AvePoint のソリューション

これまでの経験やパートナーのアドバイスなどを踏まえて Mast 氏が最終的に選んだのは、AvePoint の DocAve 移行ソリューションでした。DocAve 移行ソリューションは SharePoint インフラ管理を実現する DocAve ソフトウェア プラットフォームのモジュールです。DocAve 移行は、ビジネス上の重要なコンテンツを最新版 SharePoint へと移行する、効率的かつ高コストパフォーマンスなソリューションを提供します。新たな環境を 25 サイト コレクションに絞って構築したのち、Corbion は DocAve 移行ソリューションを活用して移行作業を開始しましたが、最終的にすべての作業はおよそ 4 か月ほどで完了しました。移行作業を通じ、メタデータや権限は全て完全な形で保持されていたといいます。

「DocAve のおかげで、データの一括移行が本当に簡単に行えました」 Mast 氏は話します。「特に重宝したのが移行ジョブのスケジュール機能です。これを使うことで、週末や営業時間外に作業を終わらせ、日曜日に確認を行い、月曜に本番環境へ反映させる、といった処理を部署ごとに行うことができたのです」

SharePoint 2010 への移行作業がすべて完了してから 2 年が経過した現在、Corbion では新たに Microsoft Azure にホストされた SharePoint 2013 へ、合計 3 テラバイトにも及ぶ環境全体のデータを移行することを検討しています。クラウドへと移行することで、ハードウェアのアップグレードなどが必要なくなるだけでなく、環境の拡張もフレキシブルに行えるようになるからです。SharePoint 環境が拡大を続ける中、Corbion はプラットフォームの既定機能に縛られることなく、環境内の権限管理やレポート化を簡単に行うことのできるソリューションを模索していました。前回の移行作業でその機能性に魅力を感じていたこともあり、Corbion は SharePoint 管理を実現する DocAve 製品を追加で導入し、当時使用していた類似の管理ツールから切り替えることを決断します。

「DocAve は一つのプラットフォームから SharePoint 管理をすべて行うことができます。これは非常に効率的だと思いました」 Mast 氏は話します。「同じインターフェースにすべてのツールが集約されている、というのは実際に便利です」

DocAve 管理センターは、環境における設定や構成、権限などを、あらゆる SharePoint オブジェクト レベルで簡単に一括変更することができます。Corbion は DocAve を活用し、例えばライブラリへのバージョン履歴の設定を必須にするなど、予め定めたポリシーが SharePoint 環境で遵守されている状態を保持すると同時に、離職した社員が保管していたコンテンツに対する処理のプロセスを自動化することにも成功しました。

「例えば社員が退職するなどのタイミングで、担当上司に通知メールが送信されます。これにより、退職した社員の OneDrive にコンテンツが残っていることを把握することができます」 Mast 氏は話します。 「この場合、通知を受けた上司からこのコンテンツを削除するべきか、別の場所へ移動するべきか、あるいは権限をもらって直接処理するかなど、取るべきアクションを自ら決めたのち私たちに連絡するという運用にしています。この場合、この上司から 1 か月連絡がなければコンテンツは自動的に削除されるよう設定しています。このようなプロセスも、DocAve なら簡単に設定することができるのです」

また、DocAve レポート ポイントは単一インターフェイス上から SharePoint の様々なレポートを取得することができるため、特に機密データが保管されているサイトに対する権限を監視したい場合に有効なツールだといいます。「財務部が使用する全てのサイトに対して誰がフル コントロール権限を持っているのかを把握するため、毎月レポートを作成しています」 Mast 氏は話します。「DocAve が出力してくれる包括的な情報のおかげで、本来グループに所属するべきでないユーザーを除外したり、ポリシーに則って権限をリセットする、といった操作を行うことができるようになりました」