AvePoint、会議生産性向上アプリ最新版 「AvePoint Meetings」 の国内提供開始 新年度、会議のペーパーレス化など、会議運営を見直したい組織向け

次世代ソーシャル コラボレーション プラットフォームを対象に、エンタープライズ クラスのビッグデータ管理、ガバナンス、コンプライアンス実現のためのソフトウェア ソリューションを提供する AvePoint (本社: 米国ニュージャージー州ジャージーシティ) の日本法人 AvePoint Japan 株式会社 (本社: 東京都港区高輪、代表取締役: 塩光献) は、2015 年 4 月 7 日より、会議の生産性向上を支援するアプリの最新版 「AvePoint Meetings 3 サービスパック (SP)2」 の国内提供を開始しました。

Meetings は、Microsoft SharePoint および Outlook、Exchange と連携・同期することにより、会議の準備・本番・開催後の一連の過程における、資料共有・会議進行管理・フォローアップなどの業務を簡素化できるツールです。各参加者のインターフェイスから簡単に資料参照・議事録作成を実行する機能を備えた Meetings は、資料準備など煩雑な事務作業の軽減・解消を実現します。タッチスクリーンに完全対応し、参加者のタブレットやスマートフォンの使いやすさが一段と向上した今回のバージョンは、Windows OS 搭載のタブレット PC やiPad などを利用した会議のペーパーレス化の取り組みにも役立てることができます。

「多様なワークスタイル」 を目標として掲げる企業の数が増加する半面、厚労省の調査によると、2014 年の正社員の残業時間は 173 時間と、過去 20 年で最長となり、長時間労働が常態化している現実があります。※1 新年度を迎え、業務の効率性向上を求める企業にとって、労働時間短縮の鍵を握るのが会議です。本製品は、オンライン会議や資料配布を廃止するペーパーレス化を推進し、会議の効率化を図る組織の取り組みを後押しするものです。

【AvePoint Meetings の特徴】

AvePoint Meetingsは、SharePoint・Outlook・Exchange と連携し、会議運営における様々な課題を解消して生産性を高められるツールです。会議にまつわるコンテンツ (アジェンダ・出欠状況・資料・議事録・決定事項・アクション アイテム) を SharePoint 上の Meetings アプリ内に一点集約します。会議の招集・事前準備・会議の進行・事後のフォローアップ・過去の会議関連コンテンツの検索といった作業におけるムダを省きます。

Meetings は、SharePoint 2013 のオンプレミス版・オンライン版、および Exchange 2010 / 2013 環境に対応しています。Outlook 2010 / 2013、SharePoint Server 2013、Office 365 の SharePoint Online を現在利用中の組織であれば、すぐに Meetings を会議運営の効率化に役立てることができます。

AvePoint Meetings は、本日 4 月 7 日よりお求めいただけます。Office 365 – SharePoint Online 版については、マイクロソフトの Office ストア などから無料でダウンロードいただけます。※2 SharePoint Server 2013 版については、全ての機能を試すことができる 30 日間無償の評価版 を当社ウェブサイトにて提供中です。さらに、当社ブログにて、本製品の関連記事 「マイクロソフト製品と連携して会議を効率化する AvePoint Meetings」 を本日 4 月 7 日より公開しています。

【Meetings を利用するメリット】

会議につきまとう問題 「目的が明確化されていない」 「着地点が不明瞭」 「結論が持ち越されている」 「決定事項が実行されていない」 などを解消することができます。

<会議前>

• 会議招集の手間を簡素化: SharePoint サイトにある Meetings アプリで会議を作成すると、Exchange のスケジュールに自動追加され、Outlook の操作不要で召集メールを送信できる。反対に、新しい会議を Outlook 上から直接作成することも可能 (Meetings が提供するOutlook 2010/2013専用プラグインが必要)。複数のアプリケーションを切り替えて会議を招集する手間が省ける
• 会議の目的の明確化: SharePoint サイトにある Meetings アプリ内に作られた該当会議に、アジェンダを記入できる。参加予定者に Meeting アプリへのアクセスを促すことで、会議目的の周知を徹底できる
• 会議のペーパーレス化: Meetings アプリ内に、アジェンダや資料を置くことができるため、事前資料の印刷・配布が不要

<会議本番>

• 場所を選ばない会議が可能に: 会議中は参加者全員が 各自の PC / タブレットから、Meetings アプリ内の該当会議にアクセス。担当者が議事録、決定事項、アクション アイテムなどを更新するとリアルタイムで参加者に共有される。オンライン会議ツール Lync Online と組み合わせることで、在宅勤務や外出先など社外にいるメンバーとの会議でも、情報共有がスムーズに
• 時間内に会議を終わらせる: アジェンダ タイマー機能により、アジェンダごとに時間を設定できる
• 決定事項の明確化: Meetings では、アジェンダごとに決定事項の入力が可能

<会議後>

• 会議の決定事項に基づき、業務に落とし込む: Meetings アプリ上でアクション アイテムを作成し、期限を設定した上でタスクとして担当者への割り当てができる。タスクは SharePoint 個人用サイトの “マイタスク” に表示されるほか、Outlookのタスクリストにも追加できるため、フォロー状況のトラッキングが可能
• 過去の会議資料を簡単に見つけられる: 基本機能でもカスタム構成も利用可能なタグ機能を活用すれば、アジェンダやタスクを含めた会議アイテムにタグを付けて分類できるため、会議後も必要な情報を簡単に探し出せるように。また、メタデータ管理機能を利用して、ユーザー要件に合わせた独自の検索クエリの構築が可能。これにより会議・アジェンダ・アクション アイテム・議事録・タスク・添付ファイルなどのデータを検索できるだけでなく、会社名、部署名、製品名、日付、場所など、関連するエレメントに基づいて検索結果を絞り込むこともできる AvePoint Meetings は、Microsoft 社 主催の 2014 年度 Worldwide Partner of the Year 賞において "Microsoft Office and SharePoint App Developer" (Microsoft Office および SharePoint アプリ開発) 部門において、ファイナリストにノミネートされています。

AvePoint Meetings 3 SP2に関する更なる情報につきましては、当社 ウェブサイト をご覧ください。

※1 厚生労働省毎月勤労統計調査　平成26年分結果確報
※2 Office 365 – SharePoint Online 版については、アプリの試用開始から 30 日間まではすべての機能をご利用頂けます。SharePoint Online サイトのサイト コンテンツおよびSharePoint ストアからも入手可能です。

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