Notes から移行、今後は SharePoint Online へ ユーザー 6,000 人の自由で活発な SharePoint 利用を安心して推進
クリティカル ニーズ
•組織変更に伴うコンテンツの移行・ 再構築の簡素化
•自由自在なバックアップ＆リストア
•コンテンツデータベースの肥大化防止
![株式会社カネカ 様]()
- 顧客ロケーション Japan
- 業界 テクノロジー
- プラットフォーム SharePoint 2010
- AvePoint ソリューションDocAve
西本達雄 氏
株式会社カネカ 情報システム部 運用管理チーム
挑戦
-御社では、大阪本社の移転にあわせて 2013 年 1 月に Office 365 の Exchange Server、Lync Online、Lync Server を導入されたそうですね。今年は先進 ICT を活用したワークスタイル変革への取り組みなどが評価されて、「日経ニューオフィス賞」の「近畿ニューオフィス 推進賞」も受賞されたと伺っています。SharePoint についてはいかがでしょうか？導入経緯について教えていただけますか?
<情報システム部 運用管理チーム 幹部職 西本氏>
まず、2010 年に、アジア地域を中心にグループ会社を増やし、グローバル展開を強化するという中期経営計画が策定されました。当時はメール等には Notes を使っていましたが、カネカグループのグローバル展開に対応できる情報共有基盤としては機能的に不十分でした。
また、グループ全体の業務効率化や文書管理の標準化を推進していく上でも、Notes では対応が難しいという課題もありました。
そこで、情報システム部内にタスクチームを立ち上げ、グローバルスタンダードとなっている SharePoint への移行を提案し、社長決定がなされました。
最初に、2010 年に SharePoint 2007 を、2012 年に SharePoint 2010 を導入しました。導入の目的は大きく分けて、1) グローバルでの情報共有、2) 業務効率化、3) 提案・申請・承認・回覧書類のワークフロー化と標準化でした。
- それぞれ、どのような用途でお使いでしょうか?
<西本氏>
各部門・部署内の情報共有には SharePoint 2007 を、カネカグループ全体の全社ポータルとしては SharePoint 2010 を使っています。
SharePoint 2007 については、45 部門が個別にサイトコレクションを作り、文書管理を行っています。
SharePoint 2010 は、社長メッセージや CSR 活動紹介、人事異動などの情報を全社員に向けて公開しています。日本語環境で構築しているため、閲覧するのは国内外のグループ会社約 60 社の日本人社員とスタッフ約 6,000 名です。
さらに、ISO の文書管理や、「部門長提案書」と呼んでいる社内稟議などの承認ワークフローを SharePoint 2010 で行っています。特に人気の高いコンテンツは、人事異動に関する情報です。毎年 4 月になると、サーバーがダウンしてしまうほどアクセスが集中します。
-グループ全体のグローバル展開に対応可能な情報基盤として、SharePoint をどのように活用されていますか?
<西本氏>
ここ数年、海外長期出張や海外赴任をする日本人社員がかなり増えているのですが、こうした世界に散らばる社員と、全社ポータルを通じて情報共有できる点は素晴らしいと感じます。
また、安全管理の面でも役立っています。海外に赴任・出張中の社員は SharePoint で集計していますので、例えばある国で暴動などの非常事態が起きた場合にも、その国にいる社員について人事が即座に把握することができます。
-海外現地法人とのコラボレーションについてはいかがですか?
各部門・各部署レベルでは、独自に現地法人との情報共有を行っています。
例えば、日本で研究開発した製品を海外工場で生産することがよくあるのですが、その際には製造設備に関する管理規程やプラント建設に関するプロジェクト資料を英語化し、現地の工場と共有しています。
AvePoint のソリューション
導入前に予見した技術的な 3 つの課題
SharePoint を導入する前に、無償版の Windows SharePoint Services (WSS) を半年間使用し、情報システム部内でさまざまなシミュレーションをしました。その際、権限のマトリクスをエクセル上に手作りし、誤って消してしまったデータの復旧を標準機能で行いました。
ただ、こうした問題が SharePoint を全社レベルで大規模展開した後に起こった場合、SharePoint の標準機能のみで対応するのは困難が多いと想定し、アドオンツール導入の検討を開始しました。
AvePoint の DocAve 製品導入の決め手となったのは、1 社で様々なツールが揃う点です。こうした SharePoint のアドオンツールは頻繁にアップデートされますので、複数のベンダーから購入するとやがて身動きが取れなくなります。(※)
SharePoint の導入 ・ 運用の課題としては特に以下の 3 点がありました。
課題1.「組織変更に伴うコンテンツの移行・再構築の簡素化」
課題2.「自由自在なバックアップ＆リストア」
課題3.「コンテンツデータベースの肥大化防止」
課題１ 「組織変更に伴うコンテンツの移行 ・ 再構築 の簡素化」
-それでは、それぞれの課題について順番に、具体的に教えてください。まずは「組織変更に伴うコンテンツの移行・再構築の簡素化」について教えてください。
当社は組織改編が頻繁にある会社で、数か月に一度は何らかの変更があります。SharePoint の活用が進み、データが蓄積されてくれば、データ移行のニーズもデータ移行量も将来的に増えてくるであろうと考えていました。
-DocAve を選んだ理由を教えてください。
SharePoint の標準機能ではリスト単位やファイル単位でのデータを移動するのは難しいということを認識しています。
DocAve コンテンツ マネージャーはコンテンツ単位で、しかも権限情報を保持したまま自由にデータを移動できる点を評価して導入しました。
-DocAve には具体的に何を期待しますか?
実際にコンテンツ マネージャーを使って組織改編によるデータ移動への対応を行ったのは、これまで 2 回です。
前述のように SharePoint 2007 を導入して 3 年、SharePoint 2010 は導入して 1 年と日が浅いため、組織改編による同製品の活用に関しては、むしろ今後利用するケースが増えてくるものと予想しています。
コンテンツ マネージャーを最大に使用したのは、Notes から SharePoint へのデータ移動の際です。Microsoft のコンバーターソフトウェアを使って、Notes にあったデータを SharePoint の移行用の中間サイトに置き、その後、コンテンツマネージャーを用いて本番環境に移動しました。
Notes から SharePoint への移行は、標準機能のみでは到底実現できませんので、この点でコンテンツ マネージャーはとても役立ちました。
SharePoint の導入は全社決定されたものの、ユーザーにとっては、15 年も利用して慣れ親しんできた Notes を離れて SharePoint を使い始めるのは容易なことではありません。SharePoint の導入当初は、使用頻度の高いファイルを中心に SharePoint に移して、ユーザー の SharePoint 利用を促すように工夫しました。
DocAve コンテンツマネージャーサイトの移動画面
また、情報システム部が行う SharePoint の社内研修では、一人 1 サイトの 実環境を用意して、ライブラリーの作成や権限の設定など社員向けの教育をしていますが、教育環境を作成する際にコンテンツ マネージャーを利用しています。これまでに、約 600 人の社員が研修を受けました。
課題２ 「自由自在なバックアップ＆リストア」
- 次に、「自由自在なバックアップ＆リストア」については、いかがでしょうか? 具体的に教えてください。
IT 部門にあまりリソースを割くことができない当社は、 基本的な方針として、SharePoint の運用をある程度の範囲でユーザーの裁量に任せており、 実際にユーザー部門での改善活動は盛んです。
こうした環境下では、ユーザーの操作ミスで SharePoint 上のコンテンツを消したり、画面を壊したりすることがあります。
また、情報システム部では、派遣社員を含むスタッフ全員に SharePoint の管理に関する完全な権限を与えているため、同様に操作ミスによるデータ消失などのトラブルが起こらないとは限りません。こうした事情から予防策を講じる必要がありました。
-DocAve を選んだ理由を教えてください。
SharePoint の標準機能でリカバリーできるのは、サイト単位のみですが、DocAve バックアップ ＆ リカバリーではライブラリーや文書単位といった細かい粒度での復旧ができる点を評価して導入しました。
-DocAve には具体的に何を期待しますか?
SharePoint の標準機能で復旧するとなると、SQL データベースのバックアップなど複数の複雑な作業が必要となり、時間もかかりますが、バックアップ ＆ リカバリーを使うと実作業の時間は 15 分程度で済みます。管理者側の作業負担が大幅に削減されますので、重宝しています。
幸いなことに、これまでのところ、人為的ミスによるデータ消失は起きていませんが、システム障害によるデータ消失はありました。
SharePoint 2007 の全社展開後、ある製品のアップデートをかけたことが原因で障害が発生し、データが 3 日前の時点のものまで消滅するという事態が起こりました。この際も、バックアップ ＆ リカバリーを使って 1 日前までデータを復旧することができました。
もしデータが戻らなければ、「SharePoint はやめよう」 という経営判断になりかねない深刻な事態でしたが、そういう意味ではバックアップ ＆ リカバリーで「命拾い」したと言えます。
他の利用用途としては、標準機能で行うことができる承認ワークフローの承認履歴を復旧するというケースがありました。
SharePoint の標準設定では、承認ワークフローの履歴は 2 か月経過すると消えてしまいますが、これはユーザー側には認識されていませんでした。結局、バックアップ ＆ リカバリーを使って、1 か月前までの承認ログを復旧しました。
このように、ユーザーは SharePoint の利用に慣れてくると、様々なことを試したくなり、こちらの想定外の使い方をするものですが、バックアップ ＆ リカバリーがあると心強いです。
DocAve バックアップ & リカバリー
あらゆる単位でコンテンツの復旧が可能
課題 3 「コンテンツデータベースの肥大化防止」
- 次に、「コンテンツデータベースの肥大化防止」については、 いかがでしょうか？具体的に教えてください。
全社規模での文書管理を SharePoint 上で行うにあたり、標準の SQL サーバーのみでは管理が難しいと考えていました。特にコンテンツ データベースの肥大化は最大の懸念事項でした。
-DocAve を選んだ理由を教えてください。
AvePoint のセミナーを受講した際、DocAve ファイル サーバー コネクタを使えば、文書管理ライブラリーにある大容量のデータを SharePoint 上で扱えるということを知り、SQL を外部に出すことで大量のデータを扱うことができるようになる点に魅力を感じて同製品の購入に至りました。
-DocAve には具体的に何を期待しますか?
購入後は、SharePoint 2007 上に空白の文書管理ライブラリーをリンクして、ユーザーには様々な場所に分散してしまっているデータを整理しながら、必要なドキュメントを文書管理ライブラリーに入れてもらいました。
その際、ドキュメントの管理体系、つまりフォルダ構成の標準化を進めるのと並行して、大量のドキュメントを扱う場所として文書管理ライブラリーが存在することの周知をはかりました。きちんとした形で移行を行いたかったので、ドキュメントの棚卸、つまり「整理」というフェーズを入れました。
現行では、予算の資料や提案書は必ず SharePoint に置くようにしてもらい、これらに関してはフォルダ構成を含めて標準化しています。
それ以外については、SharePoint と文書管理ライブラリーのどちらに置くかは、各部門の裁量に任せています。文書管理ライブラリー上でどのようにドキュメントの整理を行うかには部門間で違いがあり、全社的な標準化はなかなか難しい部分があります。
2013 年 9 月現在、ファイルサーバーコネクタ経由でつながっているファイルは 200 G ほど、SharePoint 2007 の SQL に入っているのは 400 ～ 500 G ほどでしょうか。過去 3 年で蓄積されたデータは 400G 程度でしたが、この 3 ～ 4 ヶ月で SharePoint のデータ量は約 2 倍に増大しており、これは今後更に増大することが予想されています。
今後は、SharePoint にあるデータをいかにして文書管理ライブラリーに移動させていくかが課題です。
最終結果
-最後に、今後の展望についてお聞かせ頂けますか?
SharePoint の導入の際、「5 年間で Notes に決着をつける」ということを目標に掲げましたが、ちょうどあと 1 年半で、目標にしていた 5 年が経過することになります。
この 3 年半で、社内周知を徹底し、データ整理を行ってもらいました。導入から 3 年以上が経過して、エンドユーザー側にも「いよいよ Notes がなくなるな」という切迫感が生まれ、逆に言えば、これからが本当の勝負かもしれないな、と感じています。
今後は、大量に蓄積されてしまっている SharePoint 2007 のデータの一部を、Office 365 の SharePoint Online に移行していきたいと思っていますが、実際にはまだセキュリティ、情報漏洩対策、認証などの問題がありますので、これらの技術課題をクリアした上で、段階的に行っていきたいと思っています。
IT 部門にあまりリソースを割くことができない会社ということもあり、むしろインフラ管理は Microsoft さんにお任せして、Office 365 のクラウドに向けて舵を切ることを考えています。その意味で、SharePoint Online への直接移行ができる DocAve SP3 には大いに関心があり、期待を寄せています。