Customer Interview

士業のクラウド利用におけるリスク管理体制をAvePointのトータルソリューションにより確立し、システム運用管理工数も70%削減

中小企業の成長と事業承継を支援し、社会に貢献する御堂筋税理士法人

大阪市にある御堂筋税理士法人は、税理士業務を中心に、中小企業の成長や事業承継を支援しています。クライアント企業の成長発展を通じて社会に貢献すること、また人材育成を通じて従業員の物心両面の幸福を追求することをモットーとしています。

中小企業の永続的発展のため、事業承継の課題を株式の承継及び後継者・幹部育成を中心に御堂筋税理士法人グループで積極的にサポートしております。具体的には、税務会計、経営コンサルティング、人事コンサルティング、IT活用、さらには会社の未来を考えた事業承継、個人資産税対策まで、それぞれの課題に応じた専門家チームを組織して対応しています。

外部コミュニケーション手段がメール・電話からTeamsへ変化、利便性向上の一方でセキュリティ担保がより重要に

御堂筋税理士法人は2018年にMicrosoft 365を導入し、現在ではメール、文書管理、チャット、電話会議などで利用しており、業務の中心となる重要なシステムと位置付けています。また、Microsoft 365以外もさまざまなクラウドシステムを積極的に活用し、自社での導入ノウハウをお客様へのITソリューション提案へと繋げています。

御堂筋税理士法人　代表社員(CEO) 才木 正之 氏は、背景を次のように説明します。

「この業界はアナログな業務が多く、労働集約型産業という側面があり、業績を上げていくには効率化が欠かせません。そこで、クラウドを含むITサービスを積極的に活用していく方針を取りました。税理士を含む60人の人員の中で、約50人はオフィス外での業務が中心です。外での業務を効率的に行う環境を整備したいと考えました」

一方で、扱うデータの性質上、クラウドの利用にはセキュリティを担保するという視点も欠かせないとITソリューションチーム　マネージャーの林 優弥 氏は話します。

「Teamsの利用が社内で普及してくるにつれ、お客様など外部の方ともTeamsでやりとりしたいという要望が増えてきました。従来は電話やメールで実施してきたコミュニケーションが徐々にTeamsに移行していく中、お客様とやり取りするデータの中には機密性が高いものも多く含まれるため、セキュリティリスクの懸念がありました。ITソリューションチームでリスクチェックの運用も開始しましたが、1人の担当者だけでは日々のチェックが煩雑で限界を感じたため、Teamsを含むMicrosoft 365を効率的且つ安全に運用できるツールについて調査を始めました」

AvePointのサービス採用決定から3カ月で運用開始、スピーディーなリスク対処とMicrosoft 365管理運用工数70%削減を実現

御堂筋税理士法人がMicrosoft 365の運用管理ツールを調査する中で見つけたのが、AvePoint Cloud GovernanceとPolicies & Insightsでした。「従来、ユーザーは自由にTeams上でチームを作成したり外部ユーザーを招待したりできる状態で、100を超えるチームを日々Microsoft 365標準の管理画面のみでチェックするのは骨の折れる作業でした。AvePointのサービスを利用することでそれを改善し、効率的な運用管理ができるのではと感じました」と、ITソリューションチームの中川　隼斗　氏は振り返ります。

中川氏は、AvePointの担当者と会話する中で、「ユーザーが日常的に行っているファイルのリンク共有や権限の付与などの操作によって、将来的に意図しないところで文書漏洩のリスクがあることに気づいた」といいます。このようなリスクも、AvePoint Cloud GovernanceとPolicies & Insightsによって可視化し、必要な対処ができると判断したことから、両サービスの採用を決定しました。

採用決定から3カ月後には運用を開始し、Teams上でのチーム作成は申請制に変更。AvePoint Cloud Governanceの機能を利用して、社外ユーザーが含まれるチームはITソリューションチームの承認が必要、社内のみのユーザーの場合は自動的にチームが作られるというルールを策定しました。これにより、利便性を維持しつつセキュリティも担保しました。ユーザーは、AvePoint Cloud Governanceに含まれるMy HubというTeamsアプリ経由でチーム作成申請をおこなうこととなりましたが、特に問題なくスムーズに運用開始ができているといいます。

AvePoint Cloud Governance とPolicies & Insightsの導入効果について、中川氏は以下のように語ります。

「AvePoint Cloud Governanceの機能を利用して、使われていないチームの棚卸と、しばらくやり取りのないゲストユーザーの棚卸を行い、リスクとなり得る要因を整理できました。今後も半年に一度のサイクルで棚卸をしていく予定です。また、Insightsの管理画面を確認すると、共有リンクのセキュリティ設定に関して、多数の改善点が見つかりました。Policiesの機能で共有リンクに制限をかけることで、すぐに不適切な権限を外して対処することができたのも大きなメリットです。1ファイル単位でアクセス権が誰に付与されているか分かりますし、万が一の時は少ない労力で対応できるので、セキュリティが強化された実感が湧いています」

結果的に、AvePointのサービス導入前と比較して、Microsoft 365の運用管理工数は70%程度削減できているといいます。

AvePointのトータルソリューションに魅力を感じ、Microsoft 365バックアップツールを他社製品から乗り換え

また、御堂筋税理士法人はCloud GovernanceとPolicies & Insightsの導入を進める中で、AvePointが提供するトータルなMicrosoft 365運用管理ソリューションの優位性を評価し、AvePoint Cloud Backupを採用しました。同法人では、2020年より他社のMicrosoft 365バックアップツールを利用していましたが、管理画面にアクセスする際に仮想サーバにアクセスする必要があったり、管理画面やサポート対応が英語のみであったりすることから、緊急時の対応がスムーズに出来なくなることや対応が属人化してしまうことを懸念していました。AvePoint Cloud Backupはブラウザから簡単にバックアップの設定やリストアをおこなうことができ、管理画面やサポートも全て日本語に対応していたため、AvePoint Cloud Governance、Policies & Insightsの購入と同タイミングでAvePointのバックアップツールも購入し、従来使用していたツールから切り替えることにしました。

AvePoint Cloud Backupを実際に利用してみて、管理画面が分かりやすいことや、リストアの範囲をきめ細かく設定できること、十分な頻度でバックアップを取れることなどに満足しているといいます。

「当初バックアップソリューションを導入した際は、業務上非常にセンシティブなデータを扱っている中で、ユーザーのオペレーションミスで重要なデータを消してしまって、それが戻せなくなるというリスクを最も気にしていました。Microsoft 365の標準サービスではデータの保持期間が短いことも認識していましたので、自衛のためにバックアップソリューションを導入したのですが、AvePoint Cloud Backupはそうしたニーズにもしっかり応えてくれていると評価しています」（中川氏）

今後の業務拡大に向けて欠かせないものとなったAvePointのサービス、成功のノウハウは中小企業のお客様へも展開予定

AvePointソリューションの組み合わせによって、Microsoft 365の利活用促進とセキュリティ強化の両立を実現した御堂筋税理士法人。今後の展望について林氏は以下のように語ります。

「より効率的に売り上げを向上させていくために、Microsoft 365、特にTeamsはまだまだ活用の余地があると考えています。お客様に関わる情報を、オープンにTeamsのスレッドでやり取りすることで、営業活動の効率化、コミュニケーションロスやミスの低減、トラブルの事前察知などに繋げられますし、アナログなやり取りが残っているところはTeamsに集約していきたいです。今後の当法人の成長に向けて、業務運営の基盤となっているMicrosoft365や、その運用を支えるAvePointのサービスは欠かせないものになってきています。私たちのお客様に対してもその成功ノウハウをしっかりとお伝えしていきたいと考えています」

■お話を伺った方

御堂筋税理士法人　代表社員(CEO)
才木 正之 様 (写真中央)　

御堂筋税理士法人　ITソリューションチーム　マネージャー
林 優弥 様(写真左)

御堂筋税理士法人　ITソリューションチーム
中川 隼斗 様(写真右)