Cardinia Shire Council streeft naar 100 procent recordretentie en compliance met AvePoint Opus
Succes Hoogtepunten
Additional functionality, annual cost savings, enhanced security, future proofing, reduced infrastructure overheads
Transitioning from 50 to 100 percent record retention
Move from existing system and network drives to Microsoft 365 platform
Locatie Melbourne, Australië
Industrie Public Sector
platform Microsoft 365
De Shire of Cardinia is een lokaal bestuurlijk gebied in Victoria, Australië, in het zuidoosten van Melbourne tussen Western Port en de Yarra Ranges aan de rand van Melbourne. Ze hebben ongeveer 500 gebruikers en 4,5 TB aan gegevens die zijn gemigreerd van HP TRIM naar Microsoft 365.
Essentiële behoeften
- Naleving van de Australische privacybeginselen en het Office of Victorian Information Commissioner en Public Records Office of Victoria (PROV)
- Overgang van bestaand systeem naar Microsoft 365 records management
De Uitdaging
De Cardinia Shire Council is een leider in de publieke sector op het gebied van naleving van records management.
Bij twee afzonderlijke gelegenheden --2016 en 2018- ontvingen ze de PROV Sir Rupert Hamer Excellence in Records Management award voor twee afzonderlijke initiatieven op het gebied van informatiebeheer.
"In de afgelopen 10 jaar heeft Cardinia Shire Council een trotse cultuur van compliant records management ontwikkeld," zegt David Jackson, Manager of Information Services, Cardinia Shire Council. "Het is een van de beste records management-culturen die ik in 35 jaar heb meegemaakt."
Als onderdeel van Cardinia's proactieve houding ten opzichte van records management, startte het team een uitgebreide analyse om de dekking te bepalen van alle systemen die gegevens en records genereren.
"Uit de analyse bleek dat we 50 procent van de gegenereerde records vastlegden. Extra records werden opgeslagen op netwerkschijven, gebruikersprofielen en externe opslagapparaten," aldus David. "Het is verleidelijk om oogkleppen op te zetten en te zeggen dat je compliant bent in je officiële systemen en via je officiële beleid. Voor ons moest dat echt zo zijn. We wilden kijken naar hoe het werk werkelijk werd gedaan en hoe de gegevens werkelijk werden gegenereerd. Het is een publieke taak die we serieus nemen."
We saw the ability to [capture all of our records] with Microsoft 365… however we needed a partner to deliver the final step of SharePoint records management to allow full PROV and VERS compliance. This was achieved with AvePoint.
Manager, Information Services, Cardinia Shire Council
De AvePoint Oplossing
Cardinia realiseerde zich dat echte compliance met records niet ontstaat door extra eisen te stellen aan gebruikers, maar door het voor gebruikers makkelijker te maken om het juiste te doen dan om het verkeerde te doen.
"Cardinia wilde de energie van de bestaande cultuur opvangen en compatibele records management tools bieden die compliant, eenvoudig, naadloos en toekomstbestendig zijn, zodat we de kloof van 50% ontbrekende records kunnen dichten", aldus David.
Cardinia evalueerde haar bestaande systeem samen met andere marktleiders en Microsoft 365. Uiteindelijk kozen ze voor Microsoft 365, deels vanwege de functionaliteit van AvePoint Opus waarmee ze mogelijk 100 procent compliance konden bereiken.
"We zagen de mogelijkheden met Microsoft 365, OneDrive, Teams en SharePoint, maar we hadden een partner nodig die de laatste stap van SharePoint records management kon leveren om volledige PROV en VERS compliance mogelijk te maken," zei David. "Dit hebben we bereikt met AvePoint."
Cardinia vindt Opus een nuttige en intuïtieve tool voor het bijhouden van hun digitale en papieren dossiers.
"De interface voor de eindgebruiker is geweldig... de feedback over de administratie-interface is dat die ook vrij eenvoudig is," zei David.
Ondanks de uitdagingen op het gebied van change management, die nog verder werden gecompliceerd door COVID, heeft Cardinia een grootschalige adoptie gezien als gevolg van het bieden van een gebruiksvriendelijke set samenwerkingstools aan eindgebruikers met volledig geautomatiseerd records management achter de schermen.
"Het gebruik van Microsoft 365 is toegenomen, terwijl het aantal maandelijks aangemaakte netwerkbestanden is gedaald van 20K naar 5K sinds de implementatie," zegt David. "In december 2020 zullen we de netwerkschijven afsluiten, wat betekent dat 100 procent van de gegevens op de juiste locaties moeten staan, volledig in overeenstemming met ons records management systeem."
De weg voorwaards
Looking back on the project, David can report that all seven of the defined key outcomes have either been delivered or are expected to be delivered shortly including:
- Additional functionality;
- annual cost savings;
- Enhanced security;
- Enhanced compliance;
- Future proofing;
- Reduced infrastructure overheads; and
- Improved records management capability.
When asked for his advice for those examining similar initiatives he said:
“Don’t underestimate change management. It’s a journey and it’s been our biggest challenge so far. Be sure to pick a platform rather than a point solution and work with your partners. Finally, implement incrementally where possible, but don’t drag it on for point solutions.“
AvePoint Producten
AvePoint Opus
Beheer Microsoft 365 content en fysieke records samen. Creëer en overzie classificatiebeleid en implementeer flexibele regels voor retentie en verwijdering.
Cloud Governance
Implementeer een uitbreidbaar besturingsraamwerk dat gebruikers mogelijkheden biedt, eenvoudig te onderhouden is en meegroeit met je organisatie.