tyGraph로 마이그레이션 후 사용자 경험을 개선한 Takeda의 사례를 확인해보세요.
Success Highlights
두 엔터프라이즈 테넌트의 성공적인 전략적 통합
사용 및 도입 현황 인사이트를 기반으로 마이그레이션 최적화
마이그레이션 후 사용자 경험 개선
위치 매사추세츠주 렉싱턴
Industry Pharmaceuticals
Platform Microsoft 365
Takeda는 환자 중심의 가치와 R&D를 기반으로 혁신을 추구하는 글로벌 바이오제약 기업으로, 일본에 본사를 두고 전 세계 사람들에게 더 건강한 삶과 더 나은 미래를 제공하기 위해 노력하고 있습니다. 환자의 삶을 변화시킬 수 있는 치료법을 개발하고 제공하고자 하는 Takeda의 열정과 노력은 일본에서 이어온 240년 이상의 역사에 뿌리를 두고 있습니다. Takeda는 전 세계 약 80개 국가 및 지역에서 50,000명 이상의 직원을 두고 있습니다.
Critical Needs
- 두 글로벌 엔터프라이즈의 인력, 문화, 기술 통합
- Microsoft 365의 사용 패턴 파악
- 새롭게 통합된 중앙 테넌트의 도입률 평가
The Challenge
서로 다른 두 조직을 하나로 통합하는 일은 결코 쉽지 않습니다. 특히 각 30,000명의 직원을 보유한 글로벌 제약 기업을 통합하는 경우에는 더욱 그렇습니다. 바이오테크 기업 Shire를 Takeda가 인수했을 때도 이러한 과제가 발생했습니다.
인수합병 과정에서는 인력, 기업 문화, 기술을 포함한 두 조직의 모든 요소를 하나의 환경으로 통합하는 것이 중요합니다. Takeda의 인수 과정에서 현재 Takeda의 디지털 워크플레이스 전달를 총괄하고 있는 Dave Feldman은 두 회사의 Microsoft 365(이전 Office 365) 및 SharePoint 데이터를 통합하는 업무를 담당했습니다. 두 회사의 데이터는 온프레미스와 클라우드 환경에 분산되어 있었으며, 이를 하나의 중앙 집중형 테넌트로 통합해야 했습니다.
Dave는 이전 직무에서도 유사한 인수합병 프로젝트를 진행한 경험이 있었기 때문에, “모든 데이터를 그대로 가져와 한곳에 옮겨 놓는 방식은 적절하지 않다는 것을 알고 있었습니다. 실제로 어떤 콘텐츠가 사용되고 있는지, 어떤 콘텐츠가 필요한지 또는 불필요한지를 파악해야 합니다. 또한 이 과정은 데이터를 정리하고 정보 아키텍처와 거버넌스를 정비할 수 있는 좋은 기회이기도 합니다.”라고 설명합니다.
이를 위해 Dave는 통합 프로세스를 최적화할 수 있도록 양사의 테넌트 사용 현황을 파악할 수 있는 데이터와 지표가 필요했습니다.
tyGraph를 통해 확보한 인사이트는 필요한 콘텐츠와 불필요한 콘텐츠를 구분하는 데 큰 도움이 되었습니다. 중복되거나 오래된 데이터를 정리하고 실제로 사용되고 관련성이 높은 콘텐츠를 재구성하고 설계하는 데 시간과 리소스를 집중함으로써, 새로운 테넌트에서 훨씬 향상된 사용자 경험을 제공할 수 있었습니다.
디지털 워크플레이스 제공 책임자, 다케다
The AvePoint Solution
이전 통합 프로젝트에서 Dave는 AvePoint tyGraph의 인사이트를 활용해 7개의 온프레미스 환경과 2개의 Microsoft 365(M365) 테넌트를 하나의 테넌트로 성공적으로 통합했습니다. 이 프로젝트에서 tyGraph의 효과를 직접 경험한 Dave는 Shire와 Takeda의 통합을 최적화하기 위해 다시 한번 tyGraph를 선택했습니다.
tyGraph는 Microsoft 365를 전체적으로 파악할 수 있도록 지원하며, 사용자 활동, 참여도 및 사용자 반응에 대한 고급 분석과 시각화 기능을 제공합니다. 실시간 인사이트를 통해 데이터 소유자는 사용자, 부서 및 지역별 기술 도입 현황은 물론, 어떤 콘텐츠가 주목받고 있는지, 어떤 콘텐츠가 많이 활용되고 있는지, 더 이상 유용하지 않은 콘텐츠는 무엇인지 파악할 수 있습니다.
Dave는 tyGraph를 활용해 두 회사의 Microsoft 365 콘텐츠를 분석하고, 사용 중인 Yammer 그룹, 주요 도구, 인기 있는 SharePoint 사이트, 그리고 필요한 CSS 및 JavaScript 파일 등 다양한 사용 패턴을 파악했습니다. 이를 바탕으로 각 사이트와 콘텐츠의 중요도를 판단하고, 통합 과정에서 어떤 영역에 가장 많은 리소스를 투입해야 할지 결정할 수 있었습니다.
Dave는 다음과 같이 설명합니다. “1,000개의 사이트를 다시 구축한다면 모든 사이트의 완성도를 높이는 데에는 한계가 있습니다. 하지만 50개 사이트만 재구축한다면 각 사이트에 더 많은 노력을 기울이고 정보 아키텍처, 디자인, 콘텐츠에 더 많은 시간을 투자할 수 있습니다.”
tyGraph는 기술 도입과 관련된 지표도 수집해 Takeda와 Shire의 통합과 같은 전환 프로젝트가 미치는 영향을 측정할 수 있도록 지원합니다. Dave는 이러한 인사이트를 활용해 마이그레이션 이후의 사용자 도입 현황을 추적했습니다. 그는 “기존 테넌트의 사용량이 감소하기 시작하고 새로운 테넌트의 사용량이 증가하는 것을 확인할 수 있었습니다. 전체 과정을 모니터링할 수 있다는 점은 협업 및 커뮤니케이션 환경에 대한 투자에서 실제로 어떤 일이 일어나고 있는지, 그리고 현대화 과정에서 사용자 행동이 어떻게 변화하는지 이해하는 데 큰 도움이 됩니다.”라고 설명합니다.
tyGraph가 제공하는 정보는 Microsoft 365에서 기본적으로 확인할 수 있는 데이터만으로는 파악하기 어려운 수준의 인사이트를 제공합니다. Dave는 tyGraph의 지표를 분석하던 중 새로운 환경에서 이상 징후를 발견했습니다. 인수된 회사의 ‘Values’라는 사이트였는데, 해당 회사는 이미 존재하지 않는 상태였습니다. 그런데도 이 사이트는 가장 많이 사용되는 사이트 중 하나였으며, 무려 31,000명의 사용자가 정기적으로 이 폴더를 열고 있었습니다. Dave는 이 현상을 주의 깊게 살펴볼 필요가 있다고 판단했습니다.
Dave는 다음과 같이 말합니다. “처음에는 해당 사이트 모음을 즉시 삭제해야겠다고 생각할 수 있습니다. 하지만 제가 ‘Values’ 사이트 모음 전체를 삭제했다면 인트라넷 전체가 중단됐을 것입니다. 해당 사이트에는 responsive.css라는 파일이 있었고, 실제로 31,000명의 사용자가 로드하고 있던 것은 바로 이 파일이었습니다. 사이트에서 실제로 활용되고 있는 콘텐츠가 항상 우리가 생각하는 것과 일치하는 것은 아닙니다. 기본 제공 지표만 살펴보면 조회된 웹페이지와 문서만 확인할 수 있을 뿐, 전체적인 맥락까지 파악하기는 어렵습니다.”
Takeda가 tyGraph를 통해 얻은 가장 큰 성과는 사용자 경험을 개선할 수 있었다는 점입니다. Dave는 “tyGraph를 통해 확보한 인사이트를 바탕으로 무엇이 필요한지, 무엇이 불필요한지를 파악할 수 있었습니다. 중복되거나 오래된 데이터를 정리하고, 실제로 사용되고 관련성이 높은 콘텐츠를 재구축하고 설계하는 데 시간과 리소스를 집중함으로써 새로운 테넌트에서 훨씬 더 나은 사용자 경험을 제공할 수 있었습니다.”라고 설명합니다.
The Road Ahead
Takeda는 tyGraph를 활용해 통합 프로젝트를 보다 효율적으로 추진할 수 있었습니다. Dave는 “Microsoft 365 사용 패턴을 통해 기존 환경을 더 정확하게 이해할 수 있었고, 이를 바탕으로 프로젝트 범위를 사전에 구체화하고 통합 완료 후에도 더욱 향상된 사용자 경험을 제공할 수 있었습니다. 또한 마이그레이션 과정과 이후의 사용량을 지속적으로 모니터링함으로써 현대화 노력의 영향을 추적하고 평가할 수 있었습니다.”라고 말합니다.
어떤 변화든 더 많은 정보를 확보하면 보다 정확한 의사결정을 내리고 더 큰 비즈니스 성과를 창출할 수 있습니다. 궁극적으로 tyGraph의 인사이트는 전략적인 통합과 운영 측면 모두에서 Takeda가 보다 효과적으로 변화 관리를 추진할 수 있도록 지원했으며, 새롭게 구축한 중앙 집중식 테넌트의 지속적인 사용자 도입과 안정적인 정착을 뒷받침했습니다.
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