Customer Interview

お話を伺った方

長田 友彦 様
IT基盤運営部 基盤技術グループ OAチーム 調査役
三井住友信託銀行株式会社

御社についてお聞かせください。

「三井住友信託銀行株式会社は、1925 年設立 (2012 年商号変更) の信託銀行です。専業信託銀行グループとして長年培った、銀行のみならず信託、不動産といった高度な専門性と多彩な商品・サービスを駆使し、お客さま一人一人の世代やライフプランに応じたソリューションを提供しています。」

Microsoft 365 の導入時期や、その後の活用状況についてお聞かせください。

「Microsoft 365 を導入したのは 2019 年頃です。以前はオンプレミスの Exchange Server を運用していたのですが、それを Exchange Online へと移行しました。このころに使っていた機能は Exchange Online と Office 製品程度で、他の機能は使っていませんでした。

その後、2020 年 4 月頃に Microsoft Teams の利用に向けた検討が始まりました。その背景にあるのは新型コロナウイルス感染症拡大です。当社でもニュー ノーマルな働き方を早急に作っていくことを目指し、その基盤となるライトなコミュニケーションを実現するために、Microsoft 365 で使えるMicrosoft Teams のチャット機能に着目しました。

ここで議論になったのが、Microsoft Teams の運用をどのように行うかでした。当社は金融機関なので、当然情報を厳格に取り扱わなければなりません。

例として、ファイル サーバーの各フォルダには、部署ごとにアクセス権を設定し、社員の部署異動に合わせてアクセス権を管理する運用を実施しています。」

Microsoft Teams の導入に際して、具体的にどのような課題に直面していたのでしょうか ?

部署異動と連動したアクセス権管理をどう実現するか

「ファイル サーバーと同じように、Microsoft Teams の運用でもユーザーの部署異動に連動した Teams チームの運用 (アクセス権管理) が求められました。当初から個人チャットの利用は認めない方針でしたが、チーム チャットを利用する場合でも、異動前の部署のチャット履歴を見えなくすることが必要でした。これが実現できなければ、Teams 自体の導入も認められなかったでしょう。」

ファイル サーバーに対応した既存ツールでの実現は困難、手作業も非現実的

「しかし、部署異動時に使用している社内の既存ツールでは、Microsoft Teams に対応することができませんでした。また Microsoft 365 の標準機能でも、同様のしくみを作ることはできないことがわかりました。それでは手作業で Teams チームの運用を実施するのかと言われれば、これも現実的ではありません。社員に加えて外部委託しているスタッフも含めれば、Teams のユーザー数は 2 万人程度に上り、4 月と 10 月にはかなりの数の人事異動が発生するからです。」

改めて自社開発するのも Microsoft Teams の知見がなく困難

「では改めてツールを自社開発できるかと言えば、これも簡単ではありません。開発工数や期間を考慮すると現実的ではなく、このころの当社はまだ Microsoft Teams に対する技術的な知見も十分ではありませんでした。そのため、既に提供されているツールやサービスを検討する必要がありました。」

Microsoft 365 の運用管理ソリューションとして、AvePoint Cloud Governance を導入するに至った経緯と採用理由、導入効果についてお聞かせください。

AvePoint の説明を聞き「これがなければ Microsoft Teams 活用は不可能」だと判断

「AvePoint というソリューションを知ったのは 2020 年 6 月頃です。マイクロソフト様より AvePoint の紹介を受け、その後、当社の要件を AvePoint にお伝えし、どのように実現できるのかのご提案をいただきました。

この際に、部署やユニット単位のチーム作成とユーザーの部署異動に連動したアクセス権管理が「AvePoint Cloud Governance」で可能であることを示されました。その内容を検討した結果、AvePoint のソリューションがなければ Microsoft Teams 活用は不可能だと判断し、導入を決定しました。

2020 年 9 月には PoC に着手し、限られたメンバーでのチャット利用を開始。その後、具体的な要件を明確化し、2021 年 5 月頃からライセンス購入と実機検証、テストを行いました。その後、同年度中に、AvePoint Cloud Governance と共に Microsoft Teams の全社展開を実施しました。」

AvePoint があったからこそ実現できた Microsoft Teams の早期展開

「AvePoint Cloud Governance を導入したことで、Microsoft Teams の展開を社内リソースで早期に行うことが可能になりました。もし既存ツールの変更作業を行っていたら、その工数はかなり膨大だったと推測されます。実際問題として AvePoint Cloud Governance がなければ、Teams の展開には至らなかったのではないでしょうか。また Teams のチーム作成は、AvePoint Cloud Governance のワーク フロー機能で実現していますが、これは運用工数削減に大きな貢献を果たしています。このワーク フローがなければチーム作成毎にかなりの運用工数が発生していたはずです。

実際のチーム作成は、各部署の管理者がセルフ サービス型で行っています。管理者であればチーム作成だけではなく、変更、削除も可能です。メンバーのアクセス権は自動的に設定され、部署異動の際には同様に自動的に権限の変更が行われます。

Microsoft Teams の運用管理に必要な追加業務はほぼゼロ

つまり、Microsoft Teams の運用に関して OA チームが新たに行うべき業務は、ほぼゼロだということです。定期的なチェックは行っていますが、部署異動に応じて自動的にアクセス権が管理されるので、新たな棚卸し作業等は不要です。また各部署の管理者は、チームの作成/変更/削除は自分で行う必要がありますが、メンバーのアクセス権設定に関しては完全に自動化されているので、何も作業を行う必要はありません。」

AvePoint による柔軟な機能追加も大きなメリット

「もう一つ言及しておきたいのが、AvePoint の対応の柔軟さです。実は導入当初に、標準のワーク フロー機能ではカバーできなかった要件があったのですが、ワーク フロー機能の中身を変更することで、こちらの要望、期間で迅速に対応していただきました。もし AvePoint に対応していただけなければ、Microsoft Teams の活用は進まなかったはずです。」

AvePoint Cloud Governance の導入/運用に関して、印象に残っているエピソードはありますか ?

JBS によるユーザー サポートで展開時の負担が軽減

「AvePoint Cloud Governance の展開フェーズでは、ユーザーからの照会に対応するヘルプデスクを、JBS (日本ビジネスシステムズ株式会社） に担当していただくことで、当社側の負担を大幅に軽減できました。JBS は Microsoft 365 のヘルプデスク経験を豊富にお持ちなので、ヘルプデスクの開設からお任せすることにしたのです。実際に真摯で迅速な対応をしてもらったと感じており、社内でも高い評価を受けています。

またこのヘルプデスクでは、照会内容や回答に関するノウハウを蓄積し、その成果を ServiceNow のFAQ として提供する、という作業も実施していただきました。この FAQ は、JBS による展開フェーズのヘルプデスクが終了した際に当社に納品していただきましたが、ユーザーの疑問をセルフ サービス型で解決できるため、照会数の低減に大きな効果を発揮しています。

また AvePoint Cloud Governance の実装は自社で行っていますが、これも JBS 経由での AvePoint の丁寧なサポートがあったからこそ、可能になったと考えています。」

今後の展望についてお聞かせください。

ファイル サーバーのクラウド化でも AvePoint を活用

「現在はオンプレミスで運用しているファイル サーバーですが、SharePoint Online によるクラウド化という話も持ち上がっています。まだ検討段階ではありますが、これを実現する際には、AvePoint のデータ移行ツールを使えるのではないかと考えています。AvePoint のサービスと Microsoft 365 の親和性は極めて高いので、今後もさまざまな形での活用を期待しており、お世話になると思います。」

AvePoint のソリューション

外部招待からライフサイクル管理まで運用管理の課題をまとめて解決​

製品詳細

導入事例：花王株式会社

導入事例：東洋エンジニアリング株式会社