Bendigo Kangan Institute bouwt aan een compliant documentbeheerstrategie met AvePoint
Succes Hoogtepunten
Locatie Melbourne, Australië
Industrie Education
platform Microsoft 365
Bendigo Kangan Institute werd in 2014 opgericht door de fusie van twee TAFE-instituten - Bendigo TAFE en Kangan Institute - en verwante dienstverleners - VETASSESS en eWorks. Met meer dan 30.000 inschrijvingen per jaar zijn Bendigo TAFE en Kangan Institute een belangrijke Victoriaanse opleidingsaanbieder met centra van uitmuntendheid in de automobielsector, gezondheidszorg en verpleging, voeding en vezelindustrie, evenals een sterke aanwezigheid in een reeks industrieën zoals mode, zaken, justitie en juridische zaken, haar & schoonheid en inheems onderwijs.
Essentiële behoeften
- Gegevens migreren van bestandssysteem naar cloud
- Records management systeem implementeren om te voldoen aan compliance-eisen
- Best practices implementeren (bijv. classificatieschema's, bewaarbeleid, enz.)
- Nieuw systeem afstemmen op bestaande routekaart voor bedrijfsarchitectuur
De Uitdaging
In de afgelopen jaren is records management steeds belangrijker geworden door de groeiende hoeveelheid digitale gegevens en de strengere regelgeving. Helaas kan de implementatie van records management voor organisaties die nog niet ver gevorderd zijn, aanvoelen als een zware strijd.
Dit was het geval voor het Bendigo Kangan Institute (BKI), waarvan de vorige records management strategie "inconsistent en soms ad hoc, over verschillende systemen" was, volgens Kerri Ricketts, Manager, Records, Information, and Capability bij het instituut. De praktijken waren ook niet in overeenstemming met het Public Records Office of Victoria (PROV). "We hadden geen duidelijke aanpak voor records management, wat betekende dat records soms moeilijk te vinden waren en dat er een beperkt controlespoor was".
BKI had informatie in de organisatie in silo's opgeslagen, met verschillende netwerkschijven (één van 10 TB en een andere van 13 TB) die kritieke informatie bevatten. "Dat geldt niet voor desktops," zegt Jon Crust, ICT Project Manager bij het instituut. "De informatie die daar is opgeslagen, is waarschijnlijk oude, gedupliceerde data, maar dat moeten we bevestigen en op een conforme manier afvoeren."
Om compatibel records management te implementeren, moesten Kerri en Jon helemaal opnieuw beginnen, hun gegevens migreren naar een gecentraliseerde locatie en een goed beheerbeleid opstellen.
Met de hulp van AvePoint staan we er veel beter voor dan 12 maanden geleden. Onze records zijn geclassificeerd. Retentie wordt toegepast. We hebben audit trails en wettelijke vernietiging van records. Het belangrijkste is dat we geen eindgebruikers hebben die archiefbeheer doen - dat is niet hun taak. Dat is mijn werk.
Manager Records, Informatie en Vermogen bij Bendigo Kangan Instituut
De AvePoint Oplossing
Kerri had van een collega gehoord dat AvePoint "flexibel, wendbaar en luisterend" was, wat belangrijk was voor BKI: ze wilden geen product, maar een partnerschap. Het was ook van cruciaal belang dat hun nieuwe records management systeem zou passen in hun algemene routekaart voor de bedrijfsarchitectuur. Dit is een van de redenen waarom AvePoint Opus zo aantrekkelijk was voor BKI.
"Omdat de tool van AvePoint op SharePoint draait, voegen we gewoon nieuwe functionaliteit toe aan een Microsoft-product dat we al gebruiken," legt Kerri uit. "SharePoint is geweldig voor eindgebruikers, maar een beetje eng voor recordmanagers. De kennis van AvePoint over SharePoint en documentbeheer was een hele geruststelling."
AvePoint Opus biedt geavanceerd records- en informatiemanagement, waarmee recordsmanagers eenvoudig bedrijfsregels kunnen automatiseren om de gehele levenscyclus van content te beheren - van creatie tot classificatie en retentie. De oplossing kan content van Microsoft 365, SharePoint op locatie, Exchange Online, sociale media en bestandssystemen direct naast fysieke records centraliseren.
Met behulp van AvePoint Opus stelde BKI bedrijfsclassificaties in de back-end in, waarbij automatisch bewaarperioden werden geïmplementeerd op basis van de regels die ze voor elk van deze classificaties hadden ingesteld, en stelde procedures op voor de juiste vernietiging van records, zodat er geen informatie langer dan nodig zou worden bewaard.
Kerri zegt: "AvePoint Opus automatiseerde een heleboel dingen die ik handmatig zou moeten doen of de eindgebruiker zou moeten laten doen - wat, zoals we weten, nooit succesvol is." En omdat AvePoint Opus speciaal is gebouwd om organisaties te helpen bij het voldoen aan wereldwijde regelgeving, kan BKI eenvoudig voldoen aan de nalevingseisen van PROV.
BKI werkte ook samen met AvePoint om hun 10 TB netwerkschijf naar SharePoint te verplaatsen. AvePoint Fly biedt een aanpak in drie stappen - via een zelfsturende tool of met hulp van AvePoint - om on-premises of cloud-hosted mail, content en samenwerking te migreren naar Microsoft 365 of SharePoint.
"De migratie was fantastisch," zegt Jon. "Het proces in drie stappen werkt en heeft minder impact op gebruikers. Het was duidelijk dat AvePoint het al vaak had gedaan. We hadden al een mitigatieplan klaarliggen voor het kleine percentage dingen dat misging, waardoor het de soepelste migratie was waar ik ooit deel van heb uitgemaakt - ook al was het volledig op afstand."
De centralisatie naar Microsoft 365 is enorm geweest voor het instituut, zelfs buiten het archiefbeheer. Voorheen waren de gebruikers van BKI afhankelijk van VPN's om verbinding te maken met de netwerkshares, waardoor de toegang tot bestanden onsamenhangend was. De migratie gaf gebruikers toegankelijkheid en mobiliteit, waardoor ze in staat waren om problemen op te lossen wanneer ze zich voordeden, ongeacht waar ze zich bevonden. "Mensen zijn minder in paniek over waar dingen zijn en hoe ze worden beheerd," zegt Jon. "Daardoor kan ik andere gesprekken voeren dan 12 maanden geleden."
BKI heeft onlangs AvePoint Office Connect overgenomen - dat content uit applicaties zoals Exchange Online samenvoegt in SharePoint en Microsoft 365 - om contentintegratie te helpen stroomlijnen en automatiseren. Het instituut ontwikkelt momenteel richtlijnen en trainingen voor gebruikers en zal de oplossing binnenkort implementeren.
De weg voorwaards
Het uitrollen van een compliant records management strategie gaat niet van de ene op de andere dag en dit is slechts de eerste stap van BKI's vijfjarenplan dat uit meerdere fasen bestaat. Maar "met de hulp van AvePoint staan we er veel beter voor dan 12 maanden geleden", zegt Kerri. "Onze records zijn geclassificeerd. Retentie wordt toegepast. We hebben audit trails en wettelijke vernietiging van records. Het belangrijkste is dat we geen eindgebruikers hebben die archiefbeheer doen - dat is niet hun taak. Dat is mijn werk."
Vervolgens zal BKI beginnen met het migreren van de rest van hun dossiers en een strategie bepalen voor hun oude papieren dossiers, waardoor ze een stap dichter bij hun visie van een gecentraliseerde, compliant omgeving komen.
Wilt u meer weten over AvePoint Cloud Records? Start uw gratis proefperiode.
Begin met het implementeren van uw record management strategie met onze gratis gids: Hoe ontwikkelt u een relevante en effectieve strategie voor informatiebeheer?
