American National, AvePoint Cloud Governance 및 Policy & Insights로 신규 작업 영역 생성 50% 감소 및 무분별한 확산 방지
Success Highlights
프로비저닝 간소화
작업 영역 스프롤 위험 감소
작업 영역 관리 자동화
신규 작업 영역 생성 요청 50% 감소
위치 텍사스주 갤버스턴
Industry Insurance
Platform Microsoft 365
American National은 American National Insurance Company와 그 계열 보험사로 구성되어 있습니다. 1905년에 설립되어 텍사스주 갤버스턴에 본사를 둔 American National Insurance Company는 생명보험, 연금, 건강보험, 신용보험, 연금 상품을 비롯해 개인 보험, 농업 및 일부 기업 고객을 위한 재산·상해보험 등 다양한 상품과 서비스를 제공합니다. American National은 미국 50개 주 전역에서 사업을 운영하고 있습니다.
Critical Needs
- Teams 및 Planner 생성 제어
- 정책 적용 보장
- IT 부담 감소
The Challenge
American National은 2017년 Teams를 도입했습니다. 전사적으로 Teams를 확대하기에 앞서, 작업 영역 생성을 체계적으로 관리하고 무분별한 스프롤을 방지할 수 있는 가드레일을 마련해야 한다는 점을 인지하고 있었습니다. 몇 년 전 SharePoint를 도입하면서 사전에 적절한 관리 정책을 마련하지 않을 경우 환경이 얼마나 빠르게 복잡해질 수 있는지를 직접 경험했기 때문입니다. 초기 관리 체계가 부족했던 탓에 관리되지 않는 사이트가 과도하게 증가했고, 결국 보험 회사의 IT 부서는 협업 플랫폼을 통제하기 위해 많은 시간과 리소스가 필요한 수작업 중심의 관리 프로세스를 도입해야 했습니다.
“이번에는 사용자에게 도구를 제공하기 전에 미리 대비해 관리 체계를 먼저 마련했습니다.”라고 American National Insurance Company의 M365 및 SharePoint 관리자인 Thuan Kha는 설명합니다. “먼저 테스트 그룹에 Teams를 도입해 직원들이 어떻게 사용하는지, 어떤 문제가 발생하는지 파악하기로 했습니다.”
파일럿 운영 과정에서 American National은 직원들이 Teams의 기능과 이점을 충분히 활용하지 못하고 있다는 사실을 확인했습니다. 대표적인 문제로는 간단한 그룹 채팅으로 해결할 수 있는 상황에서도 새로운 Team을 생성하거나, 생성한 지 얼마 지나지 않아 Teams와 Planner를 더 이상 사용하지 않는 경우가 있었습니다. 또한 IT 부서와 Team 소유자의 사전 동의 없이 비공개 채널을 생성하는 사례도 발생했습니다. 이러한 방식으로 작업 영역과 채널이 무분별하게 늘어나면서 관리 책임이 불분명해지는 문제도 나타났습니다.
Thuan은 이러한 상황이 SharePoint보다 더 큰 관리 문제로 이어질 수 있다는 점을 인식하기 시작했습니다. 조직 전체에 Teams를 확대하기 전에 스프롤을 선제적으로 방지하고 환경을 체계적으로 관리할 수 있는 정책을 마련해야 했습니다. 동시에 Thuan과 팀의 지속적인 개입 없이도 효과적으로 운영할 수 있는 관리 솔루션이 필요했습니다. 이에 이러한 요구사항을 충족할 수 있는 솔루션을 찾기 시작했습니다.
월간 보고서를 확인하면 솔루션이 실제로 효과를 발휘하고 있다는 것을 알 수 있습니다. 관리되지 않는 환경의 무분별한 확장이 발생하지 않고 있으며, 스토리지 비용도 절감하고 있습니다. 앞으로 환경 규모가 커지고 솔루션이 함께 확장되더라도 지속적으로 비용을 절감할 수 있을 것으로 기대합니다.
M365 and SharePoint admin, American National Insurance Company
The AvePoint Solution
American National은 솔루션 도입을 위해 여러 옵션을 검토한 후 최종적으로 4~5개 공급업체로 후보를 좁혔습니다. 그러나 다른 공급업체의 솔루션은 Thuan과 팀이 시스템에 자주 접속해 정책을 직접 구성해야 하는 등 상당한 관리 부담을 요구했습니다. 반면 Cloud Governance의 자동화 기능과 AvePoint의 24시간 365일 고객 지원을 함께 활용할 수 있다는 점에서 AvePoint는 자연스러운 선택이었습니다.
“AvePoint 기술지원팀은 정말 뛰어납니다.”라고 Thuan은 말합니다. “전화를 걸면 바로 담당자와 연결되고, 문제가 해결될 때까지 함께 대응해 준다는 점이 특히 마음에 듭니다.”
솔루션 도입 효과도 분명했습니다. “AvePoint를 사용하면 그룹이 필요한 Planner를 자동으로 생성할 수 있습니다. Planner를 사용하기 위해 별도로 그룹을 생성하는 것은 번거로운 관리 작업이지만, Cloud Governance의 간소화된 프로비저닝 기능을 사용하면 이러한 작업을 별도로 신경 쓸 필요가 없습니다.”
Cloud Governance는 사용자가 업무 목적에 가장 적합한 도구를 선택할 수 있도록 간단한 비즈니스 관련 질문을 제시합니다. 사용자가 실수로 잘못된 팀을 생성하거나 불필요한 팀을 생성하더라도, 자동화된 아카이브 및 삭제 정책이 이를 관리하므로 IT 팀에 추가적인 관리 부담이 발생하지 않습니다.
American National은 또한 AvePoint Policies & Insights(PI)를 활용해 Cloud Governance로 수립한 정책을 지속적으로 적용하고 있습니다. 이 보험사는 PI를 통해 Teams 환경을 스캔하고, ‘구성원이 비공개 채널을 생성할 수 있도록 허용’ 설정에 대한 변경 사항을 자동으로 되돌려 새로운 작업 영역 생성 과정에 대한 통제력과 보안을 강화하고 있습니다.
두 솔루션을 도입한 이후 신규 작업 영역 생성 요청은 일일 기준 50% 감소했습니다. 사용자들도 새로운 시스템에 원활하게 적응하면서 Thuan의 팀이 처리해야 하는 문의도 줄어들었습니다. “솔루션의 가치를 금액으로 정확하게 환산하기는 어렵습니다. 하지만 솔루션이 별도의 지속적인 관리 없이도 안정적으로 운영되기 때문에, 저희 팀은 업무 시간의 대부분을 다른 중요한 업무에 집중할 수 있게 되었습니다.”
The Road Ahead
Cloud Governance와 Policies & Insights를 통해 American National은 체계적으로 관리되는 협업 환경을 구축했습니다. “월간 보고서를 통해 솔루션이 실제로 효과를 내고 있다는 것을 확인할 수 있습니다.”라고 Thuan은 말합니다. “통제되지 않은 작업 영역이 계속해서 증가하는 문제도 없습니다. 스토리지 비용을 절감하고 있으며, 앞으로 조직 규모가 커지고 솔루션이 함께 확장되더라도 지속적으로 비용을 절감할 수 있을 것으로 기대합니다.”
새로운 협업 작업 영역을 도입할 계획이라면 Thuan은 다음과 같이 조언합니다. “문제가 발생할 때까지 기다리지 말고 미리 대응하세요. 그렇지 않으면 사용자가 자유롭게 작업 영역을 생성하는 환경에 익숙해져 정책을 적용하기가 더욱 어려워집니다. 관리되지 않는 상태로 확산되기 전에 선제적으로 대응하세요. 문제가 통제하기 어려운 수준으로 커진 후 정리하려면 훨씬 더 많은 시간과 비용이 필요합니다.”