Sopra Steria、DocAve® Governance Automation の導入で SharePoint サイト展開の単純化を実現し、38,000 名の Microsoft® SharePoint® ユーザーの作業効率をアップ

クリティカル ニーズ

  • 組織のガイドラインに沿ったデザイン・ 構造のサイトをエンド ユーザー本人 がリアルタイムで展開できる環境
  • SharePoint サイト展開管理の シンプル化
  • 複数のレガシーシステムからの コンテンツ移行

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ハイライト

  • 約 38,000 名のユーザーに、ガバナンス ポリシー違反要素を除いた SharePoint サイトの展開を許可。177 % のプラットフォーム利用率向上 を実現
  • 申請するユーザーのロール (役職・役割) 別の IT サービス カタログをユーザ ーに提供することにより、SharePoint 運用管理タスクを削減し、IT 部門 の負担を軽減
  • 企業統合・買収により得た複数種類の移行元リソースを、単一のフレームワ ークに統合することに成功
quote DocAve Governance Automationのおかげで、ユーザーの自主性に任せてサイトを作成してもらうこと、そして作成されるサイトが IT ポリシーの枠組みに沿ったものである保証の両方が実現できました。 quote
Florian Deckert 氏 コラボレーション ツール管理者、 Sopra Steria

挑戦

世界 20 ヵ国に 約 38,000 名の従業員を擁する Sopra Steria は、デジタ ル化に関する顧客の複雑かつ重要な要求にこたえてきました。同社の顧客は民 間企業・公共団体の両方にまたがる顧客に最良のソリューションを提供するため、 Sopra Steria は Microsoft SharePoint 2013 を導入しています。同社 のサイト コレクションは 4,7000 件近くに及び、数十台のサーバーにわたってホ ストされています。

以前使用していた企業向けコンテンツ管理プラットフォームの Alfresco に比較 すると、スケーラビリティやコラボレーションの分野では格段の改善がみられました。 しかし、運用管理タスクやユーザーからのリクエスト量の多さなどに、わずか 6 名 の SharePoint 管理者たちは圧倒されることも多かったのが現状でした。

SharePoint サイトはすべて組織の構造・デザインの基準に従って作成する必 要があったため、展開には IT 部門のアシストが必要であり、IT 部門 にとってもエンド ユーザーにとっても負担の大きな作業とな っていました。

また、Sopra Steria は複雑な移行プロジェクトを控えて おり、この点でも助けを必要としていました。新たに傘下と なった複数の企業のデータを統合する必要があったためで す。この移行作業は、IT 部門が主体となって進めること になっていました。それぞれ種類の異なる複数の移行元 環境からデータを移動させる必要があったため、同社はサ ード パーティの力を借りてこの問題を解決 することを決定します。

同時に Sopra Steria は、エンド ユーザーの SharePoint 活用率向上のため、SharePoint 環境の ガバナンス ソリューションも必要としていました。

「エンド ユーザーに自由にサイトを作ってもらえる環境も大 事でしたが、その環境にガバナンスがしっかりと利いているこ とも重要でした」 と、同社でコラボレーション ツール管理者 を務める Florian Deckert 氏は振り返ります。

「エンド ユーザーには運用管理にもっと積極的に参画して もらえる環境を、IT 部門には煩雑な運用管理タスクの軽 減を、それぞれ提供したいというのが我々の狙いでした。」

AvePoint のソリューション

大規模な SharePoint インフラの運用管理を問題なく 遂行するため、Sopra Steria は AvePoint の SharePoint ガバナンス ソリューションである DocAve と DocAve Governance Automation の導入を決定します。

「DocAve の導入を決定した理由は、複数の SharePoint ファームをひとつのコンソールから管理するこ とができるという機能性にありました」と、Deckert 氏は 語ります。「SharePoint の運用管理に活用できる様 々な機能が単一のプラットフォームで使用できることも 大きかったのですが、何より便利だったのは、セルフサー ビス形式のサイト展開を実行できることでした。これは SharePoint の規定機能では不可能であるため、大変便利に感じました。複数回の合併や買収を行ってきた弊社には、異なる種類のプラットフォームが複数あり、SharePoint にどのように移行するかが課題となっていまし たが、これも DocAve の移行モジュールを使うことにより、 問題なく実行することができました。」

また、DocAve Governance Automation は、組織のルールやニーズ に応じて自由にガバナンスを設定し、設定したルールに沿っ たサイトをエンド ユーザーに自由に作成してもらえることが可能になるというメリットが決め手となりました。DocAve Governance Automation では、アクセスするユーザー の権限に応じて内容が変化する IT サービス カタログを作 成することができます。

「例えばエンド ユーザーが新しいサイトを作成したいときは、 対応フォームの質問に答えていくと、適切なテンプレートま で誘導されるというシステムです」 と、Deckert 氏は説明 します。

「DocAveGovernance Automation には、プ リセールス、プロジェクト、ソーシャル、インフォメーション リポ ジトリの 4 カテゴリーの標準テンプレートが用意されていま す。IT 部門では、これらのテンプレートをカスタマイズし、適切・必要な SharePoint 機能のみを実装できるようにしています。例えば、タイムラインはプロジェクト サイトにのみ設置を許可、ピクチャー ライブラリはソーシャル サイトにのみ設置を許可といった具合です。」

この切り分けの導入により、Sopra Steria はユーザーにより自由な操作を許可しつつ、IT 部門の負担を削減することに成功しました。また、テンプレートの作成とデザインは IT 部門が最終責任を持って進めるため、社内ポリシー違 反の発生を未然に防ぐことができるのも、IT 部門にとって は嬉しいポイントのひとつです。

「DocAve Governance Automation のおかげで、ユーザーの自主性に任せてサ イトを作成してもらうこと、そして作成されるサイトが IT ポリシーの枠組みに沿ったものであることの両方が実現できました」と、Deckert 氏は語ります。

「サイト払い出しがほぼ自動化できたため、例えばバックアッ プやファイル共有管理などの他の重要なタスクに、より重点を置いて取り組む余裕が生まれました。以前は、地理的に離れたファーム同士の接続は、 IT 管理者が手動で行っていました。現在では、運用管理の手間がかなり削減でき たため、SharePoint だけを常時担当するメンバーを置く必要もなくなりました。」

もうひとつ、Sopra Steria の時間節約に貢献した DocAve Governance Automation の機能として、 ライフサイクル管理が挙げられます。組織の情報保持ポリシーにしたがい、サイトの所有者に対してサイト保持期限 が迫っていること、必要なアクションを実行する必要があることが自動的に通知されます。これにより、以前は IT 管理者が実行していたサイトの移動・削除、使用継続の申請などをタスクをサイト所有者が実行することが可能になり ました。

「DocAve Governance Automation を導入したこと で、サイトの作成から削除までのすべての段階でコンテンツ ライフサイクル管理を徹底できるようになったばかりでなく、 手動で面倒なタスクを実行する必要もなくなりました」 と、 Deckert 氏は語ります。

「DocAve Governance Automation を導入してか ら削除したサイト コレクションは 7,000件、使用継続した ものは 4,700 件です。この操作はすべてエンド ユーザー に実行してもらいました。操作の実行後は、SharePoint 管理に必要な時間が格段に削減できた他、ユーザーのプラットフォーム使用率向上も実現することができました。 2014 年にはワーキング グループへのリクエストが 90 件 にとどまっていたものが、2016年には 250 件と、177% の増加率を達成しました。」

AvePoint 製品に満足した Sopra Steria は、現在 AvePoint テクニカルアカウント管理 (TAM) サービスの 導入に向けて動いています。「AvePoint の TAM チーム は非常に優秀です」 と Deckert 氏は語ります。「テクニカル マネージャーは SharePoint・DocAve・ DocAveGovernance Automation すべての機能に 精通しており、複雑なタスクを実行する際にも非常に頼りがいがあります。」また同社では、AvePoint のサポート チ ームにも高い評価を下しています。「AvePoint のサポー ト チームは、非常に迅速に対応してくれます」 と、 Deckert 氏は強調します。「緊急でヘルプが必要なときも、すぐに対応してくれました。」

最終結果

Sopra Steria は、社内ポリシーに従った設定・カスタマイ ズが確実に反映されており、かつユーザーの裁量で展開で きるサイト作成機能を求めていました。事前作成しておける ITサービス カタログの作成機能を備えた DocAve Governance Automation の導入により、ポリシーを 守りながらエンド ユーザーにより大きな自由を提供し、プラ ットフォームの使用率を向上させることに成功しました。

また、同製品のライフサイクル管理機能により、情報保持ポリシーが順守される環境づくりも実現しました。加えて、 エンドユーザーからのサービス リクエストの内容が見える化されたことにより、ポリシー違反への懸念が解消され、 SharePoint 内のデータ運用管理にエンド ユーザーがよ り積極的に参加するようになりました。

「DocAve Governance Automation を導入しなければ、ここまでの成果を達成することは到底不可能だったでしょう」 と、Deckert 氏は語ります。「AvePoint のソリ ューションのおかげで、IT 管理部門は SharePoint 運 用管理で発生する煩雑なタスクから解放され、より重要 なタスクに竜力することができるようになりました。」。

顧客紹介 Sopra Steria 様

Sopra Steria は、欧州を拠点とするデジタル化関連 IT サービス企業です。 コンサルティング、システム統合、ソフトウェア開発、インフラ管理、ビジネス プロセス サービスなど、多方面にわたるエンド 2 サービスを提供しています。

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