Customer Interview

二次離島に住む4,200人をつなぐ、竹富町の行政DX！

役場の業務効率化と住民サービス向上を同時に実現する「AvePoint Portal Manager」

九つの有人島に町民が点在する竹富町が取り組むDX推進計画

竹富町は琉球列島の最南端、八重山諸島に属する9つの有人島と7つの無人島からなる島嶼の町です。世界自然遺産に認定登録された西表島、重要伝統的建造物群保存地区として当時のままの景観を残す竹富島、2024年4月から再放送されているNHK連続テレビ小説「ちゅらさん」の舞台でもある小浜島、日本最南端の有人島である波照間島など、さまざまな魅力、個性を持った島々が町の自慢です。

人口は約4,200人で、町全体が二次離島(本土との間を直接結ぶ公共の交通手段が無い離島)で構成されており、交通手段は基本的に各有人島と石垣島を結ぶフェリーのみ。そのため、交通の便を考慮して隣接する他市町村である石垣島市に本庁舎を置いています。こうした地理的特性上、デジタルテクノロジーの活用は住民サービス向上に欠かせない要素です。

竹富町は2023 年 3 月に「竹富町 DX 推進計画」を策定し、町民一人ひとりが自らのニーズに即してサービスを選ぶことができる「デジタルでわくわくする竹富町」を目指し、多様な施策を進めています。

既存システムのサポート終了に伴うMicrosoft 365への移行、AvePoint Portal Managerで機能不足を補完

竹富町がDXの基盤整備を進める過程で、これまで業務に利用してきたグループウェアシステムとMicrosoft Officeのサポート期限が終了することになり、移行先の有力な選択肢として導入を検討したのがMicrosoft 365でした。クラウドサービスであるMicrosoft 365への移行により、インターネットを通じて職員が効率的に業務を行うことができる環境を整えられると期待を寄せる一方、同町が求めるグループウェアとしての機能や使いやすさには不十分な面もあったといいます。他方、竹富町ではシステム構築のノウハウを持った職員が限られており、地域にデジタル人材そのものが不足しているという事情があり、ニーズに合ったシステムを自力で構築するのも現実的ではありませんでした。こうした課題のソリューションとして採用したのが、Microsoft 365の機能拡張ツールであるAvePoint Portal Managerでした。竹富町 DX課 主事の久保田 悠人 氏は、背景を次のように説明します。

「Microsoft 365の標準機能では、庁内ポータル構築のハードルが高く、必要な機能も網羅できないという印象でした。AvePoint Portal Managerには、Microsoft 365の標準機能には無いが、業務で利用したいと考えていた機能が揃っていました。別システムの提案も受けましたが、利用するアプリケーションをむやみに増やしたくなく、同じアプリケーションで完結できたら利便性が高いと考えました。AvePoint Portal Managerを導入することで、Microsoft Teams上に庁内ポータルを簡単に構築でき、そこから会議室予約、公用車予約といったアプリが利用可能になります。一つのアプリケーションで業務が完結でき、Microsoft 365導入後も職員がスムーズに利用できると確信し、導入を決めました」

直感的に使いやすいインターフェースとAvePointのサポートによりスムーズな導入を実現

竹富町のAvePoint Portal Manager導入プロジェクトでは、株式会社オーシーシーが構築を担当しています。

オーシーシー 自治体ソリューション本部 デジタルサービス部 リーダの與座 圭介 氏はAvePoint Portal Managerを次のように評価します。

「AvePoint Portal Managerの構築ははじめて担当しましたが、画面構成が分かりやすく、直感的に使いやすいと感じています。ノーコードで利用できるのが魅力的であり、プログラミング等の知識が無くとも簡単に利用が可能です。さらに、初期段階でAvePoint社のレクチャーを受けたことでより理解が深まり、スムーズに構築を開始することができました。Microsoft 365は多機能ですが、一般の職員では使いこなせないのではという懸念も持っていました。しかし、AvePoint Portal Managerを利用することにより、専門知識がない職員にもMicrosoft 365を存分に活用してもらえそうだと感じました。これまで利用してきたグループウェアよりも見やすく、使いやすくしていけると考えています」

また、オーシーシー 自治体ソリューション本部 デジタルサービス部の上地 直樹 氏はAvePointのサポート品質について言及しています。

「AvePoint社のサポートを利用することもありますが、一次レスポンスは早く、日本語で丁寧にサポートしていただける点で非常に満足しており、安心感もあります。今後お客様側に運用を引き継いでいったあとも、お客様で問題無くAvePoint Portal Managerを利活用できると考えています。竹富町以外の自治体様にも是非提案していきたいソリューションです」

情報共有と業務の効率化により町民とのコミュニケーションを増やし、住民サービスの向上も期待

「AvePoint Portal Managerを利用した新グループウェアの構築では、会議室等の設備・備品の予約機能やスケジュール共有など、他部署との連携強化を意識しています。部署間連携の効率化による生産性向上も期待しているポイントの一つです」と久保田氏は語ります。

さらに、ポータル内に「町長からの情報発信コーナー」を設けることを予定しており、町長から職員へのメッセージや直近の動向などが伝わりやすくなる仕組みも整えていく方針です。

新グループウェアに期待する効果や今後の展望について、久保田氏は以下のように説明しています。

「地理的特性上、職員の外出は一日がかりになることもあります。どこからでもポータルにアクセスできるようになることで、今後有効活用できるようになる時間は船の待ち時間をはじめとして、1回の外出あたり3-4時間程度はあるのではないでしょうか。多い人では年間100回くらい、石垣島の庁舎から各島に移動していますので、その場合は年間300-400時間も生み出せることになります。生み出した時間を、住民の方との対話やお問い合わせに対するレスポンスに割くことで、住民サービスの向上にも繋がると期待しています。今後TeamsやSharePointの活用が進んでくると、管理面・セキュリティ面での課題が出てくることも想定しています。その際にはAvePoint Cloud Governanceなど他のAvePointのソリューションも是非検討したいと考えています」