Cancer Council NSW verplaatst 20 jaar dossiers van HP TRIM naar SharePoint Online en beheert ze met AvePoint Opus
Succes Hoogtepunten
Locatie Sydney, Australië
Industrie Not-for-profit
platform Microsoft 365
Cancer Council NSW is de grootste liefdadigheidsinstelling voor kanker in Australië en de enige Australische liefdadigheidsinstelling die zich bezighoudt met elk aspect van kanker, van onderzoek tot preventie en ondersteuning.
Ze hebben ongeveer 350 medewerkers en 1000 vrijwilligers die hun missie ondersteunen. Door de aard van hun werk heeft de organisatie meerdere soorten dossiers die onder verschillende regels vallen, waaronder financiële, juridische en personeelsgegevens.
Essentiële behoeften
- Migratie van HP TRIM naar SharePoint Online
- Geautomatiseerd records management
- Gegevensbescherming en back-up
De Uitdaging
De Cancer Council NSW zat vast in HP TRIM, een verouderd documentbeheer- en archiefsysteem op locatie.
"We hadden 15 jaar geleden al geprobeerd om van TRIM af te komen", zegt Tonia Marsh, IT Operations and Security Manager bij Cancer Council NSW. "Vóór AvePoint spraken we met een paar andere leveranciers en niemand wilde het aanraken. Ze dachten dat ze het niet konden verplaatsen."
Het oude systeem was omslachtig en traag.
"Het was voor veel dingen een proces in twee stappen. Tijdens een offboardproces moest HR bijvoorbeeld controleren of er een incident was geweest, omdat dat de bewaarplicht veranderde", aldus Marsh. "Het kostte ongeveer een half uur per record om door de systemen te navigeren, handmatig naar de gegevens te kijken en actie te ondernemen.
Ook moesten de eindgebruikers van Cancer Council NSW op de hoogte zijn van het recordmanagementbeleid en zich gedragen als recordmanagers, wat resulteerde in een lagere naleving dan gewenst.
"Wanneer het tijd was om de werkdocumenten handmatig te archiveren naar digitale dossiers, moesten eindgebruikers ze handmatig verplaatsen naar TRIM en ze op de juiste manier coderen en in de juiste groepen plaatsen," aldus Marsh. "Mensen waren een beetje bang om het systeem te gebruiken.
Het succes van AvePoint Opus was veelzijdig. We zijn eindelijk verlost van een legacy systeem dat we 15 jaar lang hebben geprobeerd te verlaten. Maar ook hebben onze gebruikers het nieuwe records management systeem omarmd. Ze voelen zich er niet door bedreigd - ze kunnen het niet eens zien. Mensen die vanaf het begin tegen dit project waren, vragen nu om meer.
Manager IT-werkzaamheden en beveiliging, Kankerraad NSW
De AvePoint Oplossing
Marsh en zijn team gingen op zoek naar een leverancier die hun HP TRIM Records kon verhuizen en beheren in SharePoint Online. Hun timing bleek gunstig.
"Toen we deze verhuizing planden, wisten we niet dat COVID over 6 maanden zou komen," zei Marsh. "Maar het was een zegen."
AvePoint verhuisde 20 jaar aan records naar SharePoint Online en zette Kankerraad NSW op met AvePoint Opus om hun beheer te automatiseren.
"We hebben de native functionaliteit van Microsoft uitgebreid omdat we geavanceerdere bewaarprocedures nodig hadden en we ook fysieke records moesten bijhouden", zegt Marsh. "Een deel van de tagging in TRIM heeft betrekking op archiefstukken in dozen en met het product van AvePoint kunnen we die naast onze digitale archiefstukken bijhouden.
Microsoft labels staan alleen een platte hiërarchie toe en per label is slechts één actie toegestaan. Dankzij de automatisering van AvePoint Opus konden complexere acties plaatsvinden zonder tussenkomst van de gebruiker.
"Nu kost dat offboardingproces in twee stappen, dat 30 minuten per record duurde, geen tijd meer. HR is er erg enthousiast over, want het enige wat ze hoeven te doen is de gebruiker van de ene directory naar de andere te verplaatsen en het regelt zichzelf", aldus Marsh. "We kunnen onze dossiers voor de juiste periode bewaren op basis van het type dossier en we voldoen volledig aan de regels."
Cancer Council NSW heeft zijn gegevens binnen Microsoft 365 ook beschermd met AvePoint Cloud Backup.
"We maken veel gebruik van Cloud Backup. Het is geweldig voor onze audit en het is heel gemakkelijk," zei Marsh.
De oplossing heeft Cancer Council NSW meerdere keren geholpen om gegevens te herstellen die anders niet hersteld hadden kunnen worden.
"Op een keer had een SharePoint-beheerder de voorpagina van een belangrijk SharePoint-intranetsjabloon verknoeid en alle andere pagina's verknoeid. Het zou uren hebben geduurd om te vinden wat ze hadden gedaan, maar met Cloud Backup hadden we 's ochtends vijf minuten nodig om te herstellen voordat iemand online was en zelfs maar had gemerkt dat er een probleem was", aldus Marsh. "Een andere keer hadden twee Teams namen die erg op elkaar leken en was de verkeerde verwijderd zonder dat iemand het merkte voor een lange periode. We waren in staat om het terug te zetten en bij de gegevens te komen die we nodig hadden."
De weg voorwaards
Voor Marsh en Cancer Council NSW was de implementatie van AvePoint Opus een groot succes.
"Het succes van AvePoint Opus was veelzijdig. We zijn eindelijk verlost van een legacy systeem dat we 15 jaar lang hebben geprobeerd te verlaten. Maar ook hebben onze gebruikers het nieuwe records management systeem omarmd. Ze voelen zich er niet door bedreigd - ze kunnen het niet eens zien. Mensen die vanaf het begin tegen dit project waren, vragen nu om meer."
Gevraagd naar haar advies voor anderen die hun digitale dossiers willen automatiseren, zei ze: "Het is de moeite waard om dit te doen. Het zal de zaken vereenvoudigen voor gebruikers en het element van menselijke fouten wegnemen."
AvePoint Producten
Multi-SaaS cloudback-up
Veilige, geautomatiseerde back-up en flexibel herstel voor uw kritische Microsoft-, Google-, Salesforce- en AWS-omgevingen.
AvePoint Opus
Beheer Microsoft 365 content en fysieke records samen. Creëer en overzie classificatiebeleid en implementeer flexibele regels voor retentie en verwijdering.
Microsoft 365 Back-up
Automatische SaaS-back-upoplossing met flexibel, on-demand herstel voor Microsoft 365-gegevens en -services.