AvePoint のソリューション

移行作業を成功させるためステラ マリス カレッジが選んだのは、AvePoint の DocAve 移行ソリューションでした。DocAve 移行ソリューションは、SharePoint インフラストラクチャ管理をサポートする AvePoint の DocAve ソフトウェア プラットフォームに含まれており、既存システムから Office 365 - SharePoint Online へコンテンツを移行するための効率的でコストのかからないソリューションを提供します。

「Microsoft のイベントで AvePoint を紹介され、それから DocAve について調べました」 Maker 氏は話します。「AvePoint はファイルシェアと SharePoint Online とを結びつけ、Office 365 の既定機能を超える信頼性と迅速性を提供していると感じたのです」

さらにステラ マリス カレッジの IT チームは、DocAve と合わせて AvePoint によるディスカバリー ツールを活用し、ファイルシェア内のプリスキャン操作を行うことで、移行プロセスに遅延を発生させるような問題を事前に識別することができました。

「ディスカバリー ツールは、例えば禁則文字を含んだファイル名など、これまで校内の各部署や教員が抱えており、移行時に問題が発生しそうなものを事前に処理する際に役立ちました」 Maker 氏は話します。

実際に移行作業が始まると、ステラ マリス カレッジの担当者は DocAve による最小単位でのコンテンツの増分移行機能に驚いたと言います。

「移行プロセスはダウンタイムも非常に少なく、DocAve を使用して部署のデータを次から次へと移行することができました」 Maker 氏は話します。「まず完全移行ジョブを実行し、新しいシステムについてユーザーに説明しました。その後増分移行を実行して追加コンテンツを移行し、移行ジョブの完了後にファイルシェアを閉鎖しました。このプロセスを経たことで、エンド ユーザーは早い段階で新環境を使い始め、自分の必要なコンテンツにアクセスできるようになりました」

Office 365 - SharePoint Online への移行を進める中、ステラ マリス カレッジの IT チームは総務課と経理課のファイルシェアに保管されていたデータをオンプレミス版 SharePoint 2013 へと移行しました。これはすぐに必要となるファイルにアクセスできる状態を確保するだけでなく、機密データに対する規制に準拠することが目的です。

「いずれの移行作業でも、DocAve を使用したことで大きな作業時間の節約ができました」 Maker 氏は話します。「特にはじめの移行作業で新システムへの移行作業にかかった時間は、本来の既定ツールでかかる所要時間のわずか半分ほどでできたのです」

Office 365 への移行後、ステラ マリス カレッジは DocAve Online を活用することで、新システムにおける管理や保護をシンプルに行うことができています。Office 365 の運用管理を実現する DocAve Online は、100％ Microsoft Azure上でホストされ、追加のインストールやエージェントが要らない業界初・唯一の SaaS プラットフォームである AvePoint Online Services の一部を構成するモジュールです。

「DocAve Online は使いやすく、既定機能と比べてより徹底した Office 365 の管理が可能になります」 Maker は話します。「IT 担当者としても、またユーザーからみても、自信を持って Office 365 を活用することができるのです」

特に SharePoint Online 上で機密コンテンツを保持する場合などにおいて、自信を持って操作できるということは非常に重要です。DocAve Online を活用することで、ステラ マリス カレッジは完全バックアップと増分バックアップのスケジュールを構築して定期的に実行するだけでなく、コンテンツが誤って削除されたり失われてしまった場合でもアイテムレベルでただちにリストアすることができるようになりました。これは、サイト レベルでのみリストアが可能な既定機能では難しかったことです。

「SharePoint Online 上で誰かがファイルを削除してしまった場合でも、DocAve であれば環境への影響を最小限に抑えながら簡単に復旧することができる、という信頼感があります」 Maker 氏は話します。「私たちのように小さな IT チームしかない組織にとって、この点はとても重要です」