Customer Interview

県民参加型「政策オープンイノベーション」で Microsoft Teams を広く開放。複雑化したゲストユーザーの管理とセキュリティ担保の実現を通じて、プロジェクトがさらに加速

福井県では、令和2 年（2020 年） に「政策オープン イノベーション」を開始し、同年 7 月に 5,000 人を超える県民が参加する形で「福井県長期ビジョン」を策定しました。

県庁では平成31 年（2019 年） からMicrosoft Teams を導入・利用していましたが、この県民参加型プロジェクトの動きをさらに加速させるため、県民や市町、民間事業者にも新たにTeams の利用を開放し、情報共有や議論を活性化しています。

Teams を広く開放する上でのゲスト ユーザー管理やセキュリティ担保は、AvePoint Cloud Governance と AvePoint Policies & Insights によって実現。このことにより、ゲスト ユーザーの招待が必要なチームの作成承認や、ゲスト ユーザー招待の承認、かつて招待されたものの現在アクティブではない “ゴーストゲストユーザー”や “シャドー ユーザー” の監視、共有情報のリスク度の監視などが行われています。

県民共創の「政策オープン イノベーション」を拡大するため 庁内で利用していた Microsoft Teams の外部開放を検討

豊かな自然や悠久の歴史や文化、地域のつながりも強く、日本総合研究所が発表している「都道府県幸福度ランキング」では ５ 回連続で １ 位になっている福井県。

令和 2 年（2020 年）には、県民主役の県政を実現するための「政策オープン イノベーション」への取り組みも開始、同年 7 月には 5,000 人を超える県民が参加し、2040 年を目標とする「福井県長期ビジョン」を策定しています。このオープン イノベーションをさらに拡大するうえで重要な役割を担っているのが、AvePoint Cloud Governance と AvePoint Policies & Insights です。

「福井県では平成 31 年（2019 年）2 月に Microsoft Teams の活用を始めており、庁内の資料共有や出先機関などとの Web 会議、チャット機能を用いた情報共有を進めてきました」と語るのは、福井県 DX 推進課 で課長を務める角 浩吉 氏。

知事も導入当初から積極的に Teams を活用したペーパーレス会議などに取り組んでおり、知事ヒアリングも基本的に Web 会議で実施していると言います。「Teams は業務効率化と意思決定スピードアップに、大きな貢献を果たしています」。

「政策オープン イノベーション」が始まってからは「外部の人々とのコミュニケーション効率化に Teams が活用できないか」という検討も DX 推進課でスタート。

しかし Teams を外部開放するにはいくつかの課題を解決する必要があったと、角 氏は振り返ります。

「まず安全に Teams を外部開放するには、ゲスト ユーザーを招待できるチームの設定を適切に管理する必要があり、担当職員の負担増加や設定ミスによる情報漏洩リスクの増加が懸念されました。またゲスト ユーザーを招待する際には、ゲストに対する適切な権限付与や、無断でのゲスト追加を防止する仕組みも必要です。さらに、招待したチーム以外の情報を閲覧不可にすることや、ゴースト ゲスト ユーザー（既に使われていないのにゲスト登録が残っているユーザー）/シャドー ユーザー（チーム メンバーではないのにチーム内ファイルへのアクセス権を持つユーザー） の監視も不可欠です」。

これらの課題解決のため、Teams の管理性やセキュリティを強化できるツールの調査を開始。令和4（2022 年）年 8 月に AvePoint の存在を知り、すぐに AvePoint とのミーティングを実施します。ここで製品説明を聞いたうえで、「これなら Teams の外部開放を安全に行える」と判断されたのです。

スピーディで丁寧な伴走により、検討開始から 1 か月半で導入決定 AvePoint 製品でゲスト招待チーム管理やセキュリティ担保等の課題を迅速に解決

それではなぜこのように判断されたのでしょうか。その理由を、福井県 DX 推進課で企画主査を務める枡谷 浩和 氏は、次のように説明します。

「まず AvePoint Cloud Governance は、チーム作成やゲスト追加といった業務ごとに、付与する権限や確認ルートなどの条件を指定できるため、ゲスト招待を行うチームの管理を徹底できます。また招待したゲストや、ゴースト ゲスト ユーザー/ シャドー ユーザーの監視も、AvePoint Policies & Insights を併用することで可能になります」。

令和 5 年度予算に間に合わせるため、令和 4 年 10 月には予算要求を実施。それまでの間に、自分たちが「実現したいこと」を AvePoint 製品の機能にどう落とし込むか、セキュリティ確保のために何が必要なのか、などが明確化されていきました。

「AvePoint との出会いから、製品導入の方向性を固めて予算要求を行うまで、わずか 1 か月半という期間でスムーズに進むことができたのは驚きでした。予算要求に間に合わせることができたのは、AvePoint がレスポンス良く対応し、私たちの疑問に対して詳しく説明してくれたからです」（枡谷 氏）。

迅速に予算要求を行なったこともあり、令和 5 年（2023 年）2 月の議会で承認が得られ、予算を確保。同年 4 月に一般競争入札が行われ、AvePoint Cloud Governance/AvePoint Policies & Insights の導入と、これらの導入ベンダーが決定します。その後、Teams 管理のためのシステム構築および設定が進められ、令和 5 年 10 月 26 日から全庁的な運用が開始されています。

「以前は庁内での Microsoft Teams 活用を促進するためチーム作成を自由に行えるようにしていましたが、AvePoint 導入後はチーム作成時の申請内容確認/ 承認フローを追加しています」と言うのは、福井県 DX 推進課で主査を務める田上 正崇 氏。

外部メンバーの招待が不要なチームは従来どおり自動的にチーム作成が行われますが、外部メンバーを招待するチームは DX 推進課による申請内容のチェックを実施し、チーム作成を行っているのだと説明します。

「作成されたチームに外部ユーザーを追加する際にも、追加される外部ユーザーの確認など、セキュリティを確保するうえで必要な業務フローを AvePoint Cloud Governance で実装しています」。

Microsoft Teams の安全な外部開放からわずか 2か月で 大きな変化。約250の外部連携チームが誕生し、 新しいチャレンジも続々と登場

「AvePoint Cloud Governance によって、外部ユーザーを含むチームを安全に作成できるようになりました」と田上 氏。

懸念されていた DX 推進課の負担も、それほど増えていないと言います。

「ユーザーからの問い合わせも、以前は Teams 運用の委託業者に問い合わせる必要がありましたが、今では AvePoint で必要な情報を見ることができるため、すぐに対応できるようになりました」。

ゴースト ゲスト ユーザー/ シャドー ユーザーの監視も、AvePoint Policies & Insights で実現。

外部と共有される情報にはリスク度の監視設定も行っており、機密性が高いと考えられるキーワードが使われている場合には、自動的に通知が来るようにしていると言います。

「県民の皆さまや民間事業者様と、安全に Teams で情報交換や情報共有、議論を行える環境が構築できたことで、これまで以上に政策イノベーションを推進できるようになりました」と角 氏。

AvePoint の導入からわずか 2 か月で、外部ユーザーを含むチームが約 250 チームも作成されており、以下のようなさまざまな取り組み事例が生まれていると言います。

・「ふく育県推進」に資する、市町⇔福井県の連携

・地域の課題解決に資する、地域おこし協力隊⇔福井県の連携

・国が進める情報システム標準化施策等の推進に資する、市町⇔福井県⇔他都道府県の連携

・除雪対応の円滑化に資する、市町⇔福井県⇔除雪業の連携

また、外部との大容量ファイルの送受信を円滑に行えるようになったことで、議論が進めやすくなり、意思決定が迅速になったという声も上がっているとも指摘。以前の外部との大容量ファイルのやり取りは、オンライン ストレージ利用が許可された専用端末を利用する、ファイル授受に用いる公用 USB の利用許可登録を行う、といった対応が必要でしたが、このような手間が不要になったのです。実際に、専用端末の利用は AvePoint 導入後に20% ほど減少、公用USB の許可を行う管理者の作業負担も軽減していると言います。

「今後は AvePoint Cloud Governance によって、活動実態のないチームの棚卸しなども行っていきます」と角 氏。また将来は県庁全体のネットワーク構成を β モデルへと移行し、これまで以上にクラウド サービスを積極的に活用していくことも視野に入っていると言います。

「そのためには、ゼロ トラスト化やクラウド バックアップなど、新たな視点でのセキュリティ対策が必要になります。それらを実現する手段としても、AvePoint ソリューションの活用を検討していきたいと考えています」。

■お話を伺った方々

福井県
DX 推進課 課長
角 浩吉 氏

福井県
DX 推進課 企画主査
枡谷 浩和 氏

福井県
DX 推進課 主査
田上 正崇 氏