Critères pour choisir la solution de gouvernance Office 365

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Il existe sur le marché un bon nombre d’outils conçus pour gérer Office 365, dont certains sont incontestablement dotés de fonctionnalités et d’interfaces performantes.

Cependant, s’il est facile pour les éditeurs de brandir des mots à la mode tels que « sécurité », « automatisation », « gestion du cycle de vie » et « gouvernance », il y a des capacités qui ne peuvent pas être feintes.

Nous avons recensé dans cet article les huit principaux critères qui vous permettront de faire la différence entre les simulateurs, ceux qui n’ont guère plus à offrir que quelques processus opérationnels décousus dans Office 365, et les leaders du marché, qui vous permettront d’appliquer vos règles de gouvernance à l’échelle de la plateforme.

1) Granularité des demandes et des approbations

Le mot à la mode : « Processus d’approbation »

Lorsqu’un outil affirme qu’un processus est soumis à approbation, il n’est généralement pas précisé si et dans quelle mesure l’approbation peut être dynamique.

Les questions à poser

• Peut-il s’agir d’une approbation à plusieurs étapes, afin que le service informatique n’ait pas à gérer toutes les demandes opérationnelles métier ?
• Est-il possible d’autoriser plus d’un utilisateur au cours d’un workflow d’approbation ?
• La solution est-elle capable de déterminer l’accès sur la base d’un ensemble de propriétés utilisateur ?
• Est-il possible de définir facilement jusqu’au dernier utilisateur qui est autorisé à effectuer quelles actions ?
• Les utilisateurs peuvent-ils fournir des retours ou effectuer des modifications dans le cadre de l’approbation ?

Pourquoi c’est important

Ces aspects influent sur votre planification de la manière dont l’outil sera mis en œuvre pour résoudre les cas opérationnels au sein de votre organisation.

2) Services et actions contrôlés dans Office 365

Mots à la mode : « Création contrôlée », « Provisioning contrôlé »

Le terme « gouvernance » recouvre bien plus que le seul contrôle de la création des objets.

Les questions à poser

• Lors du provisioning d’un nouvel espace de travail, des outils sont-ils proposés pour s’assurer que les paramètres et la sécurité ne sont pas modifiés au fil du temps ?
• En présence d’une Team Microsoft par exemple, comment la solution gère-t-elle les autorisations relatives aux sites SharePoint pour les fichiers stockés dans la Team ?
• Des actions supplémentaires, telles que le déplacement de contenu ou la création d’utilisateurs, peuvent-elle être activées ou contrôlées par le biais de la solution ?
• Comment la solution permet-elle ou facilite-t-elle la supervision et la création de rapports sur les demandes et l’activité ?
• Pouvez-vous créer vos propres services à l’aide de la solution ?

Pourquoi c’est important

Si vous investissez dans un outil de gouvernance, il est important que l’outil permette les modifications tout en appliquant les exigences métier d’Office 365 et en répondant aux besoins des utilisateurs. Si vous définissez les options une fois pour toutes lors du provisioning et que vous les verrouillez pour empêcher tout changement dans votre environnement, vous risquez d’avoir sur les bras des utilisateurs finaux insatisfaits et un service informatique surchargé.

3) Facilité d’accès aux services

Mots à la mode : « Interface intuitive », « Allégée »

Les utilisateurs finaux veulent que tout soit aussi rapide et simple que possible.

Les questions à poser

• Pour les différents types de services pouvant être activés, l’outil permet-il de personnaliser l’expérience utilisateur à l’aide de propriétés combinées ?
• Est-il possible de guider les utilisateurs vers l’action correcte sans les obliger à apprendre un nouveau processus ?
• La solution sait-elle communiquer clairement et facilement les actions et les règles aux utilisateurs ?
• Est-il simple et facile d’activer plusieurs services pour des utilisateurs de l’ensemble de l’organisation ?
• Les acteurs et les utilisateurs professionnels de votre organisation ont-ils accès à des rapports abrégés sur l’activité, les espaces de travail et la sécurité ?
• Les acteurs peuvent-ils facilement visualiser et approuver les demandes de travaux ?

Pourquoi c’est important

Il est important que l’expérience des utilisateurs soit intuitive et simple, mais il est également important que vous puissiez contrôler quels utilisateurs peuvent ou non demander ou automatiser certaines actions. Toute solution avec laquelle vos utilisateurs peuvent interagir directement doit leur permettre d’accéder facilement et simplement aux services de l’organisation dont ils ont besoin.

4) Élagage des travaux et des rapports

Mots à la mode : « Vue d’ensemble complète de votre environnement », « Analyses de sécurité », « Création de rapports »

Si une solution affirme qu’elle contrôle la sécurité et assure la gouvernance de votre environnement Office 365, elle devrait pouvoir offrir un aperçu de la manière dont elle s’y prend.

Les questions à poser

• Des rapports sur la sécurité, les accès, l’activité et la gestion des tâches sont-ils disponibles pour surveiller l’ensemble des opérations qui se déroulent dans Office 365 ?
• Est-il possible d’élaguer et de personnaliser les rapports afin de moduler ce que les différents utilisateurs peuvent voir ?
• La solution de gouvernance est-elle capable d’afficher aux acteurs et utilisateurs professionnels de l’entreprise des informations leur permettant de suivre les tâches de gestion à travers la solution, et de leur afficher les espaces de travail qui les concernent ?
• Est-il possible d’activer la supervision de la sécurité et d’apporter des modifications à la sécurité à partir des rapports eux-mêmes ?

Pourquoi c’est important

Si votre solution n’affiche qu’une seule version des rapports et que vos utilisateurs ne disposent pas de moyens faciles pour voir ce qu’ils doivent approuver ou ce à quoi ils ont peut-être déjà accès, vos possibilités de mettre en œuvre l’outil de façon à augmenter la productivité et à réduire la charge opérationnelle seront cruellement limitées.

5) Automatisation des processus

Mots à la mode : « Flux de travail automatisés », « Décharger le service informatique », « Gouvernance automatisée »

Toute solution de gouvernance et de gestion d’Office 365 doit impérativement être dotée de fonctionnalités suffisamment puissantes pour permettre une amélioration tangible de l’efficacité et de la productivité des équipes qui doivent l’utiliser.

Les questions à poser

• L’outil génère-t-il des charges de travail supplémentaires en raison de processus requérant une surveillance ou un nettoyage sur le backend ?
• Améliore-t-il effectivement la communication et simplifie-t-il les interactions entre le service informatique et les utilisateurs, ou se contente-t-il d’amener les utilisateurs vers une interface unique ?
• La solution permet-elle de maintenir un environnement structuré et élimine-t-elle au fil du temps le contenu obsolète ou échu, ou se repose-t-elle pour cela sur les processus natifs et n’applique-t-elle que des paramétrages au moment du provisioning d’un espace de travail ?
• Si vous avez recours à l’outil, à quoi ressembleront vos espaces de travail dans six mois ? Deux ans ?
• Les utilisateurs peuvent-ils conserver ce dont ils ont besoin, ou sont-ils contraints d’archiver ou de supprimer du contenu ?
• Pouvez-vous contrôler de combien ils peuvent prolonger la durée de vie du contenu ?

Pourquoi c’est important

Toute solution à laquelle l’on fait confiance pour gérer le contenu et la sécurité devrait être à même de simplifier les interactions entre le service informatique, les acteurs de l’entreprise, les équipes de sécurité et les utilisateurs professionnels. Il est important de pouvoir fournir des retours, apporter des modifications, élaguer des rapports et des informations et d’y avoir accès facilement.

Toutes ces opérations devraient être possibles non seulement au début de la création d’un espace de travail, mais pour toutes les actions et modifications apportées à la sécurité dans l’ensemble de la plate-forme Office 365. Une excellente question à poser est : « Si j’ai recours à l’outil, à quoi ressembleront mes espaces de travail dans six mois ? Dans deux ans ? »

6) Application et sécurité permanentes

Mots à la mode : « cycle de vie »

De nombreux outils « faits maison » par les équipes informatiques et certaines solutions sont capables d’appliquer des paramétrages de sécurité, de cycle de vie et de contenu au moment de la création des espaces de travail, mais une surveillance et un reporting constants sont nécessaires pour s’assurer qu’ils restent à jour au fil du temps.

Les questions à poser

• La solution peut-elle garantir automatiquement le respect des exigences de sécurité ?
• Est-elle capable d’appliquer des paramétrages de contenu tels que le contrôle de version à l’échelle de Microsoft Teams et de SharePoint ?

Pourquoi c’est important

Cela peut être primordial pour assurer une expérience utilisateur homogène dans tous les espaces de travail et pour faire respecter la sécurité dans l’ensemble d’Office 365. Il est doublement important de comprendre que sans application automatique, vos équipes devront effectuer des tâches de vérification de la sécurité et de maintenance traditionnelles pour s’assurer que les paramètres de contenu et de sécurité répondent aux exigences de l’activité.

7) Fiabilité de la plateforme SaaS

Mots à la mode : « Le cloud », « Application SaaS »

S’agissant de solutions de gouvernance et de Software-as-a-Service (SaaS), l’application cloud hébergeant la solution elle-même doit être prise en compte.

Les questions à poser

• Quel est le degré de maturité du logiciel SaaS ?
• Y a-t-il des mises à jour régulières pour la solution ?
• Existe-t-il une documentation au sujet des processus de sécurité, et l’application dispose-t-elle de certifications ?
• La solution est-elle disponible via plusieurs centres de données et est-elle hébergée dans un cloud de confiance ?
• La plateforme réside-t-elle sur Azure, parallèlement à Office 365 ?

Pourquoi c’est important

Créer une application logicielle est une chose, mais développer et maintenir une application SaaS sécurisée et fiable nécessite des mises à jour et un entretien constants ainsi qu’une équipe capable d’apporter des améliorations et de s’adapter aux changements en très peu de temps. Il est extrêmement important d’opter pour un fournisseur expérimenté et éprouvé.

8) Services d’assistance

Mots à la mode : « Support client »

De nombreuses organisations investissent des sommes importantes dans des logiciels qui finissent ensuite au fond d’un tiroir par manque de formation ou par ignorance de la meilleure manière de les mettre en œuvre pour répondre aux besoins de l’entreprise.

Questions :

• L’organisation qui vous fournit le logiciel assure-t-elle aussi des prestations de formation ?
• Peut-elle vous aider à installer la solution dans un environnement assez vaste ?
• Dispose-t-elle de l’expérience et de l’expertise nécessaires pour vous aider à établir des plans de gouvernance et à élaborer des règles avec les différents acteurs au sein de votre entreprise ?
• Propose-t-elle une assistance clientèle 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 ?
• La solution est-elle accompagnée d’une documentation détaillée ?
• Des vidéos et informations utiles sont-elles fournies pour vous aider à adopter de bonnes pratiques ?
• Pouvez-vous appeler un agent en direct 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 ?
• Quel niveau de compétence et d’effort peut-elle mettre à votre service pour vous aider à faire face à vos besoins ?
• Ses agents sont-ils de véritables spécialistes techniques ou des employés du service de première ligne ?
• Y a-t-il une équipe en charge de la réussite des clients pour s’assurer que vous êtes satisfait et que vous tirez le meilleur parti de vos produits ?

Pourquoi c’est important

Même si une solution est facile d’utilisation, il peut être difficile d’étendre ses capacités à l’échelle d’une entreprise pour répondre aux besoins opérationnels. Il est crucial que des services supplémentaires et des ressources soient disponibles pour que vous ne soyez pas totalement livré à vous-même lorsque le moment sera venu de mettre en œuvre le logiciel que vous avez acheté.

Si vous n’avez pas à vos côtés un partenaire de confiance pour vous mettre le pied à l’étrier et s’assurer que tout fonctionne parfaitement, vous ne disposez pas d’une solution digne de gérer votre plateforme Office 365.