Customer Interview

■お話を伺った方々
渡邉 祥太郎 様　ビジネス・プラットフォームBA戦略室 戦略ユニット 経営戦略グループ
清水 悠太郎 様　プロセス・オペレーション改革本部　ITシステム推進室 システム基盤部 システムソリューショングループ
鎌田 真吾 　様　プロセス・オペレーション改革本部　ITシステム推進室 システム基盤部 システムソリューショングループ

御社についてお聞かせください

三菱電機は家電製品から人工衛星まで、幅広い事業分野を持つ総合電機メーカーです。
モーターやインバーターなど、各事業に共通する優位性の高いコアコンポーネントと、それらを制御する技術を持っていることが、大きな強みになっています。

現在は、各事業分野で発展させてきた強い技術や製品を掛け合わせた『総合ソリューション』の拡大を推進。デジタル空間に集約したデータも活用することで新たな価値を創造する、『循環型 デジタル・エンジニアリング企業』を目指しています。

Microsoft 365 の導入時期や、その後の活用状況についてお聞かせください

Microsoft 365 の導入前は、全社で情報共有の仕組みが統一されておらず、拠点をまたがったコミュニケーションが取りにくい状況でした。この問題を解決するにはコミュニケーションの仕組みを、『個別最適』から『グローバルでの全体最適』へと変革する必要がありました。
その実現のため、2010 年頃に全社 OA 基盤を確立しようという構想が生まれ、三菱電機グループ全体を横断するグローバルIT基盤サービス『MELGIT-OA』の構築に向けた取り組みが始まりました。
MELGIT-OA とは、『三菱電機グローバルITの基盤サービス（Mitsubishi ELectric Global IT platform service – Office Application）』の略称です。

その一環として、Microsoft 365（当時はOffice 365）の導入を 2016 年 6 月に開始。まず三菱電機と国内関係会社へのサービス提供を行い、2017年4月には海外関係会社への展開もスタートしました。ここで行われたのは、Exchange Online へのメール移行や、各拠点のファイルサーバーなどから SharePoint Online へのファイル共有基盤の移行、Yammer を活用した社内 SNS や Skype for Business Online によるチャットの提供などです。

その一方で、各種オプション機能や管理系の周辺システムの作り込みも行っています。さらに活用拡大・定着化を進めるため、情報公開用のポータルサイトも整備。『MELGIT-OA とは何か？』を動画も交えてわかりやすく紹介する他、活用ヒントや活用アイディア、利用シーン別の活用シナリオなど、利用者視点の情報を発信しています。

2018 年 12 月にはコミュニケーションやファイル共有のさらなる効率化を目指し、Microsoft Teams の先行利用も開始しています。それまではコミュニケーションや情報共有の手段として、Exchange Online や SharePoint Online、Skype for Business Online などを使い分ける必要がありましたが、主にプロジェクトなどのプライベート コミュニケーションについては、Microsoft Teams に統一していこうと考えたのです。

当初は数十人規模でのスタートでしたが、コロナ禍が本格化した2020 年 3 月にはアクティブ ユーザー数が 2 万人に達しました。その後テレワークの利用拡大に伴いユーザー数は急速な勢いで増大し、現在では 10 万人以上がコミュニケーション ツールとして活用しています。

Microsoft Teams 導入当初はユーザーの利用拡大を優先し、利用申請者が自由に使えるようにしていました。チーム作成はチームの管理者が自由に行うことでき、命名規則も設けず、作成したチームの管理もユーザーに任せていたのです。その後、Microsoft Teams の活用を始めて約 1 年が経過した 2019 年 12 月に、Microsoft Teams 正式リリースに向けて各拠点のユーザーへのアンケート調査を実施。約 3,000 人から Microsoft Teams 運用に関する声を集めた結果、いくつかの問題が浮き彫りになりました。

Microsoft Teams の正式リリースに際して、具体的にどのような課題に直面していたのでしょうか？

Microsoft 365 の運用管理ソリューションとして、AvePoint Cloud Governance を採用した理由についてお聞かせください

■Microsoft Teams 運用管理のため 4種類のアプローチを検討し、AvePoint を採用
正式リリース前にこれらの問題を解決するため、4 種類のアプローチを検討しました。
第 1 は Microsoft 365 の標準機能だけでチームの管理・棚卸機能を実現する方法、第 2は Microsoft Power Platform で独自に構築する方法、第 3は AvePoint Cloud Governance の導入、そして第 4は他のサードベンダーのツールの導入です。これらのうち最終的に AvePoint を採用した理由は、大きく 3 点あります。

■メンテナンス性や管理権限の柔軟な割当などが決め手に
第 1 は、メンテナンス性です。Microsoft 365 の標準機能を使う方法では、契約しているライセンスでは機能が十分ではなく、追加のライセンス契約にコストがかなり掛かるという問題がありました。また Power Platform で自社構築する方法では、今後のメンテナンスに人手が必要になります。

第 2 は、管理権限の柔軟な割当ができることです。AvePoint 以外のツールは、所有者権限を各拠点のユーザーに渡すことができず、それまで行ってきた『各拠点の管理者に管理を任せる』という方法を継続できないことがわかりました。これらに対し AvePoint Cloud Governance は、管理権限の割当も柔軟に行うことができ、既存の運用方法を継承しながら管理性を高められることがわかりました。

■既存チームのインポートも容易
第 3 は、先行利用段階ですでに払い出されたチームを、簡単に AvePoint Cloud Governance の管理下にインポートできることです。Microsoft Teams活用の盛り上がりに水を差さないようにするには、このような導入・移行の容易さも、重要なポイントになりました。

■利便性を維持したチーム運用のために AvePoint Cloud Governance の活用を決定
もちろん導入に際しては、不安要因もありました。AvePoint Cloud Governance を各拠点のユーザーに使ってもらう際に、Microsoft 365 の標準画面での利用に慣れたユーザーには、改めて AvePoint Cloud Governance の画面に慣れてもらう必要があるからです。しかしすでに述べたように Microsoft 365 の標準機能では十分な管理機能を提供することはできません。そのためチーム運用は『AvePoint Cloud Governance を活用していく』という結論に至りました。

AvePoint Cloud Governance によるチーム管理はどのように行っていますか？

　「社内チーム」申請と「ゲストチーム」申請フロー

■「社内チーム」は申請から数分で自動的に払い出し
Microsoft Teams をグループ内で正式リリースするための一つの条件として、2020 年 4 月に AvePoint Cloud Governance を導入しました。
まずは『社内チーム』のみを対象にしたフローを実装。その流れは以下のとおりです。

　1. 社内の “Teams ポータルサイト” の画面に「チーム作成」メニューを設置。ここから AvePoint の Web メニュー「MyHub」に誘導。
　2. MyHub の画面でチーム作成メニューを選択。
　3. チーム申請画面で必要事項を入力。
　4. 入力が完了すると、その内容が AvePoint Cloud Governance へと送られ、自動的にチームのパラメーターを設定。
　5. このパラメーターが Microsoft 365 に送られ、申請から数分後にはチーム払い出しが完了。

このフローのポイントは大きく 2 つあります。第 1 は、申請の際に入力する項目を、できるだけシンプルにしていること。第 2 は、『マイクロソフトの標準機能では自動設定に対応していないパラメーター』の自動設定を AvePoint Cloud Governance で実現していることです。

チーム ID は、ゲスト チームと区別しやすくするため、冒頭に社内チームを意味するプレフィックスを付与。プライバシー設定は初期値をプライベート固定にすることで、チーム所有者が追加した場合にのみチームに参加できるようにしています。また、チームは最終的なデータ保管の場ではなく一時的な情報共有の場という位置づけなので、割当てるストレージ容量を一定に制限。使用されていない非アクティブなチームについては、6 か月に 1 回管理者に自動通知することで棚卸を促します。

■「ゲスト チーム」の申請では承認プロセスを追加
2020 年 4 月に Microsoft Teams を正式リリースした後は、ゲスト チーム利用の希望が増えていきました。そこでまずは、申請書を受け付けて情報システム部門でゲスト チームを作成する、という方法での運用を開始。これと並行して AvePoint Cloud Governance を活用したフローを作成し、2022年 7 月頃からその試行運用を開始しています。

ゲスト チームの作成申請では、申請画面で『ゲスト チーム作成』を選択し必要事項を入力、その際に『チーム責任者（承認者）』も指定します。その後、申請内容が承認者に送られ、承認が行われると自動的にパラメーターが設定されたチームが払い出されます。社内チームと区別しやすいよう、チーム ID やチーム名の先頭には特定のプレフィックスを付与しています。社内チームとは異なり、途中で承認プロセスが入っていますが、承認完了後は数分でチームが払い出されます。

ゲスト チームの用途としては、社外との共同プロジェクトでの情報共有が挙げられます。他には、テナントが分かれている一部の海外拠点のグループ社員が国内のゲスト チームに参加することもあります。Microsoft 365 の導入当初のコンセプトでは、関係会社も含めて 1 テナントに集約しようと考えていましたが、その後のデータ保護規制の進展に伴い、このような利用形態になりました。

AvePoint Cloud Governance の活用によって、どのようなメリットが得られていますか？

■使用していないチームの棚卸が容易に
まずアンケート調査で要望が多かった『棚卸の省力化』が実現できました。チームの棚卸は 6 か月毎に自動的に実施され、使用されていないチームがあれば自動的にチーム管理者にメールで連絡が行くようになっています。これは各拠点の管理者だけではなく、全体の管理を担う情報システム部門にとってもメリットがあります。

■情報システム部門のチーム作成対応の負荷増大を回避
チーム作成申請に対応する情報システム部門の負荷増大も回避できました。前述のように、現在は Microsoft Teams 上に約 4 万のチームがあり、これら全てを手作業で対応していたとすれば、合計で 2 万時間もかかっていた可能性があります。しかし AvePoint Cloud Governance で申請フローを実装した結果、その負荷はほぼゼロになりました。同時に、手作業によるミスも回避できています。

■管理強化とユーザーの利便性維持の両立を実現
AvePoint Cloud Governance でチーム パラメーターを強制的に設定できるため、チーム ID の規則性統一や、払い出し時のチームのプライベート設定適用など、管理の強化が可能になりました。ゲスト チームの場合は責任者の承認プロセスがあり、そのエビデンスも残るため、さらなる管理強化を実現できています。
その一方で、社内チームは申請から数分で自動作成されるため、使いたい時にすぐにチームを使うことができ、ユーザー利便性とビジネス スピードを維持できています。

■社員エンゲージメントの向上にも
チームが自動で作成されるメリットは、業務だけにとどまりません。社員のエンゲージメントを考えると、例えば「〇〇年入社同期会」「◯◯サークル」といった業務外のチームも重要です。申請書ベースかつ手動でのチーム作成が必要となる場合と比べて、申請の心理的ハードルが下がるため、社員の交流活性化に貢献している側面もあるのではないかと考えています。

今後の展望についてお聞かせください

■SharePoint Online や Yammer などの管理でも活用を検討
AvePoint Cloud Governance を活用することで、Microsoft 365 の標準機能だけでは手が届かない『痒いところ』に、手が届くようになりました。今後はその適用範囲を、SharePoint Online や Exchange Online にも拡大していく計画です。その 1つとして考えているのが、メーリングリストの管理です。

現在は 2016 年に自作したソフトで運用しているのですが、これを Exchange Online の配布リストへと移行し、メンバーやリスト改廃を AvePoint Cloud Governance で行おうとしています。

また Microsoft 365 の仕様変更に伴い、これまでは自由に作ることができた Yammer のコミュニティを、今後は Microsoft 365 グループに紐付ける必要が生じますが、ここでも AvePoint Cloud Governance の活用を検討しています。

お客様の声

「AvePoint Cloud Governance の導入にあたっては、導入コストに見合う価値を提供できるのかが大きなポイントになりましたが、Microsoft 365 標準機能では実現が難しい管理者・ユーザー目線の機能の必要性や、自前システムの開発・保守費用などを総合的に判断した結果、導入すべきと判断しました。」

渡邉 祥太郎 様
三菱電機株式会社 ビジネス・プラットフォームBA戦略室
戦略ユニット 経営戦略グループ

「AvePoint 製品は SaaS でありながら比較的柔軟な設定ができるため、ユーザーに大きな混乱を生じさせることなく新サービスの展開を加速できました。今後は他の Microsoft 365 サービスにも適用を拡大していく計画です。」

清水 悠太郎 様
三菱電機株式会社 プロセス・オペレーション改革本部
ITシステム推進室 システム基盤部 システムソリューショングループ

「ユーザー利便性維持と管理強化の両立に加えて、IT 管理者の負荷増大の回避もできました。IT 人材不足が課題となっている現在において、いかに人手をかけずに利便性・管理強化を追求していくかが重要と考えています。」

鎌田 真吾 様
三菱電機株式会社 プロセス・オペレーション改革本部
ITシステム推進室 システム基盤部 システムソリューショングループ