AvePoint のソリューション

上記のようなニーズに応えるソリューションとしてシスメックスが選択したのは、AvePoint Online Services の一環である DocAve Online でした。

Microsoft Azure 上にホストされる DocAve Online は、Office 365 の管理作業をシンプル化することを可能にする、SharePoint Online や Exchange Online、 OneDrive for Business などのプラットフォームにおけるアイテムレベルからプラットフォームレベルまでのバックアップ・リストア機能をはじめとする、数多くの機能を提供するツールです。

シスメックスでは、SharePoint 2007 (MOSS) 導入時に AvePoint 製品の DocAve コンプライアンス監査マネージャー、SharePoint 2010 導入時に DocAve 管理センターを採用した経験がありました。

「DocAve 管理センター導入後も AvePoint の製品情報はチェックしていたため、今回の SharePoint Online 導入に際しても、同社のソリューションが活用できるのではないかと思い、検討に着手しました。」 と、大西氏は語ります。

導入の決め手となったのは、SharePoint 機能との親和性の高さでした。「Office365 アカウントで利用できること、サイト作成をユーザー部門での申請だけで自動化できること、サイトグループ毎に外部ユーザーの利用を制御できること、2016 年にリリースされた新しい監査ログのデータをバックアップできること、データのバックアップができることなど、運用管理の効率化に有効な機能が揃っていることが決め手となりました。」 と、大西氏は振り返ります。

また同社では、基幹系システムとは異なり、SharePoint のような情報系システムについては、少人数のスタッフでも対応できるように効率よくオペレーションしたいという考えもあり、DocAve Online が備える自動実行・最小単位リカバリー機能等が、IT サービス向上、そして運用管理タスクの効率的な処理に役立つことが期待されました。

「SharePoint の標準機能でリカバリーできるのはサイト単位までですが、DocAve Online ではライブラリ単位・文書単位などの細かい粒度での復旧ができる点を評価しました。別途導入せざるを得ないと考えていたサイトアクセス解析機能が利用できたことも便利に感じました。」 と、大西氏は語ります。

ヘルスケアという業種柄、情報の取り扱いには厳格な規則が存在します。シスメックスでは、手間と時間がかかりがちな監査要求への対応も、DocAve Online を活用して効率性を向上させることを目指しています。

「監査担当や利用部門からの調査、提出要求に迅速に対応できるよう、監査ログのアーカイブ・アクセス権限の定期エクスポート・データのバックアップを導入中です。」 と、大西氏は語ります。

「手間のかかりがちな監査レポート作成も、DocAve Online を使えば、フィルターを適用して検索を実行し、 結果をレポートとしてエクスポートするだけで完了します。ユーザーの誤操作で権限設定が不適切になってしまった場合や、ファイルが誤って上書きされた場合などにも活用できるのではないかと期待しています。」

加えて、AvePoint Online Service のモジュールのひとつである Governance Automation Online の導入により、運用管理の効率化・自動化の更なる促進を目指しています。

「Governance Automation Online には、あらかじめ社内ルールに応じてガバナンスを設定したテンプレートを準備しておき、エンドユーザーの申請を承認するだけでサイトコレクションを自動作成できる機能があります。これを是非利用したいと考えました。」 と、大西氏は語ります。

「例えば社外向け・社内全体向け・社内国内向け・社内個社向けといったルールを 【サイトグループ】 単位で策定し、サイトコレクションを対象に自由に定義することができるため、手間・時間を節約しながら情報環境のガバナンスを維持することができます。

また、Governance Automation Online には、エンドユーザーの申請書を承認するだけでサイトコレクション払い出しやクォータ拡張の作業が自動的に完了し、実行したアクションが記録として残るという機能があります。これを、IT 部門の作業負荷軽減・作業ミスの可能性を最小限に抑えるために導入したいと考えています。

このほかにも、サイト払い出し、権限洗い替え、コンテンツ移動、サイトコレクション削除などルーティーン的・集中的に発生する単純作業を自動化し、ユーザー部門と IT 部門の負担を軽減することを期待しています。」

外部招待機能を活用した組織外パートナーとの情報共有を検討していたシスメックスにとって、外部と共有する情報の適切な管理は大きな課題でした。

「外部ユーザーを招待できるのは Office365 の大きな魅力ですが、不適切な情報開示を防ぐためには権限管理を徹底する必要があり、IT 部門やエンドユーザーへの負担増が心配でした。

Governance Automation Online を使い、外部ユーザーの招待を承認するステップを入れることで、利用者の負担を軽減しつつ適切な管理を実施しなければならないという課題を解決することを考えています。」 と、大西氏は語ります。

シスメックスでは、今後導入を進めていく中で、Governance Automation Online が備える数多くの運用管理機能を、自社ニーズに応じて導入していく予定です。

「『希望する新規サイトURLの重複チェック』 や 『クォータの拡張・外部ユーザーの招待等のタスクの申請ベース自動実行』 など、運用管理の負担軽減につながる機能が揃っていることにも魅力を感じます。」 と、大西氏は語ります。「まだ導入の途中ではありますが、リリース後の管理作業負荷を解消することに役立てたいと考えています。」