Gestion efficace des documents avec SharePoint
Le printemps vient de s’achever, et pour de nombreuses petites entreprises, nous considérons souvent Microsoft 365 comme un ensemble d’outils qui font le travail fastidieux à notre place en matière de gestion des versions, de stratégies de conservation, etc.
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Chaque fonctionnalité offerte par SharePoint n’est améliorée que par la maintenance, et la gestion efficace des documents. Pour tout ce que SharePoint fait bien, nous devons également compléter notre plateforme en adoptant des pratiques cohérentes pour améliorer la gestion des documents et d’autres domaines clés de la gouvernance.
Dans cet article, je vous présenterai trois questions essentielles que toute organisation qui veut maintenir une gouvernance efficace doit se poser.
1) Notre stratégie de gestion des documents est-elle par défaut ou par conception ?
Pour mettre au point votre politique de gestion documentaire, vous devez rapidement mettre en place votre plan par une documentation écrite. Si vous ne consolidez pas votre plan de gouvernance, les habitudes et les aléas de l’équipe prendront sans doute le dessus.
Votre stratégie de la gestion documentaire n’a pas besoin d’être parfaite dans les premières phases ; l’important est que vos parties prenantes soient impliquées et donnent leur avis. S’engager dans les phases documentaires est presque aussi important que de les achever.
Passons en revue quelques conseils pour créer des procédures efficaces de gestion des documents dans votre poste de travail.
Que faut-il faire pour rédiger un guide de stratégie des documents SharePoint ?
La rédaction d’un guide de gestion des documents commence par la définition par l’organisation de son ensemble de règles, de directives et de principes fondamentaux. Pour obtenir de meilleurs résultats, définissez un ensemble de normes avant de commencer à compiler votre guide.
Posez-vous les questions suivantes pour commencer votre guide de gestion des documents :
- Quelle est la stratégie générale de gestion du contenu de mon poste de travail ?
- Avons-nous des gestionnaires de contenu désignés ?
- À quelle fréquence vérifions-nous nos documents ?
- Où se trouvent les documents les plus consultés ?
- Tous mes principaux rôles de direction sont-ils représentés dans ce processus ?
Utilisez ces réponses pour commencer à rédiger un guide de stratégie efficace.
Gardez à l’esprit que les premières étapes du processus peuvent ne pas être saisies sous forme de document. Votre guide peut être compilé via des sessions de tableau blanc, une série de fichiers OneNote ou des enregistrements de réunions Microsoft Teams.
2) Comment notre gestion documentaire améliore-t-elle la recherche ?
La recherche est un élément souvent ignoré qui permet d’augmenter le taux d’adoption de SharePoint. Si vos employés recherchent des documents auxquels ils font souvent référence dans les réunions et les e-mails et qu’ils n’apparaissent pas dans les résultats de la recherche, votre service d’assistance recevra des notifications indiquant que « la recherche ne peut être effectuée ».
C’est pourquoi il est si essentiel de réviser régulièrement vos documents afin d’améliorer la recherche. Passez régulièrement en revue les mots-clés, les phrases, le langage interne et les noms des chefs d’équipe.
Dans le cadre de ce processus, pensez à améliorer votre recherche en configurant Microsoft Search pour votre tenant.
Configuration de la recherche pour les applications Microsoft Office. Microsoft a déployé une nouvelle boîte Microsoft Search située en haut des applications Microsoft Office dans Windows.
La boîte Microsoft Search offre des outils pour aider les utilisateurs finaux à trouver du contenu, un menu « d’aide » amélioré, et plus encore.
Configurer la recherche de fichiers associés. Cette fonction permet aux informaticiens de rechercher une liste de fichiers qui sont associés.
Cela augmente la valeur des documents hébergés dans votre tenant, car les membres de l’équipe ont la possibilité de réutiliser des informations provenant de présentations, de rapports, de classeurs, etc.
Pour en savoir plus sur la recherche, visitez le Centre Microsoft Search.
3) Nos autorisations doivent-elles être modifiées ?
SharePoint permet d’accorder des autorisations pour chaque document dans votre environnement. Afin de maintenir l’intégrité de votre stratégie de gestion des documents, il est important pour votre organisation de savoir si les autorisations octroyées de manière temporaire doivent être supprimées.
Comment gérez-vous les utilisateurs externes sur une base de projet à projet ? La prise en compte des personnes qui ont besoin de collaborer en dehors de votre organisation est une étape importante vers une gouvernance efficace. Les membres de l’équipe qui passent à d’autres départements et projets sont un autre facteur important.
En mettant de l’ordre dans vos politiques de gestion des documents, vous veillerez à ce que la collaboration soit un processus fluide et efficace.
En résumé,
- Veillez à créer et à maintenir un processus de gestion de vos documents. Attribuez des rôles et des ressources pour vous assurer que cette tâche ne se perde pas dans les opérations quotidiennes de votre organisation.
- La recherche est un outil sous-estimé qui, lorsqu’il est optimisé, améliore la convivialité et l’engagement avec les membres de l’équipe, les documents associés et plus encore. Configurez Microsoft Search et continuez à affiner votre tenant via une maintenance programmée.
- La sécurité et les permissions sont des exigences croissantes pour les organisations. Définissez qui a besoin de permissions granulaires tout en sachant que les rôles de sécurité changeront d’un projet à l’autre.
Quelles sont les principales tâches de gestion de documents que vous devez accomplir ? Commentez-les ci-dessous !
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