AvePoint のソリューション

より精緻な Microsoft クラウドのバックアップ取得のため、AuditOne BDO New Zealand では DocAve Online を選択しました。 Office 365 用の運用管理ソリューションである DocAve Online は、 SaaS ソリューションである AvePoint Online Services (AOS) の一環として提供されています。 「我々のニーズに合致するソリューションをいくつか検討しましたが、 SharePoint Online のバックアップ実行をよりフレキシブルに実行できる 点が気に入り、 DocAve Online を選択しました」 と、James 氏は振り返ります。 「しかし、 製品だけでなく、AvePoint との取引ややり取りが気に入ったことも、 大きな決定要因のひとつでした。導入検討から運用管理までの各段階で、 AvePoint の担当チームはきめ細やかに動き、 手を尽くしてくれました。」

規定では、 SharePoint Online は 12 時間毎にバックアップを取り、 データは 14 日間保持されます。 しかし DocAve Online の導入により、 SharePoint Online の増分バックアップとプラットフォーム レベル バックアップをスケジュール通りに自動実行することが可能になり、データ損失防止対策ができるようになりました。 「導入から 1 時間もしないうちに、 サイト バックアップの実行が可能になったのです」 と Dickinson 氏は語ります。 「DocAve は直観的に操作できるため、 使いやすく感じました。」

スケジュールに従ったバックアップの自動化が実現したと同時に、誤って消去してしまったコンテンツをリストアする機能も手にしました。Microsoft の規定機能でもリストアが可能ですが、レベルはサイト コレクションまでとなります。しかし DocAve Online ではアイテム レベルでのリストアが可能であるため、リカバリー ポイントを過ぎたアイテムでもピンポイントで回復することが可能です。

「サイト ・ ライブラリ ・ リスト、 リスト アイテムの各レベルで最小単位リストアを実行できるのはとても助かります」 と、BDO New Zealand でシステム管理者を務める Alexander Bondin 氏は語ります。 「SharePoint Online を規定機能のままで使用すると、 さまざまな制約事項にぶつかってしまいますが、 DocAve Online に備わっているフィルター ポリシーや増分バックアップなどの機能を使いこなすことで、 ずっと柔軟にバックアップを実行することができるようになりました。」

SharePoint Online への移行を進めつつある従業員がまだいる一方で、 一部のユーザーから 「外部ユーザーをポータルのワークスペースに招待し、 コラボレーションをしたい」 という声が上がるようになりました。 しかし、 外部ユーザーを招待する場合は、政府の定める規定に従って運用管理を実行する必要があります。

この問題も、DocAve Online の導入により解決できました。 DocAve Online には、業界規制・法規制に従っ てアーカイブを実行できる機能も備わっています。これで政府の要求に従った形でのコンプライアンス順守が可能となります。

「DocAve は、導入当初の目的以外にも柔軟に使いこなすことができ、とても助かっています」 と、 Dickinson 氏は語ります。「外部ユーザーにポータルへのアクセスを許 可する場合は、保存してあるドキュメントの種類によっては 10 年間、記録を保存する必要があります。しかし、DocAve Online でバックアップを実行することで、監査への対応がぐっと楽になりました。」

また、 BDO New Zealand の規模が拡大するにつれ、SharePoint Online のスケーラビリティの高さを活かして環境を拡大することも視野に入っています。しかし、通常であればデータ量の増大が問題となりえるこのようなケースでも、DocAve Online でバックアップ ・ リストアを実行できるため、データ ロスに神経を尖らせることなく業務を遂行することができます。

「最初の苦い経験から、 データの保護には 「保険」 が絶対に必要なことを身をもって学ばされました」 と、Dickinson 氏は語ります。「DocAve Online を導入したことで、 起こりうる SharePoint Online のデータ ロスを防止することができます」