千葉県市原市、職員情報共有システムを刷新 AvePoint の SharePoint 運用管理ソリューション DocAve 等の採用により、 職員業務の効率化を目指す

マルチ プラットフォームおよびマルチ デバイスに対応したコラボレーション分野で市場をリードする AvePoint (本社: 米国ニュージャージー州ジャージーシティ) の日本法人 AvePoint Japan 株式会社 (本社: 東京都港区高輪、代表取締役: 塩光献) は、2015 年 8 月 17 日本日、千葉県市原市役所が、Microsoft® SharePoint® Server を採用した新しい職員情報共有システムの構築プロジェクトにおいて、当社製品を採用したことを発表しました。

際限なく増え続ける文書ファイルや、情報が増えすぎたことによる業務の非効率化という問題に直面していた市原市は、AvePoint の SharePoint 設計・構築サービスと DocAve ソフトウェア プラットフォーム を採用することにより、職員・ファイル検索の簡略化を実現し、必要な情報がすぐ発見できるシステムを実現しました。さらに、正確な情報がより迅速に発見可能になったことにより、職員の生産性向上も期待されています。

事例記事の詳細は こちら をご覧ください:

【市原市について】

人口 28 万人を擁し、千葉県内最大の面積を誇る市原市は、全国屈指の石油化学コンビナートや、県内トップを誇る製造品出荷額などに象徴される工業のまちという側面と、小湊鐵道や養老渓谷など、豊かな自然と歴史・文化の息づくまちという側面を併せ持ちます。サッカー Jリーグのジェフユナイテッド市原・千葉のホームタウンでもあります。

【課題と導入の経緯】

市原市は、2009 年より、職員間の情報共有システムとして、Microsoft Office SharePoint Server 2007 などの Microsoft 製品を使用してきました。2014 年に更新時期を迎えたことから、情報共有システムの再構築を決定し、Microsoft 製品のアップグレードを実行し、併せて AvePoint のシステム構築サービスおよび DocAve ソフトウェア プラットフォーム・AvePoint Meetings の採用を決定しました。

【採用製品の特長と導入効果】

今回市原市が採用したのは、SharePoint の利活用を促進し、内部統制から利用状況の見える化まで幅広い機能を提供する DocAve ソフトウェア プラットフォーム、そしてプランニングからフォローアップまで、効率のよい会議運営が可能になる AvePoint Meetings でした。さらに、導入の全段階を通じて、AvePoint が市原市のニーズをきめ細やかにヒアリングし、同市の課題を解決しました。今回、取り組んだ主な課題は以下のとおりです。

職員による SharePoint の利活用度が低く、コラボレーションがうまくいかない ⇒ ファイル サーバーで行っていた文書管理をSharePoint へ一本化し、DocAve ソフトウェア プラットフォームで文書管理ルールの徹底を実現：
最初に構築した SharePoint サイトは職員に十分活用されず、メールやファイル サーバーに情報が埋没してしまっていました。また、文書管理に使用していたファイル サーバーは、十分な統制を効かせられることができず、ゴミ箱化してしまい、検索性が低下するという課題がありました。この事態を打開するため、2015 年度からファイル サーバーの利用を原則廃止し、文書管理を SharePoint に一本化しました。その際、ファイル サーバーで運用していた 「年次別フォルダ階層」 をSharePoint にも実装し、現場職員の業務への支障を抑える工夫も行いました。加えて、DocAve ソフトウェア プラットフォームを採用して、「上から 3 階層目までは、新規ファイル・フォルダの作成およびフォルダ名の変更をできないようにする」 などの文書管理ルールを徹底しました。その結果、適切な場所に適切なドキュメントが格納されるようになり、検索の精度が向上しました。

なお、新システム運用開始後も、同市は当社の利用状況分析サービスを活用し、地道に改善を続け、新システムのコンセプトである 「活用が拡がる・成長する情報共有システム」 に取り組んでいきます。

部署等の区分による情報のサイロ化が発生 ⇒ SharePoint の人検索機能を最大限に活用、職員情報検索と他の検索の結果統合で、より情報量の多い検索結果を実現:
従来の職員検索は、Web の職員録システムをベースに実行していましたが、SharePoint と統合することにより、ドキュメント検索など別種の検索結果とも連携させ、利便性を向上させたいというニーズがありました。AvePoint は、Active Directory の情報および従来の職員録システムの情報を SharePoint のユーザー プロファイルにインポートするという方法で同市のニーズを実現しました。その結果、名前・所属部署・従事事務などの情報までを含んだ検索が可能になったため、職員本人の情報にとどまらず、職員が作ったドキュメント等の情報までを含んだ結果を表示可能になりました。これにより、職員同士のコラボレーションの促進が期待されています。


職員検索とファイル検索が連動することにより、情報の見つけやすさが強化され、キーパーソンが見える化されるように。

会議関連作業にかかる時間が長すぎる ⇒ AvePoint Meetings で準備からフォローアップまでの手間を簡略化:
プロジェクト関係の会議が多い市原市では、会議に関連するドキュメントの数も多く、ドキュメントやアジェンダの管理が煩雑となり、問題化していました。AvePoint Meetings は、会議関連ドキュメントを SharePoint 内の Meetings アプリ内にまとめて格納できるため、会議の進行・アジェンダのフォローアップなどが簡単となり、「関連資料を検索する必要がなくなる」 ことから、職員の生産性向上が強化されるものと期待が集まっています。

■関連情報

会社概要

AvePoint は、Microsoft クラウドのエキスパートです。これまで全世界 21,000 社以上、900 万名以上のクラウド ユーザーに対し、Microsoft 365 / SharePoint データの移行・運用管理・保護を提供しています。AvePoint は、クラウド・オンプレミス・ハイブリッド クラウドすべてをカバーするソリューションを展開し、Microsoft のパートナー・オブ・ザ・イヤーを複数回受賞しています。世界 6 大陸で事業を展開しており、あらゆる業界の顧客企業・組織向けに、Microsoft クラウドへの移行・IT 管理者の生産性向上・ガバナンスやコンプライアンス強化ソリューションを提供しています。

AvePoint は、 成長著しい米国企業ランキング “Inc. 500/5000” に 6 回ランクインを果たしているほか、テクノロジー分野において北米で急速に成長中の 500 企業をランキング形式で紹介する “Deloitte Technology Fast 500™” にも 5 回選出されています。AvePoint は Microsoft 認定グローバル ISV パートナーであり、ゴールド アプリケーション開発パートナー・ゴールド認定クラウド プラットフォーム パートナー・ゴールド認定 コラボレーション・コンテンツ パートナー・⽶国政府戦略パートナーシップ GSA プロバイダーです。2001 年にニュージャージー州ジャージーシティに本社を設立し、Goldman Sachs 社から出資を受けています。

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