« Nous avons aussitôt su qu’[effectuer la migration à l’aide de la fonctionnalité native] prendrait trois fois plus de temps. Et nous jugions en connaissance de cause : nous avions effectué une migration nous-mêmes cinq ans auparavant »
Le Laboratoire national d’Oak Ridge (ORNL) est le plus vaste laboratoire de science et d’énergie du Département de l’Énergie des États-Unis. Spécialisé dans la recherche fondamentale aussi bien qu'appliquée, il a pour mission de développer des solutions transformatives capables de répondre aux problèmes majeurs dans les domaines de l’énergie et de la sécurité. L’ORNL participe aux missions nationales de découverte scientifique, d’énergie propre et de sécurité du Département de l’Énergie.
À l’annonce de la fin prochaine de la prise en charge de SharePoint 2010, l’ORNL a décidé qu’il était temps de faire migrer ses 4 500 salariés et ses 2,7 téraoctets de données vers Office 365.
Au départ, le Laboratoire national d'Oak Ridge a décidé de migrer vers Office 365 en raison des économies de coûts que l’élimination de l’infrastructure sur le site lui permettrait de réaliser. L’ORNL souhaitait également bénéficier des applications et fonctionnalités les plus récentes, qui sont désormais d'abord introduites dans la plateforme cloud.
Le Laboratoire national d'Oak Ridge avait auparavant réalisé en interne la migration de SharePoint 2007 vers SharePoint 2010 en se servant de la fonctionnalité de migration native de la plateforme.
Ayant participé personnellement à ce projet, la responsable du groupe Services Web de l’ORNL, Lara James, a estimé qu'une approche différente faisant appel à la solution et aux services de migration d’une entreprise tierce serait plus efficace.
« Nous avons aussitôt su qu’[effectuer la migration à l’aide de la fonctionnalité native] prendrait trois fois plus de temps », assure Lara James. « Nous le savions parce que nous avions réalisé nous-mêmes cinq ans auparavant la migration de SharePoint 2007 vers 2010, ce qui avait nécessité une bonne année et la participation d’un grand nombre de personnes pour migrer notre contenu interne. »
L’ORNL a pu assurer la gestion intégrale du projet, de l’analyse à la planification et à l’exécution, tout en tirant parti de la solution et des services de migration d'une entreprise tierce.
L’ORNL a débuté le projet par une phase d'analyse visant à identifier les contenus indispensables, les contenus pertinents et les contenus sensibles. Le laboratoire s’est ainsi forgé une vue d’ensemble de ce qu’il fallait garder et de ce dont il fallait se débarrasser.
L’ORNL a alors identifié environ 130 collections de sites à migrer, 15 collections de sites à archiver et 20 autres à supprimer.
« Il y avait aussi un grand nombre de personnalisations que l’outil d'analyse nous a permis de repérer rapidement », précise Lara James.
Ce repérage était important car les personnalisations SharePoint ne peuvent pas être migrées, et il a fallu décider si ces workflows devaient être ignorés ou répliqués dans le cloud.
Au total, Oak Ridge a migré de SharePoint 2010 vers Office 365 2,7 téraoctets de données comprenant environ 43 000 listes et 3,6 millions d’objets.
La totalité de ce contenu a été migrée sur une période de 117 jours exactement, ce qui a permis d'achever la migration avant l’échéance prévue.
Tout au long de la migration, les exigences essentielles à satisfaire pour le Laboratoire national d'Oak Ridge étaient les suivantes :
Métadonnées : il était primordial de pouvoir récupérer à l’identique les métadonnées de trois millions d’objets.
Vitesse : l’ORNL souhaitait pouvoir utiliser Office 365 rapidement car SharePoint 2010 arrivait en fin de prise en charge.
Temps d'activité : le groupe Services Web de l’ORNL accordait une grande importance à la possibilité de programmer l’exécution des tâches de migration pendant les heures creuses, afin de ne pas perturber le fonctionnement du laboratoire.
Après cette migration, le Laboratoire national d'Oak Ridge n'a plus à se préoccuper des frais de maintenance de l’infrastructure sur site ni à craindre de voir son environnement de travail numérique prendre du retard par rapport aux normes du secteur.
Après avoir suivi de près l’exécution d’une migration réalisée en interne et celle d’une migration assurée par les services de migration d’une société tierce, Lara James recommande sans hésitation à quiconque doit procéder à une migration : « Faites appel à un prestataire externe ! Surtout si vous gérez une grande quantité de données et de personnalisations. »
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« Nous avons aussitôt su qu’[effectuer la migration à l’aide de la fonctionnalité native] prendrait trois fois plus de temps. Et nous jugions en connaissance de cause : nous avions effectué une migration nous-mêmes cinq ans auparavant »