Customer Interview

Salesforceの利用拡大に伴い、最重要である顧客データの保護が課題に

はなまるでは、主要な業務システムの一つとして2018年からSalesforceを活用しています。導入当初は一部の営業社員のみが利用していましたが、徐々に利用範囲が内勤営業や他部門にも広がり、データ保護対策を講じる必要が出てきました。上席執行役員 営業戦略本部 本部長の神田氏は次のように説明します。

「営業だけで利用していた時も日々Salesforce上で大量のデータ更新を行っていましたが、利用範囲が広がったことによりさまざまな部署が同じデータを触ることになりました。それに伴い、ユーザーのオペレーションミスによるデータ上書きや、データ喪失といったリスクが顕在化しました。実際に大きな問題が起きたことはありませんでしたが、安全性を担保するためにバックアップの仕組みの導入が必要であると考えるようになりました」

Salesforceからのデータを週次でエクスポートしてバックアップするといった方法も検討しましたが、人手をかける必要があり業務負荷が大きいため断念。情報収集を進める中で有力な候補として挙がったのが、AvePointのバックアップソリューション AvePoint Cloud Backupでした。

同時期にGoogle Workspaceのバックアップソリューションも検討開始

Salesforceのバックアップを本格的に検討するにつれ、その影響は社内の他部署にも波及することになりました。はなまるではメール、ドキュメント保管といった日常業務でGoogle Workspaceを活用しています。事業拡大が進むにつれて、Google Workspace上のデータの重要性は増しています。営業戦略本部の取り組みを受け、本社管理本部もGoogle Workspaceのバックアップについて本格的に検討を開始しました。

経緯について、本社管理本部 総務課 課長代理の塩崎氏は以下のように振り返ります。

「メール、ドキュメント共有といった用途でGoogle Workspaceを全社で利用していますので、データ保護の重要性は認識していました。当初は、Google側の機能を使えば対策できるのではと考えていましたが、内容が難解で具体的な検討が進まなかったというのが率直なところです。そんな中、営業戦略本部側でSalesforceのバックアップソリューションを導入検討しているという話を聞き、Google Workspace側も併せて検討することになりました。」

Salesforceのバックアップソリューション候補として名前が挙がっていたAvePointはGoogle Workspaceのバックアップにも対応しており、導入のハードルも低いと評価。1カ月程度のトライアル利用も経て操作感を確認した上で、AvePoint Cloud Backup for Google Workspaceの導入を決定しました。

導入決定から1カ月で運用開始、Google Workspaceのデータ復旧では8割の時間削減効果も

トライアル利用で直観的な操作が可能だという手ごたえを得ていたこともあり、はなまるではAvePoint Cloud Backupの導入決定から1カ月で運用をスタートしています。

導入後のGoogle Workspace運用の変化について、塩崎氏は以下のように語ります。

「従来、Google Workspace上の過去データを取り出したい場合は、そもそも必要なデータを探すのに大きな手間がかかっていました。AvePoint Cloud Backupの導入により、必要なデータを簡易的に検索できるようになりましたし、何より毎日自動的にバックアップが取れていてデータが長期間にわたって保管できるという安心感があります。実際に、AvePoint Cloud Backup導入後に退職者のデータが必要となったシーンがありましたが、バックアップがあったおかげで簡単に取り出すことができました。また、AvePoint Cloud Backup導入前は、データ復旧に1時間かかることもありましたが、今では10分程度で完了するようになっており、8割程度の時間削減になっています」

Salesforce の運用ではBCP・データ保護対策に加えて過去のフローの確認やテスト環境構築にも活用

Salesforceの運用でも、AvePoint Cloud Backupを導入したことで幅広い効果が出ています。営業戦略本部 営業戦略課 主任の山本氏は、「BCPやデータ保護対策としての安心感に加えて、Salesforceのメタデータのバックアップ・復元ができる点も有用だと感じています。フローを多く作成していますが、Salesforce内で保管できるフローのバージョンには50個までという制約があります。保管できているバージョン以前のフローの内容を確認したいといったケースでバックアップデータを活用できています」

さらに同社は、Salesforceの開発作業においてもAvePoint Cloud Backupの機能を活用しています。

「AvePoint Cloud Backupのリストア機能を使って、本番環境の実データをサンドボックスにコピーして、実際のデータでテストすることができるようになりました。以前はテスト案件のデータをいくつも作って動かしていましたが、本番環境にあるデータと差異があることから想定しないエラーが起きるなどの課題がありました。そうしたトラブルがなくなり、スムーズなテストが可能になりました」（山本氏）

今後の業務拡大に向けてSaaSのバックアップソリューションは必要不可欠

はなまるは今後、企業規模を拡大し、従業員も増やしていく計画です。経営基盤、事業基盤としての情報システムの重要性はますます高まると見ており、安定した成長のためにはデータバックアップの仕組みをより網羅的に整備していく必要があると考えています。

「アルバイト社員も含めてSalesforceやGoogle Workspaceを利用しており、今後は社員数も増やしていく計画のため、日常業務における顧客データの書き換えリスク、退職時のデータの持ち出しリスクなどあらゆることを想定しておく必要があります。バックアップがきちんと取られていることにより、リスク対処、監査対策にも活用できます。SalesforceとGoogle Workspaceは重要な業務システムとしてさらに活用を深めていく方針ですので、AvePoint Cloud Backupは業務継続のための重要なピースであると考えています」（神田氏）