Customer Interview

DX支援を通じて地域社会の発展に貢献する紀陽情報システム

使い慣れたMicrosoft 365を活用したVDRで 安全かつ効率的な社外コラボレーションを実現

DX支援を通じて地域社会の発展に貢献する紀陽情報システム

紀陽フィナンシャルグループでシステム開発部門を担う紀陽情報システムは、和歌山本社、東京支社、大阪開発センターを拠点に、金融、自治体、企業向けのITソリューションを全国に提供しています。地方銀行のシステム関連会社の中でも有数の規模であり、最先端のIT技術を紀陽銀行に導入するだけでなく、技術力と競争力が高いシステム会社として、地方自治体、企業のIT活用支援から、全国の金融機関に対するITソリューションの提供まで、幅広いニーズに対応しています。

ITコンサルティング業務拡大に伴い社外コラボレーション基盤整備が急務に

紀陽情報システムのビジネスソリューション本部は、主に紀陽銀行の法人顧客である和歌山県や大阪府下の地元企業向けにITコンサルティングやシステム開発などを手がけており、地域のDX推進に貢献しています。紀陽銀行と連携し、大企業向け、地元優良企業向けのITコンサルティングを積極的に展開しており、受託件数は増加傾向にあります。紀陽フィナンシャルグループとして、企業のセグメントやニーズに応じた推進体制を整備し、2024年から2026年の3年で100件の受託を目指しています。

※「デジタルストラテジー2.0」参照 デジタルストラテジー｜紀陽銀行

このようなビジネスを効率よく拡大していくためには、ITコンサルティングプロジェクトに関わる顧客やパートナー企業とのコミュニケーションやファイル共有、課題管理などといったコラボレーションの効率化が重要です。

しかし、顧客やパートナー企業などの外部先のすべてがコラボレーションをスムーズに進められるツールや環境を準備できると限らず、準備できない場合は非効率でセキュリティに不安のあるメール対応となります。ビジネスが拡大するにつれ、紀陽情報システム側でコラボレーション環境を用意する必要性が高まっていました。そこで同社が導入を検討したのが、バーチャルデータルーム（VDR）でした。社内外の情報共有やコラボレーションを促進する利便性の高さと、きめ細かい権限管理やデータ保護など高度なセキュリティ要件への対応を両立できる環境の構築を目指し、具体的な製品・サービスの調査を開始しました。

高度なセキュリティ要件に対応し、紀陽情報システムのMicrosoft 365の環境を有効活用できるVDRとしてAvePoint Confideを採用決定

AvePoint Confide(以下Confide)の選定経緯として、紀陽情報システム株式会社 ビジネスソリューション本部 ソリューション推進部 調査役の岡本 卓也 氏は以下のように語ります。
「数社のVDRソリューションを調査の上、M&A業務に必要となるデューデリジェンスへの対応を明確にうたっていた５社程度のVDRソリューションに絞り込み、比較検討をおこないました。日本語のWebサイトが用意されており、日本語のサポートが提供されているということを前提に、取得しているセキュリティ認証やMicrosoft 365との連携性などを比較した結果、AvePointに軍配が挙がり、Confideの採用を決定しました。私たちが調査した中では、”VDR on Microsoft 365”としてMicrosoft 365を活用できるVDRはAvePoint以外にありませんでした」
M&Aにおける情報公開や知的財産の管理、法務資料の管理などを想定したVDR機能を備えたアプリケーションで、情報の機密性をしっかり保つことができる通常のクラウドストレージの上位アプリケーションであることを高く評価。また、紀陽情報システムが既に利用しているMicrosoft 365の機能を活用するアプリケーションでもあり、「会社資産の有効活用による導入・利用コストの削減」、「導入スピードの優位性」、「Microsoft 365ベースであることによる操作の容易性」が期待できる点も選定を後押ししました。

社内のセキュリティ審査、1カ月の試用期間を経て運用開始

すぐにプロジェクトで利用したいという現場からの要望もあり、紀陽情報システムはConfide採用後になるべく早期に導入ができるように社内の手続きを進めました。

「社内の情報セキュリティ対策委員会での導入審査と評価では、リスク管理と対策についての説明が求められました。既にMicrosoft 365を導入済みであり、その上でのConfide利用となることから、他の外部コラボレーション用のソリューションを一から導入するより、リスク面・セキュリティ面での対策は取りやすかったです。情報漏洩リスク、不正アクセスリスク、Microsoft 365運用への影響リスク、情報消失リスク、機密情報をデータ領域にアップロードするリスクなどに対しても問題なく対処できることを確認し、社内審査を通過できました」（岡本氏）

　並行して1カ月の評価期間を設けて使用感などを確認。紀陽情報システムのソリューション推進部内において、実際にプロジェクト利用するメンバーとも協力しながら導入対応を進め、各種運用方針、ルール、手順の策定、現場との調整などに取り組みました。コラボレーション先の顧客やパートナー企業の外部利用者向けには、マニュアルを作成し、説明会を開くなどして丁寧な説明を実施した上で、本番運用を開始しています。

セキュアな外部コラボレーションを実現し、月間66時間相当の業務工数削減効果

紀陽情報システムにおけるConfideの最初のユースケースでは、ITコンサルティングサービスの顧客である和歌山県内の企業と、パートナーである地元のIT企業2社を含めた情報共有基盤として利用しています。Microsoft Officeドキュメントを中心としたプロジェクトに関わるデータをConfideのプラットフォーム上で共有し、プロジェクトに関わるメンバーが利用しているといいます。
　Confideの導入効果について、岡本氏は以下のように説明します。
「プロジェクトの進行上、お客様やパートナー企業様とのさまざまな議題や対応粒度に応じた外部コラボレーションが発生します。
議題ごとに共有ドキュメント管理やチャット履歴などのコミュニケーション管理を行う必要がありますが、コラボレーション基盤がなければメールでやり取りする必要があり、非効率で誤送信リスクもつきまといます。
業務効率化の観点では、メールに関わる作業削減効果として、パートナー企業（発注先の地元IT企業２社）との設計書等の開発ドキュメント共有において導入効果を感じております。メール送受信による手間や時間的なロスや誤送信リスク等を考慮し、コラボレーションツールの導入による効率化が必要と考えておりました。
現在Confideを利用中の開発プロジェクトのアップロードファイル総数は約2,000件にのぼり、設計書などの成果物更新のやりとりが頻繁に発生し、最新ファイルの安全な共有管理が必要となります。その上で、パートナー企業間のファイル連携を弊社が仲介する必要があり、そのあたりをConfideを用いたコラボレーション環境で解決できたのは大きいと感じています。削減効果として感覚的ではあるものの、Confide導入前後でメールの送付頻度が現場担当者の肌感として3分の１程度になったと報告を受けております（紀陽情報システム内のメール対応で1カ月あたり66時間程度の削減 ）。
今後、ITコンサルティング業務の拡大により顧客やパートナー企業とのコラボレーション機会は増えていく見通しですので、弊社としてコラボレーション環境を提供できることは、ビジネスのスピード向上につながり、コラボレーション相手を含めた双方の業務を効率化できると考えています。
弊社のMicrosoft 365環境を有効活用し、高度なセキュリティを確保したコラボレーション環境を実現できることにとても大きな価値を感じます」

Confide画面イメージ -ダッシュボード

Confide画面イメージ -マイタスク

自社グループでのさらなる利用促進に加え、顧客のMicrosoft 365利活用促進ソリューションとして提案も

紀陽情報システムは今後の展望として、ITコンサルティングを提供する顧客に対してMicrosoft 365を利活用するための提案ソリューションの一つとしても視野に入れています。岡本氏は次のように締めくくります。
「ソリューション推進部では、ITコンサルサービスを提供している企業からDX推進やIT活用の相談を受けており、自社内やグループ内で有するITノウハウやシステム開発力をお客さまに還元しています。そのため、今回の導入事例についても実際にユーザーとしての体験として、今後の提案にも生かすことができればと考えます。最近では、AIを使って業務効率化したいという相談が増えており、弊社内でもChatGPTやMicrosoft 365 Copilotの試行導入を進めています。より的確にニーズを捉えた価値のある提案ができるように研鑽を重ねていきたいと考えています」

■お話を伺った方

紀陽情報システム株式会社 ビジネスソリューション本部 ソリューション推進部 調査役

岡本 卓也 様