la fusion, les incertitudes qui perturbent l’activité, etc.), viennent s’ajouter aux autres défis auxquels les entreprises sont confrontées.

Mais en tant que professionnels de l’informatique, notre mission est de faciliter ces transitions pour qu’elles soient en phase avec nos objectifs commerciaux et qu’elles nous permettent à terme d’atteindre ces objectifs. Il est donc important de tenir compte de ces perturbations pour mieux comprendre la valeur ajoutée et le potentiel de croissance réels des activités de fusions-acquisitions ou de recombinaison.

Démarrez votre migration vers Microsoft 365

1. Établir un inventaire

Nous n’insisterons jamais assez sur l’importance d’un inventaire efficace pour rendre votre migration beaucoup moins laborieuse.

Le plus souvent, lorsque nous parlons de migration, l’inventaire est assimilé au contenu. Mais l’inventaire couvre bien d’autres domaines que les documents qui vivent dans nos systèmes. L’inventaire concerne également les processus métier, les flux de travail, les paramètres, les autorisations, les utilisateurs et les licences, et prendre le temps de considérer tous ces paramètres est la clé de votre réussite future.

Les outils d’inventaire

En tant que fournisseur reconnu de solutions de migration bénéficiant de 20 ans d’expérience, AvePoint a développé et continue à développer des solutions qui rendent la migration beaucoup plus transparente pour les entreprises aux besoins variés. Voici une liste des outils AvePoint que vous pouvez utiliser pour optimiser votre processus d’inventaire :

Elements PRO pour l’inventaire de configuration :actuellement disponible en version bêta, Elements PRO aide les utilisateurs à consulter leur client Microsoft 365 et à comprendre les paramètres des différents centres d’administration de Microsoft 365 (InTune, AD, SharePoint, Teams, etc.), vous permettant ainsi d’avoir une vue d’ensemble de vos configurations.

Elements PRO vous permet de prendre de bonnes décisions commerciales en vous aidant à comparer, confronter et analyser les écarts de performances afin de déterminer la meilleure approche pour fusionner vos clients.

Cense pour l’inventaire des licences : Cense est l’un des outils les plus récents d’AvePoint ; il vous permet de comprendre les modalités d’utilisation de votre licence, de savoir ce à quoi vos utilisateurs ont accès ou n’ont pas accès, quelles données ils utilisent et ce dont ils ont besoin.

En comprenant comment votre licence est utilisée, vous pouvez élaborer des plans stratégiques pour mieux répartir votre budget de licence, ce qui bénéficiera à chaque utilisateur et, en fin de compte, à l’ensemble de l’entreprise.

Les solutions FLY et PI pour l’inventaire de contenu : FLY est l’un de nos principaux outils de migration vers Microsoft 365. Cette solution permet de guider les utilisateurs dans la mise en œuvre de leur migration, mais aussi dans la préparation de cette migration ; elle peut faire l’inventaire de vos contenus pour que vos utilisateurs puissent accéder à votre nouvel environnement en limitant les perturbations au strict minimum.

Vous hésitez à transférer des données sensibles à haut risque ? Policies and Insights vous aidera à les répertorier et à préparer une migration plus sécurisée.

2. Planifier

Après cette phase d’inventaire et d’analyse de la situation globale de l’entreprise, vous avez besoin d’un plan pour avancer dans ce projet. Encore une fois, plus votre inventaire sera précis, plus votre plan sera efficace, car vous aurez plus d’informations pour le préparer. Vous trouverez ci-dessous quelques questions à vous poser pour vous guider dans vos choix.

D’après le bilan de votre inventaire :

• Votre source est-elle prête ?
• Quelles sont les lacunes et comment y remédier ?
• Quelles seront les premières données transférées ?
• Quel est votre débit actuel ?
• Quelle est la durée de vos sprints ?

Lors de la préparation d’une acquisition, voici d’autres éléments à prendre en compte pour mieux gérer votre migration :

Maturité organisationnelle

Avant d’envisager l’état futur de vos environnements fusionnés, intéressez-vous à l’état de votre environnement actuel. Pour ce faire, posez-vous ces questions :

• Quel est le degré de maturité de vos processus organisationnels ?
• Connaissez-vous bien vos données et vos outils de collaboration ?
• Votre équipe a-t-elle déjà une expérience des migrations informatiques ?
• Comprenez-vous le mode de fonctionnement de vos utilisateurs ?

Coûts et complexité

En général, les entreprises cherchent à fusionner pour des motifs tels que les coûts associés au paiement de deux licences. Mais outre ces considérations financières, vous devez également réfléchir à la manière de concilier deux environnements différents, une tâche souvent d’autant plus complexe que les stratégies et les protocoles de gouvernance ne sont pas les mêmes.

3. Communiquer

Chaque fois que vous mettez en œuvre des projets qui affectent vos utilisateurs, vous devez impérativement limiter les perturbations au strict minimum.

Dans un projet de migration, la gestion du changement est éminemment cruciale pour que l’entreprise comprenne son rôle dans le plan et que vos utilisateurs aient connaissance de ces changements. Ainsi, ils y seront mieux préparés, ils comprendront ce qui se passe et pour quelles raisons, et l’adoption du nouvel environnement sera grandement facilitée. C’est le secret d’une transition sans heurts et le facteur clé pour obtenir l’adhésion de vos équipes internes.

Pour une gestion du changement efficace, la communication sera essentielle. Découvrez comment vos utilisateurs fonctionnent et trouvez la meilleure approche pour eux. Vous pouvez utiliser la vidéo, des e-mails collectifs, des assemblées générales, tous ces supports seront essentiels pour gagner le cœur et l’esprit de vos utilisateurs !

4. Déplacer

Une fois la phase d’inventaire et de planification terminée – vous connaissez la situation globale de l’entreprise, vous avez planifié les différentes phases de la migration et vous en avez informé vos utilisateurs – il est temps de procéder à la mise en œuvre de la migration.

C’est le moment ou jamais d’apporter des améliorations qui vous permettront d’optimiser votre nouvel environnement consolidé et profiteront à l’ensemble de l’entreprise.

Mais avant d’évoquer les bonnes pratiques en matière de migration, intéressons-nous aux défis que vous pourriez rencontrer lors de cette opération, que ce soit pour migrer vers Teams ou en règle générale :

Pour vous aider à relever ces défis, voici quelques exemples de bonnes pratiques à adopter pour une transition sans accroc :

Abandon d’exécution ou Big Bang ?

La migration est un défi, c’est pourquoi il est primordial d’utiliser des outils adaptés. Il est fortement conseillé de consulter des experts pour vous accompagner dans la définition de votre stratégie. Un abandon d’exécution est-il indiqué ? Même si c’est généralement le cas, cette opération peut parfois s’avérer délicate, selon le type d’outils que vous utilisez.

Les migrations Exchange sont complexes. Il peut en effet y avoir un décalage entre les données déplacées par les utilisateurs aujourd’hui et les données transférées ultérieurement, et la gestion de la coexistence de ces deux systèmes peut s’avérer difficile.

Des outils vecteurs de bonnes pratiques

L’un des facteurs les plus importants pour la migration est l’outil de migration lui-même. La migration est un processus fastidieux et risqué, et vous devez avoir confiance dans l’outil que vous utiliserez pour réaliser le projet.

Il est primordial de choisir un prestataire qui connaît l’écosystème Microsoft et optimise réellement son outil pour maximiser votre débit. Un outil qui comprend parfaitement la conception de l’architecture Microsoft et à quel point ce sera la meilleure option.

De la planification de votre migration en dehors des heures de travail à l’exploitation des API approuvées par Microsoft et à la mise en œuvre des bonnes pratiques de Microsoft, la solution FLY d’AvePoint est prête à répondre aux besoins spécifiques des entreprises en matière de migration.

Surveillance et création de rapports

L’une des bonnes pratiques pour réussir sa migration consiste à bien contrôler le déroulement du projet. Cela vous permettra à la fois de repérer les points à améliorer ou les risques nécessitant la prise de mesures, mais aussi de mieux évaluer les performances du projet.

Pour la création de rapports détaillés, AvePoint utilise la base de données Migration incluse dans notre outil pour vous fournir un rapport détaillé de votre projet de migration. Et vous pouvez utiliser Power BI en complément pour modifier vos rapports et permettre à la direction et à votre équipe d’avoir une meilleure vue d’ensemble du projet (par exemple, l’avancement du projet par rapport aux objectifs, quelles données ont été déplacées ou non, etc.).

Gestion des exceptions

Lorsque vous migrez des données, l’une des difficultés est le fait que certains contenus ne peuvent pas être déplacés, ou comportent des limites que vous devez gérer de manière différente. Vous devez donc connaître ces cas particuliers – leur nature et leurs causes, et trouver des moyens pour y remédier.

5. Après la migration

La migration de tous vos contenus vers votre nouvel environnement consolidé n’est pas la fin du projet : il reste à savoir si les utilisateurs vont adopter ce nouvel environnement. Comment tirer le meilleur parti possible de cet investissement, auquel vous avez consacré tant de temps, d’efforts et d’argent ? Une fois vos deux systèmes regroupés, comment optimiser ce nouvel environnement et créer un maximum de valeur ajoutée pour votre entreprise et vos utilisateurs ?

Surveillance continue, analyse des ressources inutilisées, mise hors service, maintenance et vérification de la désactivation de la licence de votre zone source : tous ces aspects doivent être pris en charge après la migration.

Il vous faudra également gérer la configuration et la définition des paramètres, ainsi que l’installation de vos nouvelles licences.

Policies and Insights

Souvent, lorsque deux entreprises fusionnent, elles doivent apprendre à composer avec des niveaux différents de maturité organisationnelle. Les stratégies, les contrôles et les autorisations peuvent être différents. Il est donc important de le comprendre et de disposer d’un outil offrant différentes méthodes pour les rapprocher.

Grâce à PI, vous permettez à vos utilisateurs de prendre de meilleures décisions de collaboration, notamment en créant des équipes, tout en veillant au respect des objectifs et stratégies de votre entreprise. Vous pouvez également utiliser les fonctionnalités d’automatisation de PI pour automatiser les fonctions de base et garder un meilleur contrôle de votre entreprise lors de la phase d’adoption par les utilisateurs.

Qu’est-ce que More ?

Si vous souhaitez avoir une vision plus claire de ce qui se passe dans plusieurs entreprises (ou succursales d’entreprises), par exemple parce que vous surveillez ou gérez plusieurs clients, notre solution Elements PRO vous aidera à réaliser des inventaires détaillés et à préparer des plans.

Comme indiqué plus haut, nous disposons également d’un nouvel outil, Cense, qui vous aidera à mieux comprendre le fonctionnement des licences.

N’hésitez pas à vous informer sur ces différentes solutions en lisant nos articles ou en contactant un représentant commercial d’AvePoint !

Ressources complémentaires

Pour recevoir d’autres contenus exclusifs tels que des articles de blog spécifiques sur les processus de fusion– acquisition, consultez le Concierge M&A d’AvePoint via les services en ligne AvePoint.

Vous pouvez également réserver une consultation avec notre équipe de services ou demander une démonstration en nous écrivant à sales.FR@avepoint.com.

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