Cloud Governance nous a permis de gagner beaucoup de temps, cela ne fait aucun doute. Le mois dernier, nous avons créé 58 nouveaux sites dans SharePoint. Auparavant, nos informaticiens auraient eu besoin d’environ 40 heures de travail fastidieux. Et c’est sans compter la formation du service d’assistance », affirme M. Meyer. « Cloud Governance nous fait économiser environ 3 mois de travail par an au total. Et en plus de cela, nous avons repris les commandes de notre environnement.
Fondée par deux baroudeurs barbus sur une table de cuisine et une machine à écrire, la société Intrepid Travel est depuis devenue le premier organisateur de voyages organisés en petits groupes au monde. Comptant plus de 2 300 employés et cadres à travers le monde et proposant plus d’un millier de voyages différents sur tous les continents, Intrepid Travel souhaite offrir des aventures inoubliables de manière responsable.
Pour cette agence de voyage internationale basée à Melbourne (Australie), l’objectif du passage au cloud était de réduire la latence, de favoriser la collaboration et de disposer d’une solution capable d’évoluer en fonction de la croissance de l’entreprise.
Intrepid Travel a commencé par mettre en œuvre Office 365 pour Outlook Online et Skype for Business puis a rapidement adopté SharePoint Online et Microsoft Teams. Lorsque l’agence a décidé de déployer Microsoft Teams à l’échelle de l’entreprise tout entière, elle a été stupéfaite par la rapidité d’adoption.
« Nous n’avons jamais forcé qui que ce soit à adopter ou utiliser Teams, nous l’avons simplement activé et substitué discrètement à Skype. Certains employés ont commencé à l’utiliser, en ont parlé à leurs collègues et sans même que nous ayons le temps de nous en apercevoir, la majorité de notre personnel l’avait adopté », constate Gavan Meyer, SharePoint Architect chez Intrepid Travel.
Mais ce taux d’adoption fulgurant a apporté trois défis majeurs : une prolifération des données, un manque d’homogénéité et des problèmes de sécurité. « N’importe qui peut créer un site SharePoint et un site Teams. Comme nous opérons dans plusieurs pays, chaque succursale a sa propre manière de travailler », explique Gavan Meyer.
L’entreprise a rencontré deux problèmes particulièrement épineux liés aux espaces de travail en double et à la gestion continue des autorisations.
« L’absence de règles de désignation a entraîné une accumulation d’équipes Teams portant des noms quasi identiques », déplore Gavan Meyer. « Par ailleurs, les gens ne comprenant pas les enjeux de la sécurité interne, ils octroyaient l’accès soit à tous, soit à personne. »
Intrepid Travel a fait preuve de diligence et examiné les autres solutions disponibles sur le marché avant d’investir dans AvePoint.
« Nous avons passé le marché au crible et effectué des recherches minutieuses. Nous avons fini par opter pour AvePoint parce que sa solution était judicieuse et efficace », explique M. Meyer. « L’expérience proposée était bonne et ne m’a pas donné de maux de tête. Nous n’avons pas le temps pour une solution compliquée. »
En utilisant Cloud Governance pour le provisioning de Microsoft Teams, des groupes Office 365 et de SharePoint Online, Intrepid Travel est en mesure de favoriser une collaboration et une adoption durables.
« Nous gérons la prolifération en demandant aux utilisateurs de remplir des champs lors du processus de provisioning, par exemple ‘activités’, ‘département’ et ‘localisation’. Nous recevons aussi des notifications quand des sites n’ont pas été utilisés depuis un moment », ajoute Gavan Meyer.
Cloud Governance donne au service informatique d’Intrepid Travel un meilleur contrôle sur les désignations et les capacités des propriétaires, ce qui a amélioré l’homogénéité au sein de l’environnement.
« Grâce à Cloud Governance, nous garantissons l’homogénéité en exigeant des utilisateurs qu’ils remplissent un questionnaire pour pouvoir demander un site ou une équipe Teams. Ce système encadre et guide nos utilisateurs », affirme M. Meyer.
En examinant le degré de sécurité de son environnement Office 365, Intrepid Travel a jugé essentiel de garantir un contrôle permanent et des droits de propriété adéquats.
« L’outil définit les propriétaires et les administrateurs par défaut, ce qui nous permet de tout gérer depuis un compte unique, et nous envoie des notifications lorsque l’espace vient à manquer sur le site », explique Gavan Meyer.
AvePoint Cloud Governance a déjà fait ses preuves auprès du service informatique d’Intrepid Travel, dont il a allégé la charge de travail.
« Cloud Governance nous a permis de gagner beaucoup de temps, cela ne fait aucun doute. Le mois dernier, nous avons créé 58 nouveaux sites dans SharePoint. Auparavant, nos informaticiens auraient eu besoin d’environ 40 heures de travail fastidieux. Et c’est sans compter la formation du service d’assistance », affirme M. Meyer. « Cloud Governance nous fait économiser environ 3 mois de travail par an au total. Et en plus de cela, nous avons repris les commandes de notre environnement. »
De manière générale, l’agence Intrepid Travel est très satisfaite des performances de Cloud Governance.
« En deux ans, je n’ai pas dû appeler plus de deux fois le support technique. L’outil fonctionne parfaitement et il est facile à comprendre et à utiliser. C’est littéralement simple comme bonjour », se félicite Gavan Meyer.
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Cloud Governance nous a permis de gagner beaucoup de temps, cela ne fait aucun doute. Le mois dernier, nous avons créé 58 nouveaux sites dans SharePoint. Auparavant, nos informaticiens auraient eu besoin d’environ 40 heures de travail fastidieux. Et c’est sans compter la formation du service d’assistance », affirme M. Meyer. « Cloud Governance nous fait économiser environ 3 mois de travail par an au total. Et en plus de cela, nous avons repris les commandes de notre environnement.