Économisez votre budget et gérez les risques grâce à ces stratégies d'optimisation du stockage cloud

Lorsque la pandémie a commencé, des solutions comme Microsoft Teams, OneDrive et SharePoint ont permis aux employés de communiquer et de collaborer plus facilement que jamais, où qu'ils soient. Mais il est rapidement apparu que ces outils produisaient également une quantité de données sans précédent.

Les entreprises se retrouvent aujourd'hui confrontées à des coûts de stockage de données nettement plus élevés, voire à des frais de dépassement coûteux. Un rapport de 2021 a révélé que plus d'un tiers des entreprises ont des dépassements de budget de services cloud jusqu'à 40 %.

Et il n'y a pas que les coûts de stockage qui augmentent, les risques aussi. Si vous conservez trop d'informations, vous risquez davantage d'être confronté à des risques réglementaires, comme des difficultés à respecter les réglementations, à des risques liés aux processus, qui pourraient vous empêcher de trouver ce dont vous avez besoin, et à des risques de sécurité, comme des acteurs malveillants ou des pannes de système.

Alors que les budgets consacrés au stockage ne retrouveront probablement jamais les niveaux d'avant la pandémie, vous pouvez atténuer votre volume de données en appliquant de manière proactive des principes solides de gouvernance des données et de cycle de vie des informations. Nous sommes là pour vous montrer comment.

Dans cet eBook, vous découvrirez la valeur de l'optimisation du stockage et obtiendrez les quatre stratégies clés qui vous aideront à optimiser vos coûts de stockage, à vous protéger contre les surcharges surprises et à protéger votre organisation contre les risques juridiques et de réputation.

Sommaire

Introduction

Pourquoi l'optimisation du stockage est-elle importante ?

Bon débarras au contenu redondant, obsolète et trivial (ROT)

Gestion du cycle de vie

Destruction défendable

Sauvegarde du contenu pour supprimer les comptes inactifs

Conclusion

Amélioration de la productivité, réduction du risque et augmentation de la vitesse

Il est très facile pour un environnement de s'encombrer de contenu redondant, obsolète ou trivial (« ROT »), ce qui peut provoquer une frustration intense chez les utilisateurs qui s'efforcent de trouver des informations à jour. Une récente enquête parrainée par Citrix a révélé que les employés passent 25 % de leur temps à chercher les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail. En se débarrassant de ce contenu périmé, les organisations peuvent améliorer la productivité, réduire les risques et augmenter la vitesse et la précision des solutions de recherche, d'analyse et de découverte électronique. (p. 2)

Travail plus intelligent, pas plus difficile

En découvrant, en mettant en correspondance et en classant les données non structurées, les organisations peuvent prendre des décisions plus éclairées concernant les données à conserver et celles à supprimer. Vous pouvez utiliser les outils disponibles dont certains sont même gratuits pour vous aider à identifier ces données de manière très systématique. (p. 7)

Importance de la gestion du cycle de vie

À mesure que l'adoption de Teams continue de croître, les organisations qui autorisent le provisionnement en libre-service verront de plus en plus d'équipes Teams être créées. Sans la formation et l'éducation appropriées des employés, ces espaces de travail peuvent se multiplier de manière exponentielle, entraînant une prolifération des données. Malheureusement, une fois que ces espaces de collaboration ont rempli leur fonction, ils sont souvent laissés de côté. Si personne (ou rien) n'intervient pour les nettoyer par la suite, il en résulte une grande quantité de données redondantes chez le tenant. Cela entraîne non seulement une augmentation des coûts de stockage, mais peut également causer des difficultés aux utilisateurs lorsqu'ils recherchent le contenu approprié. (p. 8)

La destruction des enregistrements est vraiment nécessaire

Gardez à l'esprit que l'archivage ne fait que déplacer votre problème à un autre endroit. Il peut permettre de réaliser des économies à court terme, mais il ne s'agit pas d'une stratégie viable à long terme. La conservation d'informations qui ne sont plus utiles à l'entreprise peut en fait créer plus de risques que leur suppression. La destruction des enregistrements est une activité vraiment nécessaire, incroyablement importante, qui doit être menée de manière à pouvoir être défendue à l'avenir, si besoin. Si les enregistrements sont détruits de manière inappropriée ou s'il y a une apparence de « spoliation » (le fait de gâcher délibérément des preuves potentielles dans un litige), l'organisation pourrait être accusée de tentative d'obstruction. (p. 14)

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