American National Vermindert het creëren van nieuwe werkplekken met 50% en vermijdt wildgroei met AvePoint Cloud Governance en Policy & Insights
Succes Hoogtepunten
Locatie Galveston, Texas
Industrie Insurance
platform Microsoft 365
De American National bedrijven omvatten American National Insurance Company en haar verzekeringsfilialen. American National Insurance Company, opgericht in 1905 en met hoofdkantoor in Galveston, Texas, biedt een breed assortiment producten en diensten aan, waaronder levensverzekeringen, lijfrentes, ziektekostenverzekeringen, kredietverzekeringen, pensioenproducten en schadeverzekeringen voor particulieren, de agrarische sector en bepaalde commerciële risico's. De American National-bedrijven zijn actief in alle 50 staten. De bedrijven van American National zijn actief in alle 50 staten.
Essentiële behoeften
- Gecontroleerd teams en planners maken
- Gegarandeerde handhaving van beleid
- Minder IT-belasting
De Uitdaging
American National rolde Teams uit in 2017. Voordat ze Teams in het hele bedrijf zouden invoeren, wisten ze dat ze een aantal vangrails wilden inbouwen om de creatie van werkruimten te controleren en wildgroei te voorkomen. Toen ze een paar jaar eerder SharePoint introduceerden, leerden ze op de harde manier hoe gemakkelijk een omgeving uit de hand kon lopen. Gebrek aan regelgeving vooraf resulteerde in een overvloed aan onbeheerde sites, waardoor de verzekeringsmaatschappij gedwongen werd om een omslachtig, arbeidsintensief proces voor IT in te voeren om het samenwerkingsplatform af te sluiten.
"Deze keer waren we slim genoeg om vooruit te denken en de tool 'in te pakken' voordat we hem aan de gebruiker presenteerden," legt Thuan Kha, M365 en SharePoint admin, American National Insurance Company, uit. "We besloten om Teams eerst aan een testgroep voor te stellen om te bepalen hoe mensen het gebruikten en welke problemen ze hadden."
Tijdens deze pilotfase realiseerden ze zich dat hun medewerkers niet volledig begrepen hoe ze de voordelen van Teams konden maximaliseren. Veelvoorkomende problemen waren onder andere het aanvragen van een nieuw Team waar een eenvoudige groepschat voldoende zou zijn, het verlaten van Teams en Planners kort na het aanmaken, en het creëren van Privé Kanalen zonder de buy-in van IT en Teameigenaren, wat resulteerde in een wijdvertakte omgeving en kanalen waar niemand verantwoordelijk voor kon worden gehouden.
Thuan begon zich te realiseren dat dit wel eens een grotere puinhoop zou kunnen zijn dan SharePoint. Ze moesten de wildgroei voor zijn en beleidsregels opstellen om de omgeving onder controle te houden voordat ze de tool introduceerden in de bredere organisatie. Ze hadden ook iets relatief hands-off nodig, dat niet te veel van Thuan en haar team zou vergen. Ze gingen op zoek naar een tool die precies dat kon doen.
We zien dat de oplossingen werken wanneer we ons maandelijkse rapport krijgen. We hebben geen ongecontroleerde groei. We besparen geld op opslag en dat zal zo blijven naarmate we groter worden en de oplossing met ons meegroeit.
M365- en SharePoint-beheerder, Amerikaanse nationale verzekeringsmaatschappij
De AvePoint Oplossing
American National ging op zoek naar oplossingen en bracht het aantal terug tot ongeveer vier of vijf aanbieders. De andere aanbieders die ze in overweging namen, vergden te veel van Thuan en haar team; ze zouden vaak in het systeem moeten zijn om beleidsregels te configureren. De geautomatiseerde aard van Cloud Governance, in combinatie met de 24/7 klantenondersteuning van AvePoint, maakte van de samenwerking een no-brainer.
"Het supportteam van AvePoint is fenomenaal", zegt Thuan. "Ik vind het prettig dat ik de telefoon kan pakken en iemand neemt op en blijft aan de lijn totdat mijn probleem is opgelost."
Ook de tools zijn succesvol. "Met AvePoint kunnen we het maken van planningen automatiseren, waarvoor een groep nodig is. Het is een vervelende administratieve taak om alleen voor Planner een groep aan te maken, maar met de gestroomlijnde provisioning van Cloud Governance hoeven we ons daar geen zorgen over te maken."
Cloud Governance vraagt gebruikers om eenvoudige zakelijke vragen te beantwoorden om te bevestigen dat ze altijd de juiste tool voor de taak gebruiken. Zelfs als een gebruiker ten onrechte of onnodig een Team aanmaakt, zorgt het geautomatiseerde archiverings- en verwijderingsbeleid van de oplossing ervoor dat dit wordt opgelost, waardoor het IT-team niet wordt belast.
American National gebruikt ook de Policies & Insights (PI)-oplossing van AvePoint om de beleidsregels af te dwingen die zijn ingesteld met Cloud Governance. De verzekeringsmaatschappij maakt gebruik van PI om hun Teams-omgeving te scannen en eventuele wijzigingen in de instelling "leden toestaan privékanalen aan te maken" terug te draaien, waardoor het aanmaken van nieuwe werkplekken wordt gecontroleerd en beveiligd.
Sinds de implementatie van de twee oplossingen zijn de dagelijkse aanvragen voor nieuwe werkplekken met 50% gedaald. De gebruikers lijken zich goed aan te passen aan het nieuwe systeem, want Thuan's team krijgt minder vragen. "Het is moeilijk om de waarde in geld uit te drukken, maar omdat de oplossingen zo hands-off en betrouwbaar zijn, kan mijn team het grootste deel van hun tijd aan iets anders besteden."
De weg voorwaards
Dankzij Cloud Governance en Policies & Insights heeft American National een gecontroleerde werkruimte om samen te werken. "We zien dat de oplossingen werken wanneer we ons maandelijkse rapport krijgen", zegt Thuan. "We hebben geen ongecontroleerde groei. We besparen geld op opslag en dat zal zo blijven naarmate we groter worden en de oplossing met ons meegroeit."
Als je op het punt staat om een nieuwe samenwerkingswerkplek uit te rollen, heeft Thuan wat advies voor je: "Wacht niet tot je een probleem hebt; zorg dat je het voor bent. Doe je dat niet, dan raken je gebruikers gewend aan de free-for-all en wordt de handhaving van je beleid moeilijker. Zorg dat je het voor bent voordat het uit de hand loopt, anders kost het nog meer moeite om het op te ruimen."