AvePoint のソリューション

新環境への移行を成功させるため、シャーロット郡庁は SharePoint における豊富な経験を持つ AvePoint との連携を決定しました。「AvePoint を選んだ大きな理由の一つは、AvePoint が Microsoft と強固な関係を築いていたという点です」 Catlin 氏は話します。「SharePoint をとりまく環境は日々進化していますが、AvePoint と協力することで常に最先端の状態を維持することができるだろうと感じました」

シャーロット郡庁が抱える SharePoint 移行作業の細かい調整を担当したのは、AvePoint Client Services (ACS) というチームでした。ACS はまず、シャーロット郡庁の既存環境に対してヘルスチェックを行い、それを元にベストな移行アプローチを提案したといいます。 「組織外からアイディアをもらい、移行計画の支援を受けるという形は結果的に良かったと思っています」 Catlin 氏は話します。「AvePoint は当組織の SharePoint 移行作業を通じ、一貫して信頼できるアドバイザーであり続けてくれました」

移行作業に伴い、ACS チームによって新たにハイブリッド SharePoint 2013 環境が設計、構築されました。ところが、まさにこの新環境の構築作業中、Microsoft は Office 365 - SharePoint Online の外部向け Web サイト機能に対するサポートの縮小を発表します。この機能はシャーロット郡庁にとって、Web サイトをホストする際に重要な部分を占めるものでした。組織の Web サイトをクラウドに展開するという当初の目的を達成するため、ACS チームはクラウド プロバイダーの Fpweb.net がホストする SharePoint 2013 環境へと Web サイト コンテンツを移すことを決断します。「Microsoft の発表は私たちが全く予期していなかったものでしたが、AvePoint はプロジェクトを当初の予定通り達成するべく対処してくれました」 Catlin 氏は話します。

移行作業にあたり ACS チームは、SharePoint 運用管理を実現するDocAve ソフトウェア プラットフォームの 1 モジュールとして AvePoint の DocAve 移行ソリューションを活用しました。ACS は DocAve を利用して移行作業を営業時間外に行い、外本番環境への悪影響を全く起こさないような形で実施しただけでなく、コンテンツを完全忠実な形で保持することで、組織の業務要件に沿った移行を実現しました。「DocAve のおかげで、移行作業を通じてダウンタイムを最小限に抑えることができました」 Catlin 氏は話します。「全ての部署が、必要な時に必要な SharePoint サイトへアクセスできるという環境が実現できたのです」

300 GB ものコンテンツを新たなハイブリッド環境へと移行することに成功した後も、シャーロット郡庁は DocAve の持つ様々な SharePoint 管理機能を活用しています。外部向け Web サイトのコンテンツが確実に組織内の公共情報部署 (PIO) で確認が行われてから公開されるという形を整えるため、当組織ではオンプレミス環境内の Web サイトを使用してインスタンスの変更を行うようなフローを策定しました。コンテンツ管理者によって変更や修正が加えられると、PIO がまず確認し、その後 DocAve によって単方向レプリケーションが行われることで、変更内容をクラウド環境へとプッシュされます。

「オンプレミス SharePoint 環境とクラウド SharePoint 環境の間では、DocAve レプリケーターが大活躍しています」 Catlin 氏は話します。

シャーロット郡庁ではまた、DocAve を使用して SharePoint コンテンツの保護も行っているといいます。DocAve バックアップ & リカバリーでは、個別アイテムから SharePoint 環境のメタデータ、セキュリティ設定、バージョン履歴など、すべてを保持したままでの完全忠実なバックアップ・リカバリー機能が可能です。「DocAve を導入したことで、アイテム レベルという最小単位でのリストアが可能になり、本当に助かっています」 Catlin 氏は話します。「SharePoint の既定機能では、サイト全体をリストアしてから必要なドキュメントを取り出す必要があったため数日かかることもざらでしたが、DocAve を使えば数分で済みます」

シャーロット郡庁では現在、シンプルな SharePoint サイト展開を自動制御できる DocAve Governance Automation を導入し、ユーザーの依頼に迅速に対応しながら IT 担当者の負担を軽減し、より簡単に組織内規定を遵守する形を構築することを検討しているといいます。さらに、AvePoint Compliance Guardian を導入することで、プライバシーやセキュリティー、コンプライアンスといった面で潜在的な問題を抱える機密コンテンツに対してよりプロアクティブな対応が可能になります。「DocAve Governance Automation や AvePoint Compliance Guardian を使用すれば、SharePoint が持つ様々な機能を最大限に活用しつつ、IT チームの負担を最小限に抑えることができると考えています。これは非常に大きいですね」 Catlin 氏は話します。